如何提高公文写作水平

(1)定义

公文是在公务活动中形成和使用的书面材料，是方针、政策、法律法规、政令、信息和情况的执行者和载体，是机关实施管理的基本手段和重要工具，在发布命令、通报信息、沟通信息等方面发挥着重要作用。公文贯穿机关管理的始终。我们需要向上级汇报情况，需要写成文件；我们要给乡镇安排什么工作，提出什么工作要求，需要写成正式文件备查备份，便于基层按规定执行；我们应该把决定通知公众，并把它作为正式文件印发。因此，公文写作与每个机关的工作人员息息相关。可以说，具备较强的公文写作能力是每个机关工作人员的基本素质要求。目前，各级各部门都非常缺乏优秀的秘书人员。很多年轻人因为文字功底好，被选拔到市县党委和政府机关工作，改变了他们的生活环境和生活状况。一些机构还担心没有选择合适的秘书人员。可见，重视和加强公文写作对年轻人的作用更为积极。

(2)分类

1，按行文机关类型分:党的机关、行政机关、司法机关、军事机关、企事业单位、社会团体的公文。今天重点是行政机关的公文。

2.按书写方向分为上行文档、并行文档和下行文档。起草公文之前，一定要搞清楚写作的方向，才能确定语言、内容、措辞。

3.按密级分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部资料和普通公文五种。在起草或管理公文时，一定要按照公文的密级进行处理，涉及秘密问题的不能泄密。

4.根据紧急程度，公文分为五种:专项公文、紧急公文、紧急公文、普通公文。后面我给你讲讲紧急公文的处理。

5.按使用范围分:一般公文和特殊公文。决定、通知、通报、报告、请示、答复、意见、信函、会议纪要都是常见的正式文件；司法文书、经济文书、任免文书、议案、建议等。是特殊文件。我今天说的主要是一般的公文。

6.根据规范程度和发布程序以及行政约束力的强弱，分为规范性文件和非规范性文件。

规范性公文13种:命令、决定、公告、通知、通告、议案、报告、请示、答复、意见、函件、会议纪要。

非规范性文件:规范性文件以外的文件。常用的不规范的一般公文有调研报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话、简报资料、信函、通知、文章、表格、大事记等。

(3)机关正式文件的要素

机关公文由字首、份数、密级、紧急程度、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、签发机关签名、行文日期、印章、印刷和传达范围、主题词、抄送机关和印刷版本组成。

(4)文档处理包括哪些工作？

公文处理包括一系列有序的工作，包括起草、处理、管理和归档。

二、* * *公文写作的要求

公文不同于其他书面作品，其写作、制作和处理必须按照固有的规定和特定的文体、格式进行。

(一)确定语言

这是写公文首先要明确的。在写正式文件之前，我们要搞清楚这个文件有什么功能或者应该发挥什么功能，我们是在什么背景下写这个文件的。根据写作的背景、目的和目标(为什么要写这个文件；写这个文件的目的是什么，是布置工作，通报情况，还是解决疑难问题；文件是写给哪个部门的，是向上、平行还是向下)，确定采用哪种语言。一般来说:

1.需要对重要事项或者重大行动作出部署，奖惩有关单位和人员，改变或者撤销下级机关作出的不适当的决定，选择决定的语言。比如，党中央决定在全党(特别是党员领导干部中)开展讲政治、讲廉洁、讲团结的“三讲”活动，这是党的建设的大事，所以用它来决定语言；在每年年初的农村工作会议和计划生育工作会议上，县政府都要下发《关于履行* *农村工作(人口和计划生育工作)责任制的决定》，这是一个奖惩决定。

2、向社会公众或一般行政相对人公布重要事项或决定，适用公告。比如在县城禁行三轮车，或者在城市单双号运营三轮车，涉及广大三轮车从业者的切身利益，就要提前通过各种方式发布公告，告知社会各界。联合执法队，建设局，交警大队。公布停水停电等社会各相关部门应当遵守或知晓的事项是合适的。

3.当我们要把上级的文件转给下级执行，或者要求下级从哪些方面做好工作时，我们一般会发出通知。

4.向上级汇报、反映情况、回答上级询问时，选择汇报语言，如工作汇报、情况汇报等。(其中政府工作报告是有具体内容的语言，政府工作报告是政府向同级人民代表大会或人大常委会报告工作)。

5、向上级部门反映和请求帮助解决困难和问题，选择“请求”。

6、答复下级机关的请求，用“批复”。

7、我们要对一项重要工作或一个重要问题提出意见和解决方案，一般选择“意见”。

8.函件一般用于无隶属关系的机关之间，即没有直接行政关系的机关之间，如绥江县和三峡公司，以及与财政、审计、国土等市政府部门之间讨论、询问或回答问题。

9.明确会议形式决定的事项，记录会议精神，精选会议纪要。

10，还有一种命令的语言，主要适用于公布行政法规和规章(如主席令、国务院令)以及根据有关法律宣布实施重大行政强制措施(如通缉令)。这些法规和规章的制定只能由省级以上国家机关制定和通过。因此，在市县两级，一般不涉及命令的语言。

以上是大原则，具体语言要根据具体情况而定。

(二)标准化写作

公文写作要做到“七个规范”；

1，主题规范。主题是这篇文章的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题提炼的标准是要集中、单一、暴露明确。要求一文一物一个主题，主题鲜明突出。你所主张的和你所反对的应该是明确而直接的，而不是含糊不清的。

