如何做员工满意度问卷

第一步是决定是否有必要实施员工满意度调查项目。

看起来很简单，你只需要问自己两个问题:

1.你有员工吗？

2.你知道你的员工对他们的工作和工作环境的感受吗？

如果第一个问题的答案是肯定的，第二个问题的答案是不了解，那么你需要做一个员工满意度调查，哪怕你只有几个员工(这种情况下可以采取非正式的沟通渠道，达到了解的目的)。

但当你面临以下情况时，调查就变得非常紧迫和重要:

1.公司迅速扩张。当一个组织快速发展的时候，了解和掌握员工对自己工作的看法，对公司的发展前景，对个人的成长都是非常重要的。

2.员工流失率有上升趋势。当你所在公司的员工流失率超过行业平均流失率时，你所在的公司可能存在内部问题。员工满意度调查是解决这一问题的首选，可以快速诊断问题的症结所在。

3.突发事件。组织内部的突发事件是一个公司不可预知的问题，可能导致公司内部沟通不畅，信用危机，员工恐惧等等。通过一个员工的调查，可以直接了解事件的影响。

4.公司组织或管理的变化。对组织中的许多人来说，改变是困难的。如果决策层处理不好，公司的生产力和利润可能会下降。

5.高度竞争的行业。在竞争激烈的行业中，降低离职率，提高企业生产率是企业制胜的关键因素。与员工保持密切联系是保持持续竞争力的有效手段。

6.薪资政策的制定。你必须知道员工薪酬的哪些方面是“固定”的，在那个水平之内，这样才能保证公司的投资回报最大化，让员工满意。

第二步:向管理层推销调查。

公司的管理决策者有必要认识到员工满意度调查的必要性。接下来的任务就是让管理层决策把调查提上日程。没有计划随便做一个调查会很不好。

在缺乏关于员工对工作环境看法的信息的情况下，决策影响生产率、员工士气、员工离职率、工资和收入成本，这将导致潜在的资源浪费和成本上升。如果一个公司为了提高某一方面的收入而重视企业内部的资源，而员工真正的需求是更多的培训和更好的沟通，最终的结果将是更高的资源成本和更低的员工士气。

我们的一个客户通过实施员工满意度调查，成功将员工离职率从50%降低到30%，每年为企业节省200万的运营费用，每年可以为企业做20次员工调查。

如果对降低离职率的成本节约的评价主要取决于新员工满足合格工作要求的培训费用，那么拥有高技能人力资源的公司将实现大量的成本节约和生产率提高。《哈佛商业周刊》报道，降低5%的离职率，可以降低10%的运营成本，提高25%-65%的劳动生产率。

上面提到的是企业的“硬”收入，除此之外还带来了难以量化衡量的“软”收入。员工会欣赏企业能关心他们的意见，当他们的意见被采纳和执行时，他们会感到更多的所有权。当企业的变化使员工感到对自己未来的工作更有利时，除了降低离职率之外，还会给企业带来潜在的好处，包括:

更有活力的员工，

极大地提高了生产率，

改善团队合作，

高质量的产品和服务，

更满意的客户。

信息技术的发展使管理层能够在短时间内了解调查结果。我们有这个能力，让客户在2到3周内掌握调查结果(包括公司的优势和劣势分析，建议报告)。

第三步:决定在员工满意度调查中问什么问题。

现在这一步和以前相比变得非常简单。在过去，咨询师通常会去客户的工作场所，花几天或一周的时间采访内部员工，然后设计调查问卷。这种方法有许多缺点:

浪费时间，

价格昂贵，

虽然不同的客户问卷包含一些相同的内容，但问题的措辞不一致使得多家公司无法进行横向比较。

我们的方法不仅简化而且改进了旧的工艺。我们开发了适用于大多数公司的基础问卷，包括自我实现、工作氛围、薪酬福利、晋升考核等18个核心项目。基于这些核心项目和常见问题，用户可以根据自己的条件和要求进行个性化设计。我们会定期根据最新的实施项目对当前的基础问卷进行检查，看看哪些问题需要补充，哪些问题需要调整，以保证基础问卷的广泛代表性，让客户通过横向比较了解自己企业在行业中的地位，进行对标管理。为了决定需要什么样的个性化，我们通常会问顾客一些类似这样的问题:

在这个时候进行调查的原因是什么？

客户对公司内部工作条件的假设是什么？

公司内部出现了什么样的谣言？

会不会因为工作环境带来一些特别的关注？(如安全、道德等。)

