办公室接待方案和流程
办公室接待方案和流程。在职场中，接待一个重要的客户时，你需要制定一个办公室接待计划和流程，这样才能让客户感到愉快，接下来的谈话也会更加顺畅。接下来我带大家了解一下办公室接待计划和流程的相关内容。
办公室接待方案及流程1客户接待是我们商务活动的重要组成部分，是商务谈判和客户沟通的有效载体。一次高质量的客户接待活动，不仅可以充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技巧、组织能力、协调能力，还可以充分展示公司的品牌形象和综合实力，可以促进双方的顺利合作和项目谈判的顺利开展。同时也可以促进新的合作项目的产生，将双方的合作提升到战略伙伴合作的层面。因此，全面周到的客户接待活动对生产企业的销售工作有着重要的推动作用。
一、客户拜访的一般目的:
在我们的业务人员和客户的邮件沟通过程中，客户很可能会提到要来我们公司参观。同时，我们的业务人员会在适当的时候邀请客户到我们公司参观，加深双方的沟通和了解，促进双方的合作。那么，我们首先要了解客户来访的目的，通常不外乎以下几点:
1，考察工厂了解我公司的生产规模，生产能力，产品质量等基本运作，以及我们的生产体系，质量控制体系，研发体系。这些客户往往是新客户。他们只通过网站、展会、客户介绍等方式了解我们公司。并且有很强的合作意向，但是对我们的经营实体不太了解。所以，实地考察无疑是最直接有效的了解方式。
2.进行项目谈判。这类客户往往与我们的相关业务人员有过几次沟通，在相关展会上看过我们的产品和公司的整体形象展示。参观者经常带着订单和项目准备而来。目的是讨论现有项目的合作，包括对相关技术问题、价格问题、付款方式和交货日期的实质性讨论。这样的客户通常对我们来说是最重要的。因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参与接待和洽谈。
3、考察为主，顺便了解公司发展。这类客户通常已经开始与我们公司有订单的合作基础。参观的主要目的是进一步确认我们产品的质量和品质。与此同时，还有一些新项目在手。如果谈得愉快，有很大的可能性会产生新的项目。这类客户往往会被我们的业务人员和相关领导忽略，因为之前有客户拜访过，大家正常合作，但是我们往往会忽略为客户产生新的项目。
4、投诉，顺便深入调查我们公司。这样的客户让我们成为最想接待却又最怕接待的客户。是的，因为他真的是一个好伙伴；我怕，因为之前对不起客户，担心谈不好会伤害，可能会失去客户。但是，这类客户一定要充分重视。
5.两个公司基本的人际交往。这样的客户经常会顺道过来，来之前可能不会预约。这样的客户和我们之间的关系已经很牢固了。我们就加强沟通，看看合作的订单的运营情况吧。
二、客户拜访前的准备工作
一旦确定客户来访，我们的业务人员必须认真细致地做好相关准备。对于客户来访的目的，我们必须根据公司的相关流程和制度进行有针对性的安排:
1.了解你的顾客。
对于老客户的拜访，我们不需要对客户有很深的了解。但是拜访新客户一定要谨慎，一定要详细了解客户的实际情况和拜访的真实意图。如果发现客户公司实体不存在或者是与我们产品类似的制造企业，一定要谨慎对待客户拜访。所以客户调查很重要，业务人员一定要通过网站查询和客户沟通认真填写。
2.邀请函及相关出入境手续。
客户确认拜访后，业务人员必须与客户进行详细沟通，了解客户是否需要我公司制作拜访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有些国家还需要我们协助提供其他相关证明材料，比如:中国政府部门需要审核对方的信用状况和身份，所以我们的业务人员要在客户确认访问之前协助办理，让客户顺利入境。
3.客户的行程
确认客户来访后，业务人员要充分了解客户来访的行程。通常，客户不会仅仅为了参观我们的公司而进入中国。一般是几个供应商同时考察，或者展会结束。所以业务人员要提前和客户沟通确认。如果客户在访问我们之后想要访问中国的其他供应商，他们应该帮助他们做相关的联系和对接工作。
4、航班、汽车、酒店、住宿等信息确认。
客户确认来访并办好VISA卡后，一般会告诉业务人员准确的航班信息。这时候我们的业务人员要主动联系客户，尽量不让客户直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样可以节省我们接机的时间，也可以为我们公司节省一些车资。
航班信息确定后，还要问客户是否需要代订酒店，以便安排住宿。酒店住宿费一般都是客人自己出，但是我们的业务人员要主动询问，帮助客户订酒店。
在客户拜访前，业务人员必须根据拜访客户的数量提前两天填写用车申请单并提交给行政部，以便尽早安排车辆接送客户。
5、参与接待人员对接
