秘书日常工作的会议流程
日常工作会议的主要流程:
会后工作。提出了会议期间工作中应注意的几个问题。详情请看这篇文章。
1.会议文件和资料的归档
1)收集和整理会议文件
(1)确定会议文件的收集范围。
(2)选择收集会议文件的渠道。
(3)采用不同的方法收集文献。
2)会议文件的归档
会议过程中的一套材料，包括通知、领导的报告和讲话、会议纪要或纪要、会议简报、会议报告等。，被分类归档。
2.会议经费结算
(1)收款方式和时机。有些会议，代表们要向组织者支付一些必要的费用(如信息费、培训费、住宿费、餐饮费等。).
①收费标准和方式应在会议通知或预约单中详细说明。
②支付方式(如现金、支票、信用卡等。)提供给参与者。
(3)刷卡消费的，要问清姓名、卡号、有效期。
(4)开具发票的工作人员应事先与财务部门确定正确的开票程序，不能出错。如果有些项目不能正式开具发票，他们应该与会议代表协商，并出具收据或证明。
(2)订购各种设备和享受服务时，要掌握付款的方式和时间。
3.安排参与者回国
情况
天地公司邀请全国各地的客户到新疆乌鲁木齐参加风云公司新开发的一系列化妆品的洽谈订货会。秘书楚萌负责安排参会人员的返程工作。楚梦想先解决附近参与者容易订到的车票问题，再慢慢解决北京等较远地方难以解决的车票预订问题，而她想当然地认为她要做的就是尽可能给大家订到火车硬卧车票。因此，一些代表对主办方非常不满，因为他们不能及时获得回程汽车和机票。一些代表拿到票后，要求更换或退款。结果大家不欢而散，使洽谈订货会的成果大打折扣。
分析
会议结束并不意味着会议工作结束。有外部参会人员的会议，应根据会议时长和外部参会人数，尽早安排参会人员返回。做好参与者的回访工作，主要包括以下两点。
1.提前做好参会人员的门票登记和预订工作。
(1)外方参会人员的行程应根据会期长短、外方参会人数、人员返回等实际情况尽早安排。
(2)要提前了解外地参会人员对时间安排和交通的要求，尊重他们的意愿。
(3)一般情况下，需要按照由远及近的顺序安排回程机票和船票的预订。要掌握车辆的航班和行程，尽快与民航、铁路、公路、港口等部门沟通，提前订好飞机、火车、汽车、轮船票。
(4)当时要编制好参会人员的出发时间表，安排好为参会人员送行的车辆，把外地的人送到机场、车站、港口，等他们乘坐的车辆离开后再返回。必要时，还应安排有关领导同志为与会人员送行。
2.帮助参与者提前准备返程。
(1)提醒参会人员及时归还从主办方或会议驻地单位借用的各类物品。
(2)提醒参会人员及时与会务组结清各种账目，并准备好发票和收据。
(3)帮助参与者检查和清理房间，避免遗忘各种物品。
(4)准备一些装材料的塑料袋和捆绑东西的绳子，以备急用。
(5)帮助一些参与者检查大件物品。
4.会议摘要
总结工作要以科学的绩效评价标准为指导。绩效评价标准是指评价会议人员绩效的数量和质量的标准，应当是完整的、协调的、比例的。
(1)会议工作总结应根据岗位责任制和工作分配的内容逐一检查。总结工作的方法如下。
①检查会议目标的实现情况。
(2)检查各组分工的落实情况。
③员工自我总结与集体总结相结合。
④总结经验，激励下属，提高工作水平。
(2)决定会议有效性的主要因素如下。
(1)是否有必要召开会议。
(2)会议是否准备充分。
③议程是否科学合理。
(4)主持人的能力水平。
⑤是否严格控制会议人数。
⑥参与人数是否达到有效交流信息和形成有效决议的最低限度。
会议流程和服务安排
一.会前准备
1.办公室工作人员接到会议通知后，首先要询问会议的服务要求，然后将具体安排传达给会务人员，会务人员将做好会前准备工作，了解参会人员的相关信息，进行会议登记，保持良好的信息沟通，促进会议顺利进行。
2.确定会议参加人数，根据参会人员情况和会议规格调整会场，认真检查会场设施。
3.起草会议议程，经上级领导批准后，分发给所有与会人员。会议议程是对会议内容的总体安排，应涵盖主题、时间、地点、参加人员、议程安排等具体事项，并应在会前传达给与会人员。
