如何处理工作中的失误?

在《原理》一书中,关于工作中的错误,达里奥的观点是:把我们从错误中吸取的教训系统化。

当然,我们也在不断犯错,但都在意料之中。我们会充分利用我们的错误,因为我们已经养成了将错误视为学习和提高的机会的习惯。我们印象最深刻的一个教训发生在20世纪90年代初,当时负责交易的罗斯忘记将客户的钱投入交易或保留为现金。当这个错误被发现时,它已经造成了几十万美元的损失。

这是一个可怕且代价高昂的错误,我不能反应太激烈,比如以解雇罗斯为例告诉大家我们不能容忍错误。因为错误总是不可避免的,这样做只会鼓励别人隐瞒错误,从而导致更大更昂贵的错误。我坚信我们应该把问题和分歧摆在桌面上,以便总结我们应该做些什么来改进。于是罗斯和我一起写了一份交易部门的“错误日志”。此后,每当出现任何性质的不利结果(如交易未执行,我们支付的交易费用明显高于预期等。),交易员会记录下来,然后我们会采取补救措施。随着我们不断跟踪和解决这些问题,我们的交易执行机制也在不断完善。

用一套程序保证问题会被摆到桌面上,同时保证问题的根本原因会被分析,从而实现持续改进。

为此,我坚持使用桥水中的问题日志。我的规则很简单:如果出了问题,你必须在日志中写下它的严重程度,并写下谁该对此负责。如果出现错误,记录在日志里,就没事了;如果你不记得,你就有大麻烦了。这样,问题就会呈现给管理者,这比管理者必须找出问题要好得多。错误日志(现在我们称之为问题日志)是我们的第一个管理工具。后来,我明白了管理工具在促使人们采取正确的行为方面起着重要的作用。这种理解使我创建了许多其他工具,这些将在后面详述。

关于达利奥给出的处理工作中失误的处理方法,要思考几点:

1.我们能从这种方法中学到什么?

“把我们从错误中吸取的教训系统化”——这是达里奥对工作失误的概括。

应该说达里奥给出的方法是一个全新的角度。“我们会尽可能充分利用我们的错误,因为我们已经形成了一种习惯,把错误视为学习和改进的机会。”这个错误让企业付出了代价。如何利用错误的机会是我们应该思考的问题。是什么导致了这个错误?是不是有些知识点我们不了解或者没有注意?从这个错误中可以推断出哪些因果关系?有没有一些设备需要更新?是否有一些工作方法需要改进?有些人需要调整吗?有些人需要训练吗?

把错误的经验教训系统化,不是权宜之计,而是全局观,用系统的眼光思考错误的原因、环节和程度,把错误的解决方案或策略放回系统中考虑,防止出现按下葫芦浮起瓢的现象,或拆东墙补西墙的徒劳。很多人习惯从微观层面去思考和解决问题,而达利奥则是从系统思维的角度去思考,防止单个错误的解决导致更多的错误。这是我之前的思维模式没有考虑到的。

第二,这种方法有适用范围吗?

比如只适用于欧美文化,或者只适用于金融行业,或者只适用于高端知识分子,那么移植到东方文化环境中就会出现偏差。

个人感觉Dalio的这个方法是有适用范围的。

因为这种方法需要犯错误的人的参与和密切配合,所以我怀疑是否能有较低层员工的良好参与和配合。当然,达利奥的方法有一个前提,就是要对对方极度坦诚和开放。在一些等级制的组织结构中,管理者和员工之间是不可能极度坦诚和公开的。这类组织中的管理者利用信息不对称进行更多的管理。如果彼此极度坦诚开放,管理者之前的管理假设将不复存在,他将无法像以前那样管理,这对管理者和层级权力的转变是痛苦的。因此,从这个意义上说,这种方法必须有一个适用范围,只适用于分散的扁平型组织,而不适用于集中的金字塔型组织。

当然,检验一种方法是否适用,就是在实践中反复检验。

第三,这种方法有后遗症吗?

达利奥明确提到了这种方法的后遗症:“这种将问题和分歧摆在桌面上的文化已经引起了很多不适和冲突,尤其是在人们的弱点被深入讨论的时候。不久后,矛盾爆发了。”

在采用这种方法时,你要考虑你是否能成功消除它所造成的不良影响。如果你无法控制这种方法带来的不良影响,在采用这种方法之前,你应该小心谨慎。否则就会陷入前有狼,后有虎的局面,进退两难,困难重重,骑虎难下。

4.这种方法可以优化、改进或调整吗?