根据之前的沟通，业务人员应该基本能了解客户来访的主要内容。为此，业务人员应提前一天与相关技术人员和相关领导沟通，并要求相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，客户的拜访信息要提前向部门经理和外贸部副总汇报，以便准确把握客户意图，保证谈判过程的顺利进行，分析判断可能出现的问题。更重要的是，客户在拜访前要根据客户级别通知部门主管、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如果董事长和其他高层领导需要出席，必须提前两天书面通知总经理办公室，确认董事长和其他高层领导是否可以出席。
6、资料准备
在客户拜访前，业务人员要认真整理好事先与客户沟通的相关信息，如产品情况、价格情况、技术改进情况、开模情况等。以及与客户交流的重要传真、电子邮件、相关合同、报价等重要资料。产品的技术参数和说明书应事先与研究所或技术部门的有关人员联系，确保正确无误。并就这些信息提前与部门经理和外贸部副总沟通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在洽谈前，业务人员要充分了解要洽谈合作的产品，以便洽谈现场快速响应，随时解答客户的疑问。
7.为会谈准备必要的物品
在客户来访的前一天，业务人员必须提前通知行政部来访人数，需要准备的矿泉水、咖啡、样品、水果、纸杯、便签、笔的数量，展厅的使用时间，多媒体教室的使用时间，会议室的使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎卡等要求，以便行政部做好会议准备。行政部必须在客户进入会议室前10分钟打开会议室空调，将所有准备材料和用品准备到位。
8.储备基金准备
为保证客户拜访期间资金的充分使用，业务人员应根据拜访客户的人数、到达时间等信息，提前向财务部借用部分备用金，用于招待客户简单用餐或其他特殊费用。
9.膳食准备
客户拜访前，他要根据客户在我公司考察的时间合理安排用餐。如果客户当天返回，中午要招待客户，部门经理或外贸部副总要参加。如果客户第二天或第三天离开，午餐要简单，业务员自己陪客户出去或在公司餐厅吃饭。部门经理或外贸部副总裁应出席晚宴或公司其他领导应参加为客户举办的宴会。宴会酒店的位置应提前与外贸部副总沟通，以便外贸部副总安排后援部门提前预订。
第三，会谈的过程
客户参观的整个会议流程主要分为观看视频了解公司发展进程、参观展厅、企业PPT介绍、项目合作洽谈等部分。这些部分可以错开或同时进行，但应注意以下几点:
1.客户入座后，所有接待人员入座后，主接待人员(客户对应的业务人员，也是会议主持人)要起身先自我介绍，然后按职级依次向客户介绍我们的接待人员，介绍完后再依次用中文向我们的领导介绍客户代表。如果客户只有1人，就没必要介绍了。
2.介绍完人员后，接待人员要介绍并说明整个会议的主题。在主接待人员介绍讲解过程中，接待人员(第二接待人员)应随时提供翻译协助，以便我司相关人员理解。
3.对于公司的介绍，如果没有视频介绍，主接待店员会根据已经核实确认的PPT材料向客户进行演示和讲解；讲解过程中，认真倾听客户随时提出的问题，并给予正确回答。如果不确定，请在场相关领导给予解答，同时做好翻译协助工作。
4.新来访客户一般是在主接待人员介绍完之后再介绍公司的相关信息，主接待人员要做好翻译工作。
5.项目洽谈可以在会议室进行，也可以在带领客户参观展厅的同时进行交流沟通。在项目谈判过程中，应以适当的方式建议公司相关高层领导回避，以确保公司领导的最终决策不会受到谈判内容的影响。即使项目洽谈已经在展厅谈好了，最终的项目确认还是必须在会议室进行。
6.在整个会谈过程中，第二接待业务员应随时对会议和谈判的所有内容进行详细的记录和整理。会谈结束后，第二接待业务员应立即制作会谈纪要，请客户和主接待业务员审阅确认，双方签字后各保留一份原件。会议纪要的英文模板如下:
7.在接待客户的整个过程中，接待人员应协助提供茶水、咖啡、饮料、材料、辅助设备、辅助人员等。随时，同时，对现场画面进行拍摄和录像。
四。会谈的后续行动
1.会议结束后，接待人员应清理会议室，并将相关材料和设备归还给相关部门。
2.主要接待人员应陪客户吃午餐或晚餐。通常，如果客户在我们公司吃饭，午餐应该是简单的工作餐。在与客户聚餐的情况下，相应部门的经理或副总裁都要参加，重要客户要提前邀请公司的高层纽带参加。并在饭前给顾客送礼物。如果客户需要在午餐后离开，午餐应被视为晚餐，并按照相应的标准提供服务。
3.接待人员应随时与行政部保持联系，确保用车顺畅，决不能因为我们工作人员的疏忽而让客户久等或无法正常用车。并及时安排送客户到相应的火车站或机场。