4、合理安排相关会议工作人员，工作人员应做到以下几点:
(1) gfd
(1)着装统一整齐，不穿拖鞋、钉鞋。
(2)接待人员短发不蒙眼，长发梳成马尾或发髻。要求化淡妆，不浓妆，不戴首饰。
(3)坐、站的姿势标准端庄，双腿不交叉。
(2)语言
(1)语调温和友好，音量适中，采用标准普通话。
(2)语言文明礼貌，适时使用“你好”、“请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
(3)主动与客户打招呼，不得粗心大意、出言不逊、大声喧哗。
(3)态度
(1)敬业，勤奋，快乐，有活力，有礼貌。
(2)微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
(3)工作失误要及时纠正，当面道歉。
(4)礼貌克制地解释问题。
(4)纪律
(1)会议服务前不要吃有臭味的食物。
(2)会议期间不要使用电话。
(3)礼拜时不要打哈欠、打喷嚏或挖耳朵和鼻子。
(4)严格遵守职业道德。
5.办公室应在会议前一天以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议时间、地点及其他具体注意事项。
6.对于重要会议的召开，应提前做好必要的预演工作。会议期间的发言和电子演示文稿要统一规范，要测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
7.会场承办的水果、饮料的购买要在前一天准备好，根据参会人数和会议规格合理购买；如果会后有安排宴会的要求，要确定宴会时间，选择宴会地点，根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会所需的饮料也要提前预订。
8.参照参会人员名单做名牌。名牌印在红纸上，分别注明单位名称、姓名、职务。注意文字大小合适，清晰易读。剪纸规格为8.5*15.11cm，放置两个三角形的品牌架。
9.会场的座位安排要有轻重缓急，尤其是有贵宾出席的会议。座位数要根据到场人数摆放，多留两到四个座位。
10，会议工作人员安排会场:
(1)检查会议室的卫生状况(桌面、桌洞、椅子、地板、地毯、杯子、水壶等。)保证会议室整洁，会议用品干净。根据参会人数，设置主席台、桌椅、横幅(标识)、桌卡、花草、签到台、标牌、果盘、笔、笔记本、会议议程等会议所需文件。
(2)用拉线保证桌椅杯子等会议用品摆放整齐。摆放鲜花时，比如椭圆形长桌中间的空地，会议室的角落，另外，会议桌上的花束也可以定制，但大小要把握好，不要太大也不要太高，花的颜色可以根据会议的主题而定。
(3)根据会议议程，合理安排座位，座位卡，发言人，领导发言顺序，其他会议事项，是否需要音乐，是否需要投影仪等。，及时核对，确保所需物品齐全，做好会前准备工作。
(4)根据音箱的位置摆放麦克风，调试(麦克风的位置，效果，接口等。)确保麦克风和音量正常。如需音乐，应提前领航，保证正常播放；如需使用投影仪，将根据会议实际需要确定投影仪和幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试备用话筒，以防会议期间话筒出现紧急情况，并及时更换。
(5)会议所需的备件应按以下要求放置:
座位牌放在座位正前方，杯垫和水杯放在右手前方(杯柄向右旋转45度)，消毒湿巾放在水杯附近(可选)，水果或瓶装纯净水可以放在左手前方(以防领导不喝茶)，笔记本、会议议程、会议资料等与会议有关的纸质文件放在中间，签字笔放在文件右侧。其他物品，如激光笔、可拆卸纸巾等，可以随意放置。注意桌面的整齐划一，不要过于拥挤凌乱。
具体细节:
1茶杯:茶杯定位。用拇指和食指握住杯柄。杯柄要和椅子右侧的扶手对齐，成一条直线放置。杯盖上的花与杯柄垂直，杯上的标记要对准客人，摆放均匀。
