秘书的基本知识和能力

随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越大，人才市场对秘书素质和技能的要求也不同于传统。符合现代企业需求的高级秘书成为抢手职业的新宠。以下是我为你整理的秘书基本知识和能力。欢迎参考~

秘书职业的现状

(一)社会对秘书人员的需求。当今社会对秘书的需求，根据近几年人才市场信息的统计分析，大致可以分为以下四类:

1.服务秘书:如公司办公室、基层行政事业单位办公室服务人员、生活秘书等。指在生活上为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是为更高级别的领导专门配备的。

2.总务秘书:如企业、基层行政事业单位的办公室文员、公关文员、档案管理员等，在办公室主任的领导下，做好日常行政事务和秘书工作。及时处理上级文件的收发和催交；做好文件的回收、偿还和销毁工作；做好秘书档案的收集、管理和保密工作。做好各类会议记录和会务工作。

3.文书秘书:在企业和基层行政事业单位负责文字起草和文字处理的专业秘书。主要工作是起草和处理文稿的秘书，也就是人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”和“学者”。负责各种文件的起草、装订和交付。

4.管理秘书:如企事业单位总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书。处理和管理本单位人员的招聘、培训教育、绩效考核、晋升晋升、工资福利、各项保险、统计报表等具体事务。

目前，我们的国有企事业单位特别需要符合国际化要求的高层次高级秘书。建设高素质的秘书队伍已经成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供更好的就业前景。

(2)秘书自身素质分析。

1.缺乏专业技能。这是目前局长最弱的表现。随着信息技术的快速发展和办公自动化的趋势，秘书的许多工作，如传统的公文写作、文档管理和文字处理，逐渐被自动化办公系统所取代，同时现代办公效率也大大提高。虽然大部分秘书文化水平不低，但由于没有接受过专业的业务知识培训，刚入职时工作效率低下，不能保质保量及时完成领导交办的任务，也不能适应市场经济的快节奏。

2.创新能力和创新意识低。创新的能力和意识是对秘书素质的考验。现在很多秘书缺乏创新的意识和能力，主要表现在以下两个方面:一是难以打破墨守成规的传统观念。一切和工作都是按领导说的做，没有独立的风格和个性。惯性超前思维，过度依赖。其次，工作缺乏主动性。在日常工作中采用被动的工作方法，满足于跟随领导的指挥棒，没有主动性和开拓精神。目前企事业单位强调秘书要有时代感和创新意识，能够有效地提出新的观点和观点，具有预见性和前瞻性，积极开展工作，充分发挥主观能动性。

3.知识陈旧，知识储备不足。

随着信息时代的到来，传统的知识储备已经不能满足时代的发展和需求，知识更新迫在眉睫。现在有些秘书还局限于传统的知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于整合所学。有的秘书每天忙于杂事，很难抽出时间自学。他们的知识无法更新，只能啃旧书。还有一些秘书依赖老秘书进行传帮带，所以他们的知识和经验必然有限，缺乏现代管理的综合知识和能力。

4.缺乏“通才”和“多面手”。现在对秘书的综合素质要求越来越高。除了专业知识和技能，他们还需要行业知识和社会知识，还需要有高情商和高智商。多面手和通才真的不好找。

秘书应具备的能力和知识。

(一)秘书应具备的能力。

1.普通能力。主要是指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维、理解和辨别能力、沟通能力等。以上能力是其他能力的基础。现代秘书人员应具有敏锐的洞察力和灵敏的适应能力，善于观察事务，发现问题，从而加强协助领导的主动性，真正发挥参谋助手的作用。思维能力是人的智力活动的核心。一个人失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。

2.一般能力。现代秘书应掌握四种通用能力:表达能力、研究能力、管理能力和处理事务能力。秘书的首要职能是利用语言载体沟通信息，辅助领导活动。所以，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和书面表达能力。现代秘书要文笔兼擅，文笔兼擅，准确、简洁、合理。秘书的研究能力包括调查能力和研究能力两个方面，秘书研究能力的强弱直接影响秘书参谋助手的作用。秘书的管理能力包括三个方面:辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备很强的管理能力来辅助领导的管理活动，为领导活动提供全面的、高级的智能化服务。范围广、内容多、线索多的事务性工作，要求秘书人员具有较强的适应性和灵活性；要熟悉办事的渠道和程序，及时准确妥善地办事。同时也要有很强的人际交往能力，善于通过建立良好的人际关系来创造良好的人际环境，提高办事效率。

