仓库库存管理系统的管理流程

6.1.1定期库存

6.1.1.1月末库存

6.1.1.1仓库平均每两个月组织一次盘点，盘点时间一般在2月底；

6.1.1.1.2月末库存由仓库组织，财务部审核；

6.1.1.2年末库存

6.1.1.2.1仓库每年应进行一次盘点，盘点时间一般在年终假期前的淡季；

6.1.1.2.2年终盘点由仓库组织，财务部审核；

6.1.1.3定期盘点操作流程参照6.2-6.11执行；

6.1.2不定期库存

6.1.2.1不定期库存由仓库根据自身需要安排。库存流程参考6.2-6.11，可以灵活调整。

6.2盘点方法及注意事项

6.2.1存货以实盘形式进行，禁止目测、估数量；

6.2.2盘点时注意物料的摆放。盘点后需要对物料进行整理，保持原有或合理的摆放顺序；

6.2.3责任区内的所有物料需要按要求进行清点和记录；

6.2.4参照初次报价、再次报价、检查和审计的注意事项；

6.2.5在盘点过程中妥善保管“盘点表”，避免丢失造成严重后果；

6.3库存计划

6.3.1库存计划

6 . 3 . 1.65438+10月底盘点由仓库和财务部根据工作情况自发组织，年终盘点由总经理批准；

6.3.1.2需要在库存准备前一周制定“库存计划”。在计划中，具体的盘点时间、关仓时间、账户冻结时间、初始盘点时间、再盘点时间、人员安排与分工、相关部门的配合、注意事项等都需要详细计划。

时间表

6.3.2.1开盘时间:确定初步盘点结果数据；我们最初的报价时间计划在一天内完成；

6.3.2.2的恢复时间:验证初始结果数据的准确性；我们的复盘时间根据情况安排在第一天或第二天完成；

6.3.2.3审计时间:验证初盘和二盘数据的正确性；我司审核时间安排在初次报价和再次报价期间或再次报价后由仓库指定人员操作；

6.3.2.4审计时间:审计第一、二盘的库存数据，发现问题，纠正错误；我公司的审计时间取决于审计师的安排，可以在初次要约和再要约期间或之后进行，一般在再要约之后；

6.3.2.5盘点开始时间和盘点计划* * *时间根据当月销售情况和工作任务确定。总体原则是保证库存质量，不严重影响仓库正常工作任务；

6.3.3人员安排

6.3.3.1分工

6.3.3.1.1初始盘点员:负责盘点过程中物料的确认和盘点，正确记录盘点表，并将盘点数据记录在“库存数量”栏内；

6.3.3.1.2审核人:初次报价完成后，再报价人负责对初次报价人负责区域内的物料进行再报价。

在“重复磁盘数”一栏中记录正确的结果；

6.3.3.1.3复核员:复盘后，复核员负责对异常数量进行复核，并将复核数量记录在“复核数量”栏内；

6.3.3.1.4审核员:盘点期间或盘点后，由总经理、财务部、行政部指定的审核员、仓库管理员负责监督盘点过程，清点物料数量，或审核已清点的物料数量；

6.3.3.1.5数据录入员:负责将核对后的库存数据录入电子档案的“库存表”；

6.3.3.1.6根据上述人员分工设置和仓库需求分析库存区域，安排人员职责；

6.3.4相关部门的协调事宜

6.3.4.1在盘点前一周将《仓库盘点计划》发送给财务部、深圳QC小组、深圳采购小组、客服主管、EBAY销售主管、IT主管，并抄送总经理，说明相关盘点事宜；仓库盘点时禁止物料进出仓库；

6.3.4.2要求采购部在库存前三天要求供应商或档口提前将货物送到仓库收货，提前完成收货入库任务，避免影响正常发货；

6.3.4.3在盘点前三天通知QC部门，要求其在盘点前四小时完成检验任务，以便仓库及时完成物料入库任务；

6.3.4.4在盘点前与IT部门负责人沟通，预计最终盘点数据什么时候到，他会安排数据的盘点调整；

材料准备

6.3.5.1盘点前，需要准备好A4夹板、笔、透明胶、盘点托盘卡；

库存准备

6.3.6.1借出物资在盘点前一周收回，所有借出物资在盘点前一天收回，未收回的要求补充相关文件；因时间原因未收回或补充文件的，以借阅数量作为盘点，并在盘点单上注明，以借阅文件为依据；