动词 （verb的缩写）参观后工作
1.客户拜访结束后的第二天，主接待人员应及时将双方确认的会议纪要翻译成中文，并在当天与相关生产、技术、R&D部门确认相关技术问题、交货期等信息。如需下达《生产、改善、开模、R&D通知单》，应在两个工作日内完成。
2.客户来访后第二天，应立即整理出65，438+0封内容详细的感谢信及会议纪要附件，并抄送给客户所有来访人员及我公司外贸部参与接待的相关领导。同时将我方技术人员提供的有关改进、开模、研发的信息告知客户，以便客户及时掌握和了解我方的反馈信息，同时在谈判中明确未完成事项的完成进度和重要事项。在邮件中，你可以把客户来访时的相关照片发送给客户。注意:为了防止邮件堵塞客户邮箱，所有照片都要复制到WORD中，压缩后作为文档发送，整个邮件容量不能超过1MB。
不及物动词有关注意事项
1.在客户接待的整个过程中，从最初的联系准备到接待结束，再到后续工作的推进，主接待文员要完成所有相关表格，并在后续工作正式推进的次日，交由外贸部副总裁备案留存。
2.了解客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、商务谈判礼仪要求等。都是在学校和之前的工作中涉及和了解的，这里就不详细解释了。不清楚的可以上网查。如有必要，我们将在以后的培训中进行专门讲解。
办公室接待方案及流程2办公室接待工作程序
一.目的
为确保公司接待工作能保质保量有序进行，体现公司企业文化水平，特对公司接待工作作如下规定:
第二，流程
1)任务确认:接到相关接待任务通知后，要仔细了解接待规模、规格、时间、具体要求等细节，确认一些基本要素。
2)方案制定:在最短的时间内根据接待的具体内容制定相应的接待方案，报学院领导审核，并根据领导的意见进行相应的修改。对于一些可能存在变数的地方，需要做一些预案进行备份。
3)提前准备:接待方案经院领导批准后，在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、机场接机牌制作、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、场地安排、横幅制作、座位卡制作、礼品购买、接待日程、任务及人员安排等。
4)接待执行:严格按照方案内容执行。如遇临时变动或突发情况，应及时向学院领导请示。工作人员要仪表端正，亲切大方，语言表达准确，亲切，服务细致，周到完美。
5)总结:每次接待任务完成后，你要根据实际情况进行总结，总结经验，弥补不足，为以后更好的接待任务积累经验，培养人员。
第三，质量控制
领导和具体接待负责同志要加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足，确保接待任务的顺利完成。
第四，其他
所有参加接待工作的人员都要根据各自的分工做好相应的准备工作，包括车辆维护、原始安排等。未经领导同意，不得擅自改变各自的任务。
预备准备
首先，拿起飞机
1，查询确认客人的飞机航班和火车班次的到达时间；2.为陌生客人制作接送站牌；3.提前一小时通知接送领导和接送车辆司机；4.提前10-20分钟到达机场或火车站。
第二，入住酒店
1.确定客人到达时间和人员情况后，尽快预定酒店房间。原则上副厅级及以上和学院重要客人预留套房，其余预留标准间；2.重要客人入住前一小时，酒店门前会悬挂欢迎横幅，房间里会摆放水果和鲜花；3.每天安排早餐由院领导陪同；4.离开酒店当天，办公室负责接待人员及时完成退房手续。
第三，吃
1，确定用餐时间、人员、规格后，尽快预定餐厅包厢；2.用餐前四小时通知客人、陪同领导及工作人员；3.重要餐点前一小时让用餐人员入座，餐前一小时点餐，坚持节约原则。大陆客人不供应海鲜，安排本地鱼。4、饭前半小时，香烟、饮料到位。5、落实车辆，用餐前十分钟，除客人外，所有人员到位(重要用餐安排拍照人员)；6、办公室负责接待员工在用餐结束前十分钟退房，并通知司机送客；7.办公室负责接待人员的打包。
第四，旅游业
1.提前两天制定计划，报领导批准；以及送客人、陪领导、接送工作人员和司机；2.长途旅行，提前两小时准备好所需费用，如饮用水、饮料、水果、雨伞、相机等。3.提前2-4小时安排旅游景点入住酒店和餐厅。
五、送机、送站
1.在离开阿富汗前一天为客人购买机票，并提交给客人验证；2.提前两小时买礼物；3.在机场和车站交付前两小时通知机场和车站的领导、工作人员和司机；4.提前半小时至一小时到达机场或火车站；5.工作人员办理相关打包托运手续，收回客人的电子客票(如机票由学院承担)。
第六，点睛之笔
1，及时上报差旅费；2、不用的饮料、雨伞等。，接待人员应及时追回，并移交办公室统一保管；3.在客人离开前完成客人交办的其他事项。