3.专业技能。作为一名现代秘书，你必须具备很强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力等。秘书人员的一项重要任务是写文章，从事大量文稿的起草和修改工作，这就要求现代秘书要有扎实的写作功底，精通语法、修辞、格式和逻辑知识，掌握一定的写作规律，做到内容与形式的统一，既有良好的表达形式，又有充实的内容。因此，秘书必须加强写作训练，掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时注意随时积累信息，不断提高写作水平，培养准确的写作表达能力。入世后，我国外贸出口在很多企业的贸易总额中已经占据了相当大的比重，在外贸中或多或少都要用到外语，这就客观上要求现代秘书具有较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应该具备的另一项基本能力要求。秘书要熟悉办公软件和计算机网络的使用，还要精通常用办公设备的使用。速记是近年来被提上日程的一种输入能力。当领导做口头陈述时，秘书要以最快的速度记录在工作笔记或电脑上，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

4.创新能力。一个秘书还应该具备一定的创新能力。秘书创新能力是指秘书理解领导意图，充分发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。知识经济时代，各种信息瞬息万变，这就要求秘书在实际工作中勇于探索，勇于改革，勇于创新。所谓创新，就是在工作内容和工作方法上有新思路、新内容、新方法。

要做到这一点，秘书必须重视自身的继续教育和综合能力的培养，鼓励自己尽快增加理论知识和实践才能，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量和应用能力等方面下大功夫，以适应知识经济时代对人才的要求。

(2)秘书应具备的知识。

1.基础知识。基础知识是秘书人员知识结构的关键。其他一切知识都离不开基础知识的基础，否则就是“无源之水，无本之木”。秘书应该具备的基础知识可以分为两类:一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识；另一方面是自然科学知识，也就是物理、化学、数学、生物知识。另外，要懂一点经济知识、法律知识和科技知识，精通一门外语。

2.专业知识。秘书的专业知识可以分为两部分，第一部分是秘书的基础知识，第二部分是秘书的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分，即秘书行业的行业知识。这是秘书知识结构的核心部分。一般来说，行业知识是指秘书所从事的行业必须具备的行业知识，对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学的学习中，人们越来越重视第二专业知识的重要性。在国外，秘书职业已经按照第二专业进行了分类，比如法务秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等等。

3.扩展知识面。秘书不仅要了解和熟悉专业知识和生活中的一些基础知识，还要掌握一些相关的边缘知识，以拓展自己更好的工作。比如心理学，礼仪，公共关系，企业管理等等。扩大知识面可以让你在工作中更加得心应手。现代秘书人员不仅应该是专业人员，更应该是通才、多面手。

拓展阅读:秘书职业能力的培养

一、职业能力结构的概念

在劳动和社会保障部的研究项目“国家技能振兴战略”中，根据职业分类的规律将人的能力分为三个层次:职业特定能力、行业通用能力和核心能力。职业特定能力是指每个职业所特有的、直接用于工作过程中的、仅适用于该职业的工作特定能力；行业通用能力是职业劳动者在一般职业活动中，为支撑一个大型行业中技术和专业方面的特定能力所需要的通用基础能力，适用于一个大型行业中的不同职业或岗位；核心能力是从事各行业职业活动的最基本能力，具有普适性的特点。

职业核心能力作为适用于所有行业和工作岗位的通用基础能力，可分为基础核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力三部分。基本核心能力大致可以包括:专业沟通能力、团队合作能力、自我管理能力；拓展核心能力包括:解决问题能力、信息处理能力、创新创业能力等。延伸核心能力的具体内容包括:领导力、执行力、个人和团队管理能力、礼仪素质、五常管理能力、心理平衡等。

二、秘书职业能力的结构要求

秘书的职业能力应该包括哪些方面？这是秘书职业教育工作者和相关专家学者一直在探讨的问题。常见的把秘书的职业能力分为三个层次:专业能力、方法能力、社交能力。也有学者将秘书的职业能力分为基础能力和综合能力两个层次。还有一些学者把秘书的职业能力整体概括为五个方面:多元化能力、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力和团队合作能力。或者说，从秘书岗位的需求出发，认为秘书应具备六种能力:理解判断能力、沟通交流能力、组织协调能力、信息收集与选择能力、口头与书面表达能力、操作与处理能力。

从秘书职业教育的角度来看，为了将秘书职业能力的培养落实到具体的秘书专业课程体系设计中，对秘书职业能力进行分层划分具有重要意义——能力结构的划分对课程体系结构具有相应的指导价值。从这个角度来看，在国家技能振兴战略的研究课题中，可以分为专业具体能力、行业通用能力和核心能力三个层次。