在6.3.6.2盘点前，所有能入库的物资都要入库并入账，不能入库或不入账的要特别标注，表示不参与本次盘点；

6.3.6.3将对仓库中的所有材料进行分类并贴上标签，所有材料都要求在外箱上有相应的材料SKU和位置标签。同一存放位置的物料不能放在2米以外，同一货架的物料不能放在另一个货架上。

6.3.6.4仓库账户需要在库存前完全处理；

6.3.6.5的账目处理完毕后，需要制作“仓库盘点表”。表格格式请参考附件；并将完成的电子文件发送给相应的财务人员(单笔金额)；

在6.3.6.6，当库存计划时间只有一天时，需要先组织人员对库存物资进行初步盘点；

6.4盘点会议和培训

6.4.1仓库盘点前，需要组织盘点参与者进行盘点操作培训，包括盘点操作流程培训、以往盘点错误经验、盘点注意事项等。

6.4.2仓库盘点前，有必要组织相关参与人员召开会议，以落实盘点事宜，包括盘点人员及分工、异常事宜如何处理、时间安排等。

6.4.3盘点前按要求进行“模拟盘点”，模拟盘点的主要目的是让所有参与盘点的人员了解和掌握盘点的操作流程和细节，避免出错；

6.5盘点工作的奖惩

6.5.1盘点过程中应遵循“细心、负责、诚信”的原则；

6.5.2严禁在盘点过程中弄虚作假、虚报数据，因盘点粗心、字迹潦草、数据错误、盘点表丢失、随意换岗而导致漏盘、少盘、多盘；复检员不按要求复检初始盘的异常数据，“偷工减料”；未遵循库存操作流程(特殊情况需领导批准)；

6.5.3参照《仓库管理及奖惩制度》对盘点过程中表现特别好和特别差的人员进行考核；

6.5.4仓库根据最终“库存差异表”中的数据和原因对相关责任人进行考核；

6.6库存操作流程

6.6.1预初始库存

6.6.1.1由于时间安排的原因，如果总库存只有一天或者时间很紧，可以安排适当的人员在初次盘点前对库存物料进行盘点；

6.6.1.2初始盘前盘点的操作方法及注意事项。

6.6.1.2.1最大限度保证库存数量的准确性；

6.6.1.2.2盘点完毕后，用胶带封住外箱口，并要求在外箱上粘贴盘点卡；

6.6.1.2.3已清点封存的物料需要提货时，必须如实记录出库信息；

6.6.1.2.3顺便提一下，盘点时，将物料放在相应物料件箱附近的箱子里，距离不得超过两米；

6.6.2.3预盘点操作流程

6.6.2.3.1准备相关作业文具及「盘点卡」；

6.6.2.3.2按顺序清点货架上的盒装(袋装，以下简称盒装)物料；

6.6.2.3.3如果发现装箱物料对应的部品箱中的物料不足以在盘点前发货，可根据经验在部品箱中放入一定量(足够库存前发货)；一般取出后最好保证盒内材料数量为“整十”或“整五”；

