如何写一份办公室文件管理方案？
妥善管理人力资源档案是人力资源管理的重要组成部分，它不仅可以有效地为人才保密，还可以维护人力资源档案的完整性，防止数据被破坏。建立和完善企业人力资源档案管理方案是关键。
目录:
一、关于员工人事档案管理的规定
二、员工培训档案管理办法
三、员工绩效档案管理方法
四、员工档案保管规定
动词 （verb的缩写）员工档案利用办法
附件:人力资源档案管理表
一、关于员工人事档案管理的规定
概念解释:
员工人事档案是公司管理人力资源的重要依据，必须制定相应的规定，加强员工人事档案的管理。
写作要点:在制定本文案的过程中应注意以下几个方面:
(1)目的明确；
(2)明确员工人事档案包含的内容。
范文:
XX公司员工档案管理规定
为加强公司人事资料的管理，特制定本规定。
1.人事命令和通知发布后，应与员工的证书(申请表或提交材料)一起归档。
二、每月初根据人员流动记录簿，编制“人员流动月报”，经审核后，列出检查人员流动率的依据。
3.如果员工需要“服务证明”或“离职证明”，可以在人力资源部的说明中询问原因，由经理填写证明并转秘书室盖章。
第四，人力资源部每月要把10上的主管名单整理出来，发给总机备查。
5.人力资源部应准备的文件包括以下内容:
1，人力变更案；
2.员工奖惩情况；
3.员工绩效考核案例；
4.员工培训案例；
5.人事条例；
6、人事服务案例；
7.人民馆报案；
8.员工福利案；
9.文化体育活动情况；
10，涉外案件；
11，收发文件登记簿。
不及物动词本规定自发布之日起施行。
二、员工培训档案管理办法
概念解释:
公司在培训员工时，应建立员工培训档案，加强员工培训档案的管理，使员工培训工作有据可查。要点:(略)
范文:
XX公司员工培训档案管理办法
一、为加强员工培训档案管理，使员工培训工作有据可查，特制定本办法。
二、员工培训档案是对员工进入公司以来所参加的各种培训活动的详细记录。
三、员工培训记录的内容包括:
(1)岗前培训中，员工接收各专业培训课程的课程名称、内容、时间、考勤记录，参加考卷，培训师对员工的培训评价，员工参加岗前培训后的心得或总结报告；
(2)在职培训中，员工参加专业或外语培训课程的考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表、总结报告等。；
(3)员工在工作期间应自费参加社会举办的各种业余培训班，如报到证及毕业证书复印件等相关材料。
第四，员工培训档案及其工作档案，由公司人力资源部作为员工升职、晋级、加薪的参考。
第五，员工培训档案也是公司培训部门发掘和调配人才的原始依据。
不及物动词本办法自发布之日起实施。
三、员工绩效档案管理方法
概念解释:
为了激励员工，公司应及时记录员工的工作表现，建立员工绩效档案，加强绩效管理。
编制要点:(略)
范文:
XX公司员工绩效分叉案例管理办法
第一，这种方法是为了记录员工的绩效，便于绩效考核，加强绩效管理，激励员工。
第二，要建立工作业绩档案，对每个时期的工作进行评价和考核，并在档案中记录其主要业绩。考核标准以岗位责任中心的职责范围为依据，考核工作可以分配到各个部门，最后由人事部门汇总。
第三，建立员工绩效档案的目的是为了便于对员工进行正确全面的评价。对工作突出、成绩大、贡献大的，要表扬、奖励、提拔等。对于那些工作不踏实、懒惰、经常犯错误的人，应该批评、惩罚、降职或开除。
四、员工绩效档案的内容主要包括以下几个部分:
1文件资料。主要证件包括员工人事调动表、劳动合同、员工身份证、专业毕业证、学位证、失业证等复印件。
2.考核记录，主要是《员工绩效评估表》。公司实行制度化的考核工作，定期对员工的表现进行孝敬。考核记录可以全面反映员工的工作概况，起到重要的参考作用。
3考勤记录。员工每月的考勤统计按年汇总，以专门的统计表的形式存储在员工的工作档案中。员工考勤记录是员工工作态度的反映，反映了员工对企业的忠诚度和对工作的责任感。