②杯垫和玻璃杯:拇指和食指拿起杯垫，放在茶杯左侧。杯垫上两瓣之间的夹角对准客人，距离茶杯约1CM。用手指捏住杯子底部，放在杯垫上。不要用手指触摸杯壁。杯底的图案要对准有竖条纹的客人。
③矿泉水:摆放时，拇指和食指捏住矿泉水的两个红色标签，放在杯子的左侧，离旁边的玻璃杯一个手指距离，汉字标志面向准客人。
④毛巾架:毛巾架垂直放置在杯子和玻璃杯中间前方约2CM处。⑤笔记本、会议资料等文件:将桌子外缘与椅子中心对齐。⑥钢笔:放在笔记本和会议资料的右侧，注意钢笔标志朝上放置。
11.会议开始前一小时要准备充足的热水，会议期间倒水壶要一直保持满的状态，为及时加水做准备。
12，检查准备工作
会议工作人员应提前一小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位。所有物品摆放完毕后，检查桌子两侧的杯子、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如果没有调整好在一条直线上)，检查所有物品是否符合摆放要求(如果不符合，按照摆放标准摆放)。打开电子设备，打开照明和通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。
13，准备工作完成后
会场外应有参会人员签到台，签到台应设在入场通道明显的地方。如果参会人员涉及公司外部人员，可根据具体需要在签到台展示“请给名片”牌子。然后，会议开始前15分钟，站在会议室门的两侧，双手自然叠放在腹部前，对与会人员微笑。主动拉开会议室门外2米处的门，供参会人员进入，并根据不同身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好)。
第二，会议期间
1.会议开始后，工作人员迅速倒茶。如果需要毛巾，工作人员要先准备好毛巾(放毛巾的时候注意用夹子，不要直接用手拿)，然后倒茶。
第一次倒茶后，大约15分钟再倒水，以后每隔15分钟或20分钟再倒水。如果客人的杯子里有茶，你要征求客人的意见，礼貌地低声说:“请问，你需要加水吗？”或者做个手势，也是在主人同意的情况下才能做的。根据实际情况(龙头杯中的水量)，可以灵活掌握倒杯时间。倒水时，右手拿热水瓶，左手小指和无名指拿起杯盖，拇指、食指和中指握住杯柄，提起杯子，侧身，慢慢将水倒在领导身后，放回原处。所有动作都应在游客的右手边完成。
通常，会议室里不允许吸烟。如遇特殊情况，应放置烟灰缸。烟灰缸内烟头不超过三个应及时更换。会议室使用托盘服务。
2、声控室内的工作人员随时注意声音监测，及时发现问题，并迅速解决。(及时检查麦克风、混音器、功放、协调器、音响等设备的连接)。
3.根据会议议程，及时注意下一位发言人的麦克风开关和位置。如果话筒突然出问题，赶紧更换备用话筒。
4、开会时要注意观察主席台，意识到领导是否需要帮助，及时询问。
5.如果在会议期间使用国歌和国际歌，所有工作人员在演奏期间应站立并注意，不允许随意走动。
6.在会议过程中，如果与会者有特殊要求，应尽力解决。如果他们不能及时解决，请稍等片刻，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。
7.会议休息期间，工作人员要尽快布置好会场，补充和更换各种用品。
8.会议期间，工作人员不得随便进出会场。他们应该保持会场的秩序，以便会议能够在安静的环境中顺利进行。
第三，会议结束阶段
1.会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站在两侧，礼貌地相互问候，微笑点头，并说“保重，再见”。
2.会后及时清理场地。检查与会者是否有遗留物品。如发现任何物品，应迅速记录并及时归还。
3、会后严格做到_ _，工作人员不得询问、讨论、传播会议内容，不得将无关人员带入会议室。
4.如果单位外的参会人员愿意到单位环境参观，工作人员应在不影响单位正常办公的情况下做好引导和陪同工作。