6.6.2.3.4清点后，在盘点卡上记录SKU、地点、盘点日期、盘点数量并确认签名；

6.6.2.3.5将填好的“盘点卡”贴在或钉在外盒上；

6.6.2.3.6最后，将清点好的材料密封；

6.6.2.3.7将清点好的装箱物料放在相应的物料件箱附近，距离不得超过两米；

6.6.2.3.7按照上述流程完成所有盒装和袋装物料的盘点；

6.6.2.4初始库存前盘点物料的进出流程。

6.6.2.4.1如果备件箱内的物料在库存前全部发货，则可以打开箱内已清点的物料；

6.6.2.4.2打开盒装物料后，根据经验取出一定量放入备件箱内(库存前足够发货)。一般取出后最好保证盒装材料的数量为“整十”或“整五”；

6.6.2.4.3取出物料后，在贴在外箱上的“库存卡”上记录发货日期和数量，并签名；

最后，密封外盒；

初始报价

初始方法和注意事项

6.6.2.1.1只负责“盘点计划”中指定区域的期初盘点工作，其他区域不负责期初盘点流程；

6.6.2.1.2盘点应按存放顺序和先清点备件箱内物料再清点箱内物料的方法依次进行。不允许同时清点备件箱和箱内的材料。

6.6.2.1.3责任区所有物料必须清点；

6.6.2.1.4在初始盘点时，需要注意库存数据错误的以下原因:物料存储错误、物料标签SKU错误、物料混装等。

6.6.2.2初始操作流程

6.6.2.2.1初始卖方准备相关文具及资料(A4夹板、笔、盘点表)；

6.6.2.2.2根据盘点计划的安排，对责任区域进行盘点；

6.6.2.2.3按照零件箱的存放顺序对装箱的材料进行盘点；

6.6.2.2.4箱内物料点数量确定后，根据位置和SKU在“盘点表”中找出相应的物料行，并将库存数量记录在表中“零件箱库存数量”栏内；

6.6.2.2.5按照此方法和流程，完成所有零件箱中的材料；

6.6.2.2.6继续清点装在箱子里的材料，也按箱子摆放的顺序清点；

6.6.2.2.7在此之前，如果安排了“预盘点”，只需根据物料外箱上“盘点卡”上的标签确定正确的SKU和位置信息，并与盘点表上的SKU和位置信息对应，同时在“盘点卡”上“每箱库存数量”对应栏中填入数字即可。

6.6.2.2.8若之前未安排“预初盘点”，或发现异常情况(如外箱未开封、外箱破裂或其他异常情况)，需清点箱内物料；点数确认无误后，根据外箱“盘点卡”上的信息，在相应盘点表的“每箱盘点数量”一栏中填入数字；

6.6.2.2.9按照上述方法和流程，完成责任区域内整个货架物料的盘点；

6.6.2.2.10初始库存完成后，根据记录的异常库存差异数据对物料进行再次盘点，确保初始库存数据的正确性；

6.6.2.2.11盘点过程中，如果不能正确判断或解决异常问题，可以找“审核人”处理。在初始盘点时，需要注意以下导致盘点数据错误的原因:物料存储错误、物料标签SKU错误、物料混装等。

6.6.2.2.12初盘点完成后，初盘点人应在“初盘点单”上签字确认，签字后将初盘点单复印件交仓库管理员存档，原件交给指定的复盘点人进行复盘点；

6.6.2.2.13如果发现货架物料不在盘点表中，但属于货架物料，也需要盘点并记录在盘点表的相应栏目中；

6.6.2.2.14特殊区域的物料(无定位标记的物料、无归位的物料)的盘点由指定人员进行；

6.6.2.2.15初始盘点完成后，需要检查箱内包装的物料是否全部清点完毕，箱上的盘点卡是否有表明记录库存数据的盘点标志。

重新报价

6.6.3.1重新报价注意事项

6.6.3.1.1需要找到以下错误原因:物料存储错误、物料标签SKU错误、物料混装等。

6.6.3.1.2如果重复报价有问题，需要找初始报价人确认数量；

6.6.3.2重新开业运营流程

6.6.3.2.1退货员分析“初始盘点表”，快速制定盘点对策，按照先盘点差异大，后盘点差异小，再随机选取无差异物料的方法进行再盘点工作；首次要约结束后可安排复牌，根据情况复牌完成后可安排再次复牌；

6.6.3.2.2重复盘点时，按照初始盘点的操作方法和流程，再次对异常数据物料进行盘点。如果确定初始库存的库存数量正确，则库存表中的“库存数量”不需要填写数量；如果确定初始库存数量有误，则在盘点表的“重复库存数量”中填写正确的数量；

6.6.6.2.3需要重新统计初始磁盘的所有差异数据；

6.6.6.2.4复盘时需要重点查找以下错误原因:物料存放错误、物料标签SKU错误、物料混装等。

6.6.6.2.5重新盘点后，如与初始盘点数据有差异，需找初始盘点人当面核实。核实后，在“重新盘点数量”一栏填写正确的数量，如果之前已经填写过，则进行修改；

6.6.6.2.6与初始卖方核对数量后，将初始卖方的盘点错误数记录在“盘点表”的“初始盘错误数”中；

6.6.6.2.7替换者不需要找出材料库存数据差异的原因。如果明确没有错误，他可以在盘点表的备注栏写下错误原因。

6.6.6.2.8必须检查所有装箱的材料是否已经清点，是否已经标记。

6.6.6.2.8完成所有流程后，双人柜台应在“盘点单”上签字，并交给相应的“审核人”；

检查

审计注意事项

6.6.4.1.1最需要检查的是最终确定材料差异以及差异的原因；

6.6.4.1.2如果存在较大问题，不仅仅是基于经验和主观判断，还需要通过初始报价或重新报价来确定；

6.6.4.2审计操作流程

6.6.4.2.1审核人对复盘后的盘点表数据进行分析，确定审核的重点、方向和范围，按照盘点数据先大后小的方法进行审核；审计可安排在首次报价或第二次报价期间或之后；