4.奖惩记录。员工在日常工作中因表现突出或违反纪律而受到奖励或处罚的记录，是对其工作能力、可靠性、责任感和工作态度的一种检验，也是考核员工绩效、使用和提拔员工的重要依据。
5等级变化。在工作中，员工的职位、级别、工资会因工作表现、工龄等因素而发生变化。这种变化也反映了员工的工作能力、工作业绩和贡献。所以员工工作档案中员工职级变动的记录就是一个考验。
考核员工工作表现的客观依据。
第五，在员工档案中，还需要收集员工的工伤记录、客人对员工表扬或投诉的信件(复印件)等。这对于全面有效地考核员工的绩效有着重要的作用。
不及物动词本办法自发布之日起实施。
四、员工档案保管规定
概念解释:
档案保管是员工档案管理的重要组成部分，公司应建立相应的档案管理制度，加强档案保管。
要点:员工档案保管规定通常包括以下内容:
(1)档案的归档；
(2)档案的保密性；
(三)档案的移交；
(四)档案统计；
(5)检查档案。
范文:
XX公司员工档案保管规定
一、档案材料的归档:档案人员要及时归档新形成的档案材料和归档的一般程序。
1，鉴定材料看是否符合备案要求。
2、根据材料的性质和内容，确定其归档的具体位置；
3.在目录中填写材料名称及其相关内容；
4.在档案馆储存新资料。
二、档案的保密:企业制定档案保密制度的具体要求如下:
1，对于规模较大的企业，一般需要设立专人负责档案的保管，并应具备必要的归档设备；
2.仓库应配备必要的防火、防潮设备；
3.保持储藏室和文件柜的整洁，不存放无关物品；
4.未经授权，任何人不得将人事档案带到公共场合；
5、无关人员不准进入仓库，严禁吸烟；
6.当你离开时，关灯，关窗，锁门。
三、档案的移交:档案的移交一般是由于工作变动等原因造成的，移交的一般程序如下:
1，把该转的档案拿出来；
2.在档案台帐中核销；
3.填写《人事档案资料移交通知书》；
4.根据签发文件的要求进行包装和密封。
档案在传输中一定要遵循保密原则，一般都是通过保密渠道传输，不能自己带。另外，接收单位收到档案后必须在回执上签字盖章，并及时归还。
四、档案统计:要统计企业人事档案的相关信息。人事档案统计的内容主要包括以下内容:
1，人事档案数；
2.关于收集人事文件的补充资料；
3.文件排列；
4.文件保管；
5.利用率；
6、仓库设备；
7、人事档案人员:
档案检查核实:企业应对人事资料档案进行定期或不定期的检查核实。
在查看人力资源档案内容时，需要查看人事档案本身，如是否发霉、虫蛀；还要检查人事档案的存放环境，比如检查仓库的门窗是否完好，是否有其他存放错误。
在下列情况下，应彻底检查和核对人事档案。
1，突发事件后，如丢失、被盗或洪水；
2.有些档案被质疑后，如果不确定某个材料是否丢失；
3.发现一些损坏后，如材料发霉、虫蛀等。
动词 （verb的缩写）员工档案利用办法
概念解释
档案利用与档案保存一样，是员工档案管理的重要内容，因此也需要建立相应的规章制度，加强档案利用管理。
编制要点:员工档案的使用方法通常包括以下几个方面。
(1)目的；
(2)档案的利用；
(3)档案利用操作规程。
范文:
XX公司员工档案利用办法
1.目的:为了高效有序地利用档案资料，公司制定本办法。
二、档案的利用:人事档案的利用主要有三种方式:
1，设阅览室参考。阅览室一般设在人力资源档案库房内或附近，以便进行音量调节和管理。这样便于参考、指导和监督，也便于防止泄露和丢失。
2、出借使用。当符合下列条件时，企业可以出借人员使用:
(1)该企业领导需要查阅人事档案；
(2)公安、保卫部门因特殊需要必须借阅人事档案的。
注意放款时间不要太长，不还的一定要催还。
3.出具证明材料。一般情况下，证明材料可以是人事档案部门根据有关文件出具的资料或证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。
要求提供材料的理由一般是入党、入团、升职、招工或出国。
三。档案利用的操作程序:各类档案利用的操作程序如下:
1，访问程序
(1)首先由申请人制作一份书面的文献检索报告，报告中会写明申请的对象、理由、目的以及申请人的概况；