(一)秘书的职业核心能力。秘书职业的核心能力不是针对秘书职业本身，而是涵盖所有职业，包括:沟通交流能力、团队合作能力、学习能力、理解判断能力、外语应用能力、信息处理能力、组织协调能力、决策能力。

(2)秘书的一般能力。秘书职业不同于其他职业，缺乏明确的行业背景，或者说跨行业通用的岗位。在不同的行业，文秘工作要涉及行业的通用能力。但就秘书职业教育而言，不可能照顾到所有行业。虽然可以选择相关行业作为文秘职业教育的背景方向，但是很难真正实现行业通用能力的培养。因此，秘书职业的通用能力应侧重于不同行业秘书岗位的通用能力，包括几个方面:调研能力、时间管理能力、操作处理能力、服务能力、企业管理能力。

(3)秘书的专业具体能力。至于秘书职业的特殊能力，职业具体能力包括以下几个方面:文书写作能力、会议组织管理能力、活动策划执行能力、办公事务处理能力、文书档案管理能力、办公软件操作能力。

三、秘书职业能力培养的结构性问题

目前秘书职业教育的现状是以专业技能的学习为主，强调职业具体能力的培养，职业核心能力已经开始受到重视。但行业内通用能力的研究和实践还比较薄弱，秘书职业能力培养存在结构性失衡。

(一)秘书职业能力培训侧重于职业具体能力。目前职业教育普遍实行双证制。职业院校秘书专业在课程体系建设和教学实施过程中，一般参考劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》和中国高等教育学会秘书专业委员会制定的《中国秘书职业标准》。从上篇国家职业标准和秘书职业鉴定的内容可以看出，标准虽然体现了核心能力和一般能力，但在考核中基本处于次要地位。

(二)职业核心能力的培养有待加强。在秘书职业核心能力中，沟通能力和交际能力的培养在普通职业教育中受到重视。除了开设传播学课程，还通过小组活动、总结、报告等形式体现在公共课程和专业课程的教学过程中。信息处理能力和团队协作能力的培养虽然可以体现在课堂教学、小组训练任务等教学设计中，但由于缺乏真实的工作情境，往往流于形式，达不到预期的效果。在学习能力培养方面，往往受到职业教育学校学习环境和学习氛围以及教师缺乏学习能力培养方法的影响，难以实施；组织协调能力和决策能力的培养大多处于放任自流的状态，完全依靠学生社团和学生活动的支持。只有少部分积极主动的学生能得到锻炼，缺乏有目的的教育和训练。外语应用能力的培养虽有教学学时保证，但偏离了以应试为目的的应用功能；至于理解和判断能力，完全没有针对性的训练。

(三)秘书一般专业能力培训薄弱。由于目前的职业教育仍处于半封闭式教育，学生的社会参与度不高，研究能力、时间管理能力、运营服务能力、企业管理能力等能力的培养缺乏必要的实施条件。虽然职业院校一直致力于校企合作，但合作的质量和深度广度参差不齐，尤其是秘书，使得秘书职业通用能力的培养处于空白状态。

四、秘书职业能力培养的对策

针对秘书职业能力结构培养中存在的问题，职业教育院校应从课程体系建设、教学模式设计、评价体系改革、实践条件建设等方面进行秘书职业能力培养的改革与实践，实现秘书职业能力的均衡培养。

(一)职业能力结构模块课程体系的构建

1.培养目标:根据秘书的社会需求和不同层次秘书职业岗位要求的变化，结合职业具体能力、通用能力、核心能力三个层次的职业能力要求，分析制定高职院校秘书专业人才培养目标和规格。

2.课程结构:整合行业标准、企业标准和国家职业资格标准，在秘书职业能力结构分析的基础上优化课程结构，构建涵盖职业专项能力、通用能力和核心能力的结构化、定义明确的课程体系。

3.课程开发:根据行业标准和企业标准，参照秘书职业资格标准，将三级职业能力要求分解为若干职业能力模块，基于能力模块开发有针对性的能力培训课程。

(2)工作过程导向的教学模式设计。

在课程教学方面，围绕秘书职业能力模块培养目标，以秘书工作过程中的能力需求为核心，以学生主动学习方式为主体，设计课程教学模式。

1.教学内容的选择:根据秘书职业能力模块的划分，将课程职业能力的培养目标确定为秘书职业具体能力、通用能力、核心能力三个层次，围绕培养目标选择教学内容。

2.教学方法设计:结合秘书工作的典型任务，规划项目任务，以项目为中心，采用案例教学法、项目教学法、模拟教学法、引导语法或角色扮演法等多种行为导向的教学方法，设计教学环节，让学生在自主学习中掌握秘书专业工作过程中的能力培养。

