什么是oa办公系统？
如右图所示，成熟的OA办公系统具有清晰的多层结构，数据库层、功能层和界面层是分离的，因此在实施时能最大限度地适应企业现有的IT环境，在不影响OA办公系统整体应用的情况下，对各层进行灵活调整。
在项目启动和项目实施过程中，保持全方位、多角度的顺畅沟通，倾听客户需求，接触更多知识，提高合作效率。与客户达成更多的了解只会有利于双方的合作和项目的成功实施。
协同OA办公软件在企业中的应用是一项复杂的系统工程，因为它不仅涉及软件产品，还需要规范企业各部门的业务流程；它不仅涉及软件应用，还涉及协调和组织；它与财务软件或其他小型应用软件有着本质的区别。企业要想用好OA办公软件，必须进行系统化的实施。其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，还取决于对实施过程的控制。因为企业管理软件的成功应用受到很多环节和因素的影响，没有事先充分的准备和周密的规划是不可能成功的。
不怕“麻烦”，避免被动管理，而是主动管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。(被动管理的逻辑是，有些应用可能会带来一些麻烦，大家不要用；主动管理的逻辑是，即使某些应用可能会带来一些负面影响，但我们仍然需要将这些功能用于信息技术的发展、办公效率的提高和组织整体能力的提升，只是需要更多的管理。明智的负责人会选择主动管理。比如论坛、即时通讯、视频文件等。，从兴趣上推动OA的应用。
随着协同OA软件的不断发展，OA实施顾问的角色也逐渐从保姆实施转变为导师实施。导师型实施顾问是指以客户为导向，整体把握整个项目的进度，供应商更多的是技术协助、培训和指导，保证知识的传递。
这样，客户就是自己业务的专家。他们问基本的管理问题，整理业务流程计划，甚至收集调研各种基础数据，深入需求，还经常结合自己的管理风格，自己做各种运营管理制度，项目激励制度。实施顾问更多的是教练的角色，给方法，给工具，给技术培训，给指导，给关键问题解答和协助。这种类型的实施顾问可以有效地实现知识和能力的转移，后续客户可以完全建立自己调整、改变和管理OA办公系统的能力，从而使系统活跃起来。项目验收后，系统可以继续深化应用，从而延长项目的生命周期。
当然，教程实施管理方案不仅仅是方法论，对OA办公系统的可用性、可管理性、可维护性都有很高的要求。否则，普通用户员工在能力和时间有限的情况下，很难快速掌握OA办公系统的使用和管理，无法按时完成项目任务，成为整个项目实施的瓶颈和短板。
为了保证OA协同办公系统项目实施的成功，导师型实施顾问可以从以下四个方面对项目进行控制:
(1)选择合适的项目人员。
应指导企业根据人员素质、业务能力和项目范围选择项目团队成员，确保技能型人员全职参与项目，确保高级管理层的支持。项目人员必须是大力支持项目并能在一定压力下工作的员工，否则内部沟通协调的成本会抵消部分项目的成功概率。
(2)重视客户培训和考核。
培训内容应涵盖规章制度、协同管理理念的宣传、协同办公系统的操作指导等。可以使用通俗的文字描述、生动的PPT、直观的屏幕视频等培训资料，做好培训记录和效果反馈文档，保证培训质量。同时采用笔试和电脑操作进行考核，并将考核结果及时反馈给项目负责人。在培训说明会上，可以采用提名表扬优秀者而不是提名阐述不合格情况的方式，促进客户的学习积极性。
(3)质量检查和及时纠正。
建立阶段性的客户工作验收机制，定期不定期的跟踪纠正，保证客户工作质量。在制定项目计划时，要在项目的关键点上留出几天的弹性时间，以保证工作的顺利进行。
(4)建立奖惩制度
对于OA协同办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触情绪。一方面可以通过培训和宣传来抵消一些阻力，另一方面可以建立合理的奖惩制度来推动执行。如果分享一个知识可以奖励一定的钱，可以激励一部分人分享知识，当所有员工都有这个意愿时，可以取消奖励机制，采取惩罚机制，惩罚仍然不使用协同办公系统的员工。
正是由于OA办公系统实施顾问的角色转变，使得协同管理的思想在更多的政企人员中传播，这也在很大程度上推动了OA办公自动化软件的发展。同时，协同管理思想的发展促使实施者在角色转换过程中关注项目控制的重点和难点。这两个方面相辅相成，在整合企业资源、提高政府绩效和企业效率方面发挥各自的作用。
有关详细信息，请参考
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