(2)其次，检查单位(部门)盖章，负责人签字；
(3)最后由人事档案部门对申请报告进行审核，理由充分、手续完备的，予以批准。
2.贷款程序
(1)首先，档案借阅单位(部门)写一份档案借阅报告，内容类似于档案查找报告:
(2)其次，由借阅单位(部门)盖章，负责人签字；
(3)第三，人事档案移交部门审核批准档案借阅单位；
(4)然后，登记借阅档案，将借阅档案的时间、资料名称、原因、份数写清楚，由借阅档案人员签字；
(5)最后，归还档案时，应及时在借阅登记上注销。
3.出具证明材料的程序:单位、部门或个人需要人事档案部门出具证明材料时，应履行以下程序:
(1)相关单位(部门)出具介绍信，说明需要证明材料的原因，并加盖公章；
(2)人事档案部门根据有关规定，结合用户要求，提供证明材料:
(3)证明材料由人事档案部门相关领导审核，加盖公章后登记发放。
附件:人力资源档案管理表
一、人员登记表
表1 ××公司人员登记表
号码、姓名和职位
日期，性别，出生
出生日期和地点身份证
户籍数量最多。
学术辞职
日期
二、人事档案管理卡
表2 ××公司人事档案管理卡
完成
祖先
编号
记录
数字
情况
卷
数字
离开后返回
日本和韩国单位
名称处理程序名称仓库管理
仓库管理人员签名日期
人员识别
第三，文件访问列表
表3 ××公司文件访问表
文件名
核准
读者
文件号和件数退回，日期由收货人签字。
* * *文件
注:此单一式两份。第一联在档案归还后由档案室交还档案整理员，第二联留存“备查”。
四、人事档案信息卡
表4 ××公司人事档案信息卡
姓名、性别、血型、省份和原籍县
城市出生
日期照片
地址，现住址，身份证号
迁移统一编号
迁移劳动力
保险日期、年、月、日、卡号
邮寄地址，电话号码，退保日期，年月日。
特殊保证人姓名、离厂原因
最喜欢的地址日期
学习经历学校名称部门
(系列)毕业时间、经历、服务办公室、开始日期、结束日期、工资和津贴
家庭关系、姓名、年龄和职业
薪水
批准任命日期工资金额分配单位名称。
董事长、总经理、副总理、经理、厂长
干预
绍兴的延续/简称
人名关系
地址和电话号码
动词 （verb的缩写）文件内容寄存器
表5 ××公司文件内容登记簿
类数
在箱号中注明
不及物动词档案清单
表6 ××公司档案清单
什么时候保存保险库编号和计数器编号？
公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收
年月日月日月日。
审核:王冠:经理:
七。人事档案参考表
表7 ××公司人事档案参考表
机构名称:备案单位名称:
案卷目录号:案卷号:
本卷(书)中的文件数量:
本卷(书)要解释的信息:
归档器:检查器:
年月日月日月日。
八。存档文件的目录
表18 ×××公司归档文件目录
丰德斯诺。:目录号:部门
文件序号、正卷类别号、文件标题、起止日期、卷内张数、保存期限、备注
九、阅档催还票据
表9 ××公司文件阅读提醒
同志:
经调查，您访问的下列文件已经过期，因此其他人可以使用和管理它们。请以文件为准。
访问规则将在天内返回。
文件号
参考编号
名义名称
贷款期限原定。
还款期数
数量
评论
棕树
十、阅档提醒存根
表lO ××公司文件阅读提醒存根
借款人:
档案号叫原借期。
还款数量提醒发布日期
棕树
XI。档案存放地点清单
表15-11 ××公司文件存放位置表
全宗名称:全宗编号:
公文目录号、文件目录名、目录中文件起止号的存放位置
地板室机架(拒绝)网格
十二。文件存储表
表12 ××公司档案保管表
楼层:楼层:房间:
机架(剔除)网格
全宗号全宗名案卷目录号案卷目录名案卷起止号目录号
十三、文件的封面
表13 ××公司档案封面
(郑宗基的背影)菲力诺。董事编号第20号文件
Xxxx档案室
文件号
星表号数
卷号
组织名称
备案部门名称
(卷名)
案卷类别中的项目号:立案时的案卷号:
从年月日到年月日。
根据《档案材料保管期限表》第一条
* * *本卷中的张数。
储存年份
Xxxx档案室
文件号
星表号数
卷号