(3)职业能力评价体系的构建。

在评价体系方面，可以借鉴秘书职业资格证书的评价机制和方法，建立多层次的职业能力评价体系。

1.职业能力模块评价体系:以课程的职业能力培养目标为核心，对个体职业能力进行评价，以考察学生职业能力结构中相应模块的能力。这种考核可以作为学生在相应课程中学习成绩的考核。

2.职业能力综合评价体系:根据职业能力结构培养三个层次的要求，设计职业能力综合评价。可分为两个层次:一是年度职业能力培训综合评价；二是毕业生职业能力综合评价。两者都可以选择抽样考试的方式，前者可以每年进行，后者在毕业当年进行。

通过职业能力培养评价体系的构建，可以使职业能力培养的目标具体化、清晰化。通过对评价结果的分析，可以准确了解学生职业能力培养的质量，促进教学内容和方法的改革。

(四)培训和实习环节。

实训实习是学生从学习状态到工作状态的能力转化阶段。实训实习的效果既是培养学生职业能力的一个阶段，也是对专业教学效果的一次检阅。

1.培训环节:培训环节可分为校内培训和校外培训。校内培训主要依托校内实训室，重点完成相应专业技能的培训；校外实训以校外探究基地建设为重点，以秘书专业的观摩、学习、训练和在企业状态下对秘书岗位的了解为重点，保证学生在真实环境中锻炼专业技能。

2.实习:实习也可以分为校内实习和企业实习两部分。校内实习可以依托秘书专业建立秘书室，或者学校相关行政部门，采取灵活的方式。秘书室可以模仿留学生公司或者模拟公司的形式。它是提供秘书服务的经济实体，是课堂教学的延伸，是秘书的培训场所。这在个别高职院校是一次卓有成效的尝试。目前各高校对企业实习都有明确的规定，这里就不讨论了。

实训实习环节的设计，旨在为学生在校内外创造更多模拟、实践的工作环境，让学生掌握企业生产经营的规律和方法，感受企业文化，弥补在校学习的不足，完成职业专项能力，特别是职业通用能力和核心能力的培养，以适应未来实际工作和未来职业发展的需要。

总之，秘书职业能力的培养必须改变知识技能混合培养的模式，明确秘书职业能力的结构要求，根据秘书职业能力的结构要求，在培养目标、教学模式、考核体系等方面进行改革和建设。以职业能力综合培养为秘书职业教育教学的核心，以职业能力模块化培养为基础，以实训实习为拓展，将职业具体能力、职业通用能力、职业核心能力的培养融为一体，形成一个完整的整体。

拓展阅读:行政秘书的职责

1.负责一般行政公文、行政活动、会议等相关文件的撰写和校对，起草行政领导讲话文件；

2.协助上级领导处理会议事务，准备和起草行政会议纪要；

3.负责监督各项行政工作的实施，并及时向上级领导反映情况；

4.负责接待来访的客人或单位；

5.负责行政相关文件的整理和归档；

6.负责各部门之间的沟通与协调。

行政秘书的能力

1.良好的写作能力，能够起草各种行政文件；

2.具备企业行政和文档管理的知识和经验；

3.具备公关礼仪知识，能协助领导合理安排会议和宾客接待；

4.较强的沟通和协调能力；

5.具有良好的计划和执行能力；

6.努力工作，积极主动。

行政秘书的资格

1.文秘或中文相关专业大专以上学历；

2.具有1年以上相关工作经验，有参与档案管理、公文写作等相关工作经历；

3.具备行政管理和秘书工作的相关知识和能力；

4.具有良好的沟通和协调能力；

5.有高度的工作热情，认真负责。

行政秘书的职业发展

行政秘书属于秘书和内勤的角色，可以向行政助理和行政经理发展。有行政和秘书工作的专业知识，有一定的管理经验，秘书与领导接触频繁，优秀的工作能得到领导的赏识，对行政秘书的发展非常有利。

行政秘书收入

行政秘书的收入一般不高，月收入2000-6000元，工作经验少。一个新的行政秘书收入一般在3000元以下。想要提高收入，需要不断提高工作能力和积累经验，向行政助理和行政经理方向发展。对这个职位感兴趣的人可以申请Haoheadhunting.com的工作，这对职位的提升和收入的增长非常有帮助。