公司的使命是什么？

之前的员工调查有结果吗？

员工福利政策包括哪些福利？

然后我们会起草一份调查问卷的初稿供客户讨论，我们会通过电子邮件与客户多次沟通，直到调查问卷最终定稿。

第四步，选择员工满意度的调查方法。

员工满意度调查有两种基本方法，利用互联网和纸质问卷。我们选择的标准是看受访者最适合哪一个，最适合的考虑因素是方便性、易用性和可信度。在样本量较小，员工集中的情况下，两种方法的成本差不多，但当一个公司有几千员工，员工分布在异地的情况下，互联网调查的成本优势明显。如果大部分员工在工作场所都能登录互联网，这个时候，互联网就是我们的首选。互联网调查会带来高回复率和更快的反馈结果，并且容易控制调查过程和自动逻辑检查的能力。我们有安全的服务器设备，所以不需要担心数据恢复的安全性。

如果公司只有少部分员工可以上网，我们建议传统的纸质调查和互联网二次录入相结合，可以有效提高复工效率。

第五步，员工满意度调查中应注意的问题

通过互联网进行调查的一个好处是，你可以提出传统方法不能提出的具体问题。当一些客户意识到这种情况时，他们会有一种倾向，即提出这方面的所有问题。但是，我们不建议这样做。

员工不愿意回答某些问题的原因有很多，包括:

1.他们觉得没有资格回答，

2.他们不敢回答，怕公司有人发现他们的反馈。

3.他们对所涉及的问题漠不关心，

他们忘记回答了。

以上情况我们单独来阐述一下。

如果员工觉得自己没有资格回答，他们的答案可能是随机选择的。这样的回答可能会混淆调查数据，使分析有价值的结果变得更加困难。

如果员工不敢回答问题，而是被要求这样做，他们可能会故意选择一些不反映其真实意图的答案，这将导致调查结果不能准确反映某一群体的真实意见。

如果员工对涉及的问题漠不关心，可能会随意选择答案，敷衍了事，也会导致数据混乱。

上面列出的第四种情况是员工忘记了他回答的一个问题。做员工满意度评分题的时候经常会出现这种情况。

员工不想回答的另一个问题是问他们的部门，不是因为他们忘记了——而是因为员工的潜在意识不希望自己的身份被调查人员认出来。

以下的背景资料问题，员工通常不会完全回答，我们通常也不会要求员工回答这些问题。知道员工所属的部门比知道员工的性别、年龄、收入等变量更有意义。

第六步:确认最终的调查问卷并进行测试。

在这一步的开始，我们和客户首先确定问卷(无论是互联网问卷还是传统纸质问卷)，这不是简单地检查问卷的措辞，而是检查正确的逻辑跳转、问题的顺序和问题的格式。

当问卷确定后，我们会通过专业的问卷设计系统生成网络问卷(这个问卷只需要简单的一步就可以完成)。网页的问卷设计完成后，我们需要做内部测试，确保问卷能够正常进行，并生成正确的数据文件。

第七步:向公司宣传员工满意度调查。

我们应该像对待企业的产品和服务一样对待员工满意度调查。我们必须确保调查的高质量，并让所有相关人员知道调查的重要性。这一部分主要论述了这方面的实践。

就像其他促销活动一样，我们需要注意以下几个方面:

决定推广的目标受众，

创造产品或服务的意识，

提供产品或服务的好处，

让人们知道如何获得产品或服务。

在开始之前，您需要指定一个人负责调查过程的沟通。这通常由项目经理或其他人来完成。

决定推广的目标受众

事实上，员工满意度调查中需要提升的受众包括两类人。

员工，

员工的经理。

让员工知道调查的原因是显而易见的，但管理者也是必要的目标受众，他们的支持是确保员工满意度调查项目实施的必要保证。经理可以提高或降低员工的回应率。

培养调查意识

在发送调查邀请前2-3周，您应该让员工意识到调查的重要性。

1.与高级经理沟通，强调调查的重要性和保密性。

2.高级经理再次与公司中层经理沟通。

3.通过最有效的沟通渠道向员工传播调查信息。

所有经理应立即召集员工开会，告知他们调查过程。

传达员工满意度调查的好处。

在调查实施前的沟通过程中，包括与员工的沟通，应强调以下几点:

回复的重要性。“员工不能告诉我们的，我们解决不了。”

调查过程和数据的保密性和匿名性，

如何将调查结果分发给所有员工，

如何使用调查信息。

第八步:邀请员工参与调查。

发送给员工的调查邀请函可以是电子邮件或张贴备忘录的形式。无论哪种方式，以下关键信息必须传递给员工。

会发生什么。比如“我们会做一个员工满意度的调查”；

为什么会这样？比如说，“...因为我们的变革可能会带来新的挑战，所以评估员工的满意度就变得迫切而重要。

该调查是匿名和保密的。向员工保证他们的反馈将被严格保密。如果使用外部咨询公司，向员工解释只有外部咨询公司才能看到完整的答案信息。

如何利用调查结果？任何你想和员工一起分析的结果，最有可能得到较高的回复率。

完成调查需要多长时间？大多数这种类型的调查，如果设计合理，将需要15到20分钟才能完成。

给出最后期限

感谢员工抽出时间参与。

也可以考虑在邀请函中包含其他信息:

告诉员工可以在工作时间完成调查，

参与调查的人可能有机会获得幸运抽奖。

为了提高问卷的回复率，邀请函要以公司最高管理层的名义发出，最好有总经理的签名。

第九步:解释调查结果。

这项调查能产生如此多的数据，令人吃惊。每个矩阵问题可能有多个答案，每个答案将与平均分进行比较。我们还需要根据不同的群体进行细分，为每个群体生成独立的报告。这些数据首先需要转化为信息(通过正确的图表和统计分析方法)。然后，必须正确解释数据。不同的分析师可能会做出不同的分析结果。这里有一个例子。

1.优势和劣势分析。在这一步，我们看问卷中的优势和劣势，比如每个问题选项与一组中其他问题的比较；不同问卷之间的优势和劣势比较，例如，将本次调查结果与行业内其他相同公司的调查结果进行比较。这种比较可以在每个独立问题的基础上进行，也可以在一组问题的平均值基础上进行。

2.找到突出点。通常，一般的和明显不同的方面会出现在一个简单的分析中。比如当我们发现团队合作的分数很低的时候，通常可以发现内部沟通没有做好的问题。这些突出点可以为我们提供线索，发现公司内部的问题。

3.杠杆分析。有限的公司资源要求公司迅速确定哪些领域对员工最重要。杠杆分析提供了一种选择重要领域的方法，通过计算每个领域的底线杠杆-总体满意度。通过象限分析(见下图)确定的满足以下两个标准的优先目标是什么:

第十步:分享你的发现。

首先分享调查结果非常重要，原因有二:

1.想要通过员工满意度调查全面提升公司的生产力，就必须让大家了解公司的整体情况，以及个人对组织的影响。

员工应该知道，他们花在填写问卷上的时间是非常宝贵的。

每个组织都有自己的信息发布渠道。在某些情况下，尤其是当调查结果显示公司内部沟通出现问题时，可能需要调整原有的分发渠道，以确保调查结果能够顺利送达每个员工手中。

分享员工满意度调查结果的基本原则

1.诚实的原则。一个机构必须公正地公布调查结果，既包括调查结果有利的方面，也包括调查中发现的不利问题。员工将能够看到他们背后的潜在问题，并思考如何改善目前的状况。

2.时效性原则。你越早公布调查结果，公司就能越早提出改进方案并实施。

3.区分原则。向公司不同层级的员工发布不同的调查报告。高层需要了解和掌握来自全公司的调查信息，部门经理需要了解不同部门之间的对比和部门内部的详细信息。

4.讨论下一步计划。当调查结果公布后，让所有员工知道将采取什么行动来改善调查中发现的问题。

5.保密原则。不要发布可能让员工觉得个人信息被泄露的内容。比如，组织内任何人看到一些与自己无关的举报内容都是不合适的。

步骤11:根据调查结果采取改进措施。

公司花了人力财力进行员工满意度调查，员工参与的热情也很高。现在，调查结果在你手中。你将如何处理调查数据？下一步提高员工满意度的改进措施是什么？如何公布调查结果？如何确认调查中发现的重要问题？一旦发现重要问题，最有效的改进方法是什么？

公布调查结果

从一开始，高层主管就应该决定什么级别的员工会得到什么样的报告。调查结果一旦下发，必须制定后续计划，决定哪些领域需要先解决，如何解决这些问题。

向员工传达调查结果和行动计划。

公司在员工满意度调查中最大的失误就是没有把调查结果传递给公司的每一个员工，没有制定改进计划。我们并不建议将报告完整地发给每一位员工，但我们建议公司在可能的情况下，以诚实、开放的态度揭示调查中发现的问题和不足，并能及时提出改进方案。

制定提高员工满意度的行动计划

一旦调查结果发布，需要解决的首要问题确定，公司必须决定采取什么有效措施来改善这些方面。

第12步什么时候需要重复员工满意度调查？

我们经常听到这样的问题，“员工满意度调查多久进行一次？”。我们的建议是，大部分公司一年做一次比较合适。

根据所使用的调查方法和公司的规模，通常需要三到四周的时间来完成整个调查项目的实施(对于那些以互联网为主要沟通工具的公司来说，调查周期会短很多)。