如何选择会议活动的策划场地
1，做一个选项列表。
必须列一份会议地点清单，清单上要注明会议所需的所有重要条件。如果榜单设计合理，说明酒店的条件好坏，会大大方便各个地方的比较和选择。
2、选择合适的场地类型
选择合适的会议地点必须根据当地可利用的会议资源、会议程序、预期的与会人数、与会者的背景以及与会者最重要的会议目的、目标和偏好。
3.会议类型和地点的匹配
举办培训活动的最佳环境是能够提供专业人员和设施的成人教育场所。
研发会议需要一个有利于沉思和启发的环境。
重大的奖励表彰会议一定要有档次，要有吸引力，会议的目的是奖励表现突出的。
展销会和新品展，需要选择有展厅的地方，还要求到会场所在的几个城市的交通必须方便。
4.会议场地的租赁价格
在所有条件满足会议需求后，价格往往起决定性作用，但在会议场地的租赁上。一定要注意价格的类别和单位。基于现场的定价和基于日的定价有本质区别。一般一个会议定在4个小时。大约半天。有些酒店是按一天三场计算的。所以需要明确酒店的场地计价单位。一天的计算包括上午、下午和晚上。计价单位明确后，那就是场馆供应商给的施工时间。安排一次会议需要时间。安排时间是否自由，费用多少？所以，只有综合比较所有情况下的价格，才是最终可以比较的价格。
租赁会议场地应注意的事项
敲定会议场地后签合同。签合同也是一门学问。一定要把之前确认的所有项目和价格说清楚，白纸黑字写下来。记下结算账号、结算方式和结算币种。包括酒店承诺的服务和会场免费配套设施。当然，大型会议最好注明某一级谁负责，以免会议过程中出现问题，找不到对接的人。
会场布置方案
1、基础设施布置
(1)平台:高度适中，通往平台的走道有照明。平台中央要有要召开会议的名称和会议中心或会议酒店的名称。
(2)麦克风:麦克风提前调好，音量不易过大。
(3)写字板和自来水笔。
(4)视听设备:电脑、投影仪、录像机、屏幕、音响设备、激光笔、免费邮件服务、DVD空调、灯光等。
(5)照明:照度均匀，照明柔和稳定，易于控制和调节。
(6)音频:包括调音台和会议麦克风。
(7)会议视频系统:录像机、投影仪、幻灯机、视频特技机、摄像机等主要设备，以及视频切换器、视频分配器、标准转换器等辅助设备。
(8)同步传输和投票系统。
2、会场布置
(1)场馆布局的基本原则:
切中要害:根据会议的性质，在布置会场时要注意突出会议的主题和目的。比如党代表会议的会场，要求简洁、庄重、大方。
正规:任何场地布置都要有序、整洁、有条理。
简单:从会议的实际效果和自身的经济能力出发，以最低的成本创造最大的经济效益。
实用性:会场布置应符合会议所需的功能。
和谐:场地的色彩和场地元素的大小要协调。
(2)场馆布局的基本模式
剧院(礼堂)式:适合人数较多的大型会议，如新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。
办公桌风格:适合论坛、新闻发布会、研讨会、培训等。这种风格便于听众记笔记。
空心圆(正方形或多边形)型:适用于地位等级相近的小型会议，如会议、研讨会等。
u型或马蹄形:适合小型培训会议。
围桌:适合中式宴会，如答谢会、招待会、茶话会等。