提高办公室秘书公文写作能力的途径

第一步是接受起草的任务

这是公文写作的起点。在这一步，必须澄清几个问题。领导交代的任务本质是什么？公文写作的目的是什么？写作要求是什么？公文的重点是什么？这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种暗示性写作，只要把领导的意图理解透彻，表达充分，材料基本上都是成功的。揣摩领导意图的方法是倾听、记忆、消化。倾听，就是在接受任务时，专心倾听领导的意图；记就是把领导说的话尽量如实记下来，以备写作时参考；消化就是在倾听和记录的基础上，充分理解领导提出的问题和观点。需要从全局来理解，因为领导委托的任务不可能很细很全面，大部分都是要领；也要参考领导平时的思维去理解。一般情况下，领导提出的问题都是经过长期实践和思考得出的结论。

第二步，广泛收集材料。

这是公文写作的基础。没有材料，就像“巧妇难为无米之炊”，公文写作更是难上加难。一是要考虑表达主题的要求，围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的素材。二是明确材料收集的途径和方法。可以从已有的信息中收集，如单位的基本情况、重点任务等。，了解相关情况；还可以深入工作一线，收集第一手“现场”信息，反映工作中的动态信息；也可以从国家政策法规中搜集，为撰写公文寻找更权威的依据。

第三步是起草一份写作计划

这是公文写作成功的关键，它旨在确定一个公文的主题、表达顺序以及各部门内容之间的联系与配合。

主题思路的确定是以“解决什么问题”为主线展开思路，以“传达什么信息”为主线提炼主题，以“受众需求心理”为导向确立主题。具体包括五个方面:一、领导应该说什么？二、文件起草部门希望领导说什么？即相关部门希望通过领导讲话传达工作信号。第三，观众想听什么？听众往往对领导人的讲话有特定的期待，或回答问题，或肯定表扬，或阐明观点。第四，领导本人想说什么？每一位领导的讲话都有一个一致的思路、风格、近期重点和强调点。第五，上级希望领导说什么？每一项工作都要按照上级的部署和要求进行，上级的要求需要在讲话中科学传达。

表达顺序是公文版面合理性的重要体现:一是善于提纲挈领，根据公文主题构建提纲，拟定框架，重复基本版面结构的合理性。第二，他善于归纳和整合。他在把握公文整体结构的基础上，根据诉求的重要程度，科学合理地划分文章的层次，使追随者基本可以通过标题判断行文的逻辑。

各个部门内容之间的衔接与协调是通过材料的平衡、适当的转折和流畅的过渡来实现的，保证了各个层次的紧密衔接，减少了文章的突兀和生硬感。

第四步，正式起草文稿

这是公文写作的核心。在起草文稿的过程中，要把握好以下几个环节:

深加工。筛选后，初步构建公文正文。通过对信息模块的组合、分类、填充，实现公文从有骨到有肉的质变。

重点举例。公文写作要以事实为依据，写作技巧可以借鉴“用事实说话”的笔法。如果整篇文章没有涉及真相的“干货”，整篇文章就会变成一堆大话、空话、套话，会导致读者厌烦，听者讨厌。写材料不仅要抬头看天，还要看脚踏实地比如总结性公文，通过大量事例的直接引入，可以增强文章的说服力。这里要特别注意案例的典型性和真实性，不当的案例引用往往会起到反效果。

善用数字。适当选择各种数据可以提高公文的信息含量和服务水平。在数字的选取上要注意两点:一是要利用数据的权威性，非正规渠道收集的数据在使用前要经过权威机构的验证；二是数据的准确性，重要数据要以专业部门的统计口径为准。

做好咨询工作。公文内容涉及其他部门职责范围时，应主动协商，达成一致意见后，方可对外行文；如果有分歧，就要加强协调，直到* * *知情，避免政府多方面出格。

强调升华。一般的材料只求稳定，优秀的材料需要创新，展现特色。要实现从“一般”到“优秀”、从“有形无神”到“形神兼备”的跨越，首先要在套路中找到亮点，有效提炼出工作的闪光点和优秀成果，以实实在在的内容震撼人心；第二，要在简单的地方看到真知，发散思维，升华思维，以小见大，把真知融入材料中；第三，文笔要力求新颖，在遣词造句上下功夫，注意语言的生动性和可读性，如适当运用排比、对偶等句式增强文章的气势和节奏感，或借用一些既定的古典语言，增强公文的典雅美。

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