6.6.4.2.2审核人根据初始盘点和重复盘点的盘点方法对物料异常进行检查，并将正确的审核数据填写在“盘点表”的“检查数量”栏中；

6.6.4.2.3确定最终的物料盘点差异后，需要进一步找出错误的原因，并写在盘点表的相应位置；

6.6.4.2.4按上述流程完成审核工作，并将重复错误数记录在“盘点表”中；

6.6.4.2.5审核完成后，审核人应在“盘点单”上签字，并提交给仓库管理员，由仓库管理员安排“盘点数据记录员”录入数据；

审计

审计预防措施

6.6.5.1仓库指定人员应积极配合审核；

“审核员”在6.6.5.2统计的最终数据只有在仓库“审核员”和“复核员”签字后才有效；

6.6.5.2审计操作流程

6.6.5.2.1审计操作分为仓库审计和财务行政审计，操作流程基本相同；

6.6.5.2.2审核员利用仓库事先准备好的电子文件盘点表，按照随机抽样或重点抽样的原则进行筛选，制作“审核盘点表”；

6.6.5.2.3根据需要在仓库内进行初盘点、复盘点和审核时或之后进行审核(具体时间见“仓库盘点计划”)；

6.6.5.2.4审核员可先自行抽查，合理安排时间，在自行盘点完成后，要求仓库安排人员(一般为审核员)配合盘点数据核查；每次核对正确完成后，在“审核盘点单”的“审核数量”栏填写正确的数据；

6.6.5.2.5审核人员和仓库人员核对确认库存数据后，在“审核库存表”相应位置签字，并抄送仓库审核人员，由仓库审核人员负责核对；核实后，审核员和监查员应共同在“审核盘点单”上签字；如果是审核员配合审核员的抽查，审核员可以将审核数据作为最终的存货数据，无需重新核对，但数据差异的原因需要继续说明；

6.6.6库存数据录入和库存错误统计

6.6.6.1仓库管理员审核后的盘点表，由仓库盘点数据录入员录入电子盘点表，所有数据，包括初盘点、复盘、复核、审核的所有正确数据，在录入前手工汇总在盘点表的“最终正确数据”中；

6.6.6.2仓库盘点员录入的数据以盘点表中“最终正确数据”为准录入电子档盘点表，并录入盘点差异原因；

6.6.6.3输入工作应认真仔细，保证不出错，输入过程中发现的问题应由相应人员及时解决。

6.6.6.4的录入完成后，需要反复检查三次。确认无误后，将电子文件《盘点单》电邮至总经理审核，并抄送财务部、深圳采购团队、客服主管、it部门主管；

6.9最终盘点表审核

6.9.1仓库应确认并找出库存差异的原因。

6.9.1.1由于我司物流系统的原因，仓库确定的最终盘点表在库存数据调整前一般没有足够的时间进行核对，只能将“库存差异表”发送给IT部门进行调整后再核对原因不明的库存差异物料；在库存差异物料较少的情况下(库存差异表可先发给采购，不影响采购发货)，需查明全部原因，经总经理审核后再进行调整；

6.9.1.2库存差异数据调整后，仓库将继续根据差异数据检查差异原因，需要确保差异原因全部查清。

6.9.1.3找出所有差异原因后，审核人将在电子文件盘点表中更新差异原因，并提交仓库管理员审核。仓库管理员将物料金额纳入核算，最后将“库存差异表(含物料和金额差异)”提交总经理审核签字；

6.9.1.4仓库根据库存差异考核责任人；

6.9.1.5仓库将库存差异表归档；

财务确认

6.9.2.1仓库盘点完成后，财务稽核人员应在仓库盘点表的相应位置签字，并根据稽核情况注明“稽核材料抽样率”、“稽核抽样金额比例”、“稽核抽样存货差错率”；

总经理6.9.2.2审核后,“存货差异表”由财务部存档；

总经理的审核

6.10库存数据修正

6.10.1总经理书面或口头同意调整“盘点表”差异数据后，IT部负责根据仓库发来的电子文件“盘点表”调整差异数据；

6.10.2 IT部门调整差异数据后，形成“库存差异表”，通过邮件发送给财务部、深圳采购组、仓库组、客服主管、总经理；

6.11库存汇总和报告

6.11.1汇总盘点过程中的各种情况，特别是盘点差异的原因，写成“盘点总结与报告”；送总经理审核，抄送财务部；

6.11.2库存汇总报表需要说明以下事项:

本次盘点的结果、初次盘点、再次盘点、盘点差异的原因分析以及今后的改进措施；

7.0表格

7.1库存表

7.2审核库存表

7.3库存差异表