5.配合摄影师，组织参与者在指定地点合影留念。如会后安排宴请，应提前与酒店工作人员确定到达时间，并告知参会人员，陪同接待。
6.组织场馆的后期整理和清洁。与会人员使用的茶杯、毛巾等物品要分别清洗消毒，桌椅要擦拭干净，摆放整齐，以备下次开会使用，地面、地毯要打扫干净。(如果会议室超过两天没有使用，就要及时检查会议用品的干净程度和桌椅的整洁程度，确保会议室随时可以使用。)
7.关闭所有电气设备、麦克风、空调等。，拿会议室钥匙安检，离开会场。在会议室注意锁好身后的门，防止出现没人开门的现象。
四。会后服务概述
每次会议服务结束后，办公室工作人员要收集整理整个会议的发言内容、照片、影像等资料，以备日后纪念或宣传。同时，针对每次会议中出现的问题和情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优缺点，不断进行修正和改进。
会议中心日常工作程序:早班工作安排(工作时间:08: 00 ~ 17: 00)
一、班前:(07: 50 ~ 08: 00)
1.打开每个会议室的门，检查每个会议室的设施设备是否能正常运行。如:照明和空调。
班前例会:1。检查本班员工的gfd，符合酒店标准。
描述当天会议室的预订情况和基本要求。
2.安排早班的任务。员工了解自己的工作后，
进入他负责的岗位。
检查茶水间的物品(08: 00 ~ 08: 15)
1.热水和热毛巾是否充足。
2.检查托盘、茶壶、工作车等所需物品是否足够。
3.检查车间电梯是否正常工作。大厅检查(08: 00 ~ 08: 15)
1.检查电梯、灯、空调和其他设备是否在运行。如有损坏，立即通知相关部门维修。
2.检查地面卫生是否干净无积水。
3.检查标牌、电视、休息室茶几、沙发等环境卫生是否干净规范。
4.检查绿化是否有枯叶和鲜艳的颜色。
5.会议中心大门外的卫生状况，横幅是否悬挂正确。
现场检查(08: 00 ~ 08: 15)
1.确保场地整体整洁，符合卫生标准，无污垢、杂物、异味，桌布、用具干净、完好、规范。
2.按照EO清单的要求逐一检查会场的布置要求:横幅悬挂是否规范，字体、间距、高度是否清晰无错别字。
3.确认桌型是否正确，有无变化，台布颜色和铺设是否规范。
4.椅子要摆放整齐，数量要和要求的数量一致。
5.主席台、名片、主席台、主席台花等。应该一个一个检查，不能有任何遗漏。
6.桌面物品以标准化和统一的方式放置。
7.会议期间应完好使用植物、签到台、音响设备、空调、投影、照明等设备。
营业时间(08: 30 ~ 11: 30)
1.在会场入口处迎接来宾。
2.帮助客人保管他们的衣服
3.引导来宾进入会场。如果客人携带的物资较多，要主动帮客人拿起，并帮客人摆放到位。
4.给客人泡茶(茶七成满)，放毛巾。
5.会议服务、茶点服务、休息服务等。
11:30~13:30
1.夜班交接，代饭。
2.会后恢复
3.退房服务、会议等。
(现场检查)
14:00~17:00
1.下午的会议将会举行。
2.会议服务。
17: 30 ~下班
1.下班后总结会。
2.把垃圾倒进垃圾桶
2.工作交接。
夜班工作安排(工作时间:11:00 ~ 19:30)(11:00 ~ 17:30)
1.班前例会
2.交班，代替早班吃饭
3.检查日常耗材是否足够。
4.安排会议室的布置和卫生。
5.发送和收集亚麻布
6.了解明天的会议，根据顺序安排会场。
7.根据消耗品的使用情况，获取货物。
8.观看会议服务
8.接早班，做完。
(17:30~19:30)
1.互相代餐。
2.会后，带领客人出去。
3.收拾整理会场。
4.收拾收拾餐具室。
5.检查场馆内所有潜在的安全隐患。
6.关闭电灯、空调和其他电源、门窗，并上锁。
7.下班后总结会议，记下交接。
8.再次检查会议中心的所有位置。
9.向上级汇报所有工作已经检查完毕。
10.把钥匙移到前台。