这种方法是可以测试的,在保证其他因素不变的情况下,可以调整某一因素的范围来看结果的变化。在测试完一个因素后,再测试其他因素,根据企业的实际情况调整和修正部分因素的值,既满足企业的要求,又不会导致企业不希望看到的结果。

5.有没有比这种方法更有效的解决工作失误的高效方法?

这要靠我们多学习,多思考,尤其是多考,多练。有人说,管理是一门艺术而不是一门科学,因为不存在某种管理方法一刀切的现象。管理上没有区别,只是能否应用到具体的管理情境和具体的管理对象上,这需要我们管理者深思熟虑。

我如何看待“如何处理工作失误?”

首先,“防止错误的发生”优于“一旦错误发生就解决错误”

1.收集某个工作领域可能出现的错误,汇编成XX工作错误汇编;

2.培训和评估员工对XX工作差错汇编的熟悉程度和执行情况;

3.能否开发相应的提醒或预警系统,对该工作环节可能出现的错误进行语音提示,并由该环节相关人员进行确认?或者,系统自动搜索反馈信息,收集并核实一些可能出错的环节的信息。如无相关信息反馈或反馈异常,立即提醒该环节执行人,并抄送上下游环节、相关环节主管;

4.惩罚责任人。

达利奥的处理方式并不提倡惩罚。但从我的管理实践来看,如果出现了工作失误,负责人没有受到处罚,也会出现同样的失误。即使你一直强调,即使你谈论如何防止类似的工作错误,员工只是没有动力去改善他们的行为,除非你惩罚他。一旦受到处罚,员工的责任感明显加强。为了不被惩罚,他会尽力不在工作中出错。

达里奥对惩罚有顾虑,就是怕员工隐瞒问题,怕员工不及时反馈问题,导致更大的错误。对于这一点,我的方法是两点:第一,加强检查和对结果的检查。有时间的话可以查查流程。如果真的没时间,只需要查成绩;第二,我会主动反馈惩罚减半。因为我会查结果,任何工作失误我都会查出来,隐瞒问题只会让我承担更大的损失。所以员工往往会主动反馈工作失误,争取在我检查出来之前反馈问题,这是他感兴趣的。

其实我已经仔细想过了。如果员工主动反馈自己的工作失误,并且救济比例适当提高,比如主动反馈只承担三分之一或四分之一的惩罚标准,他们会更倾向于主动反馈而不是隐瞒自己的工作失误。当然,要有一个前提,就是你要经常检查结果。如果你不检查结果,你是不可能发现工作错误的。这种情况下,员工不可能主动反馈,因为他不主动反馈,你也找不到。在这种情况下,他没有动力给你反馈工作上的失误。

处罚标准的高低或者处罚的多少都会有一定的影响,但实际上即使不涉及物质或者金钱上的处罚,你给员工的负面反馈也会有一定的影响。当然,在处罚力度上还是有相当大的差异的。

一般来说,对于级别低的员工,最好采用现金惩罚的形式,因为他们对现金和金钱的关注度最高;对于级别较高的员工,可以采用绩效考核,隐性惩罚的效果会更好,既顾及了他的尊严,也给他面子。但是每个工作的绩效考核直接影响他的收入,他也会感到压力,会促使他提高工作质量,减少工作失误。

5.将工作中的错误添加到XX工作错误汇编中;

6.重新培训和评估员工对XX工作差错汇编的熟悉程度和执行情况。

二、“错误发生后解决”比“错误发生后未解决”好。

亡羊补牢,为时未晚,可惜的是,犯了错,却置之不理,只会让情况越来越糟。或许这就叫“千里之堤,溃于蚁穴”。真心可惜,真心可惜。

“错误发生后未能解决”表现在两个方面:

1,不分析错误原因。

没有对工作领域的深入分析,这是很可怕的。如果没有找到工作失误的源头,就不可能杜绝。

事实上,错误发生后,并不是错误责任人就能解决的,而是管理者和错误责任人要共同分析错误原因,不找到问题根源绝不放弃,不找到解决方案绝不放弃。

2、不处罚责任人。

错误发生后,不找到错误的责任人绝不罢休,不惩罚责任人绝不罢休。