2、使用材料规格。公文的选择标准必须真实典型，清新有力。所谓真理，就是实际存在的、反映当前事物本质规律的真理。我们在分析问题时，所列举的现象不是虚假的、人为的，也不是偶然的、个别的现象。所谓典型，就是既有性格特征，又有* * *性特征。新鲜有力，就是我们列举分析的问题，提出的方法必须符合当前的实际，必须有说服力。不能光说今年的工作，还要拿去年前年的数据和一成不变的措施，因为事物总是在发展变化的，尤其是在这个信息飞速发展，人们的民主法制意识普遍快速提高的时代。如果你总是一成不变，不上进，不思考，不做研究，不写公文，不安排工作(其实写公文也是安排工作的一种方式)，你是做不到“是”的，公文的选择标准和文学作品不一样。公文强调真实性，抓住最基本、最真实的材料，拒绝想象(合理的推测是可以的)，想象是文学作品的核心和灵魂。

3、文章格式规范。公文的一般结构格式为:公文标题-主送机关-正文-结束-撰写时间。为了让大家更容易理解，我把公文格式的内容分为书写格式和打印格式两个方面。这里主要说一下公文的写作格式，包括标题、正文、结尾三个部分。

(1)标题:公文标题一般由签发机关+事由+语言写成。

比如，县国土局要给市国土局写一份请求帮助解决地质灾害防治经费的请示，题目是《关于绥江县国土局帮助解决地质灾害防治经费的请示》；栗子乡人民政府要向县政府上报一份煤矿安全事故调查报告，标题会写成《栗子乡人民政府关于* *煤矿安全事故的调查报告》。

(2)主送机关的写法:一是只写接收机关的名称，不写领导的个人姓名(领导特别要求的除外)；二是只能写一个主送机关，如市委、市政府，其他需要送达的接收机关抄送(因为调查报告是可读文件，接收单位不是特别确定，除主送机关外，主送机关可以省略)；三是使用通用名称或规格的简称，不能随意书写。比如市政府、市人民政府都是规范简称，但不能写成市政府；第四，写关系只能一步一步写，一般不能越级(要报省政府的文件，只能报市政府)，还有一些经费的请示是特殊情况。

(3)正文的写作:正文是主送机关之下、结论之前的部分。正文是官方文件中最重要的部分。一般在主送办后，写一段话或几句引子话，说明写这份公文的原因、依据或目的，导入正文。文字逻辑层次要清晰有序，推理要简洁准确，语言要深刻。

(4)结尾:正文写完后，一般要写几句呼吁(一般为下一篇)或表达决心和态度(上一篇)。“请示”应说“不行，请指示；《意见》要说“以上意见如无不妥，请转发执行；“通知”“报告”不用结束，然后签名结束；一般来说，演讲稿类有鼓励类和号召类的词；一般来说，举报材料包括感谢的表达、未来的打算和态度。

4、文字表达规范。公文用词要简洁、准确、朴实、得体、通俗易懂，体现字面意义而不是联想意义，强调宣示性和现实性，而不是描述性和虚构性。总的来说，以概述为主，据实推理，言之有物。与诗歌、散文、小说等文学作品不同，它需要广泛的传播和渲染，大量的想象和详细的描述，而这些恰恰是写公文的禁忌。(比较文学作品语言和公文语言的异同:一夜之间发生了同样的事情。武侠小说写道，“月黑风高夜，* * *吞李三，风筝，翻窗而入，举刀而落，一剑封喉，杀敌；官方文件只写了谁在家里被杀或者谁杀了他的敌人。所以，很多时候，我们很享受阅读文学作品，但在阅读公文时，却感到刻板、刻板。这和公文的性质有关，但公文也可以写得很好。好的法律政策公文，充分考虑各行各业各方面的利益和可能的反应，可以面面俱到，也可以滴水不漏。一篇好的演讲稿可以写得有感情、有深度、令人激动。

5、标点符号用法规范。应该用逗号，应该用逗号，应该用句号。需要慢慢积累和琢磨。需要注意的是，转发上级或下级文件时，标题一般不使用标点符号(有书名的，取消书名)；另外，标题中不要过多出现“通知”二字。比如省市级转发国务院一个文件的通知，县级转发国务院一个文件的通知，可以直接说。

6.数字和测量单位的使用规范。一般使用阿拉伯数字。正反面要统一，不能一个用大写，一个用小写。

7.印刷规格。包括印刷格式、排版、纸张规格、紧急程度、签发机关、签发数量、印刷份数、发送单位、印刷机关等要素。目前各单位在印刷方面都比较规范。编写过程中请参照本单位印制的文件。我只想指出几个细节:

(1)打印格式(打印方式):有两种，红头文件和白头文件。红色标题是文件标题、简报、信息等。一般适用于正式形成的文件，如指示、报告、意见、通知和信函。Whitehead是指不使用特定文件直接打印，用Whitehead打印股东大会发布的讲话和汇报材料。调研报告和内部工作计划(如单位解放思想计划)可打印红头或白头，视具体情况而定。红头文件签在最后，白头文件一般放在标题下面。

(2)签发:公文的制作和签发程序非常严格，任何人都不能书写或签字。重要文件应由一把手或单位分管工作的领导签发，一般文件应由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。

(3)印章:即印章，也要注意。首先，盖不住；其次，要在单位签字和书写时间之间盖章，具体来说，有下集和中集两种盖章方式；在联写中，一般是每行并列写两个单位的名称，顺序向下排列。冲压时，它们不能互相侵犯。现在有很多新成立的机构需要使用新印章，印章的使用也比较规范。需持机构设置批准文件向公安机关申请。刻好后，县政府会书面通知各乡镇部门，然后使用。开封前加盖的印章被宣布无效。

(4)成文时间:领导签发的时间，而不是草稿起草的时间和打印的时间。印刷时间在版本里有专门的一栏，会写印刷的日期。

(5)文字层次序数的书写和排版:目前有些混乱。一份正式文件除总标题外，通常有四级，总标题用2号中国宋体字体。第一级是标题，一般用3号黑体写为一、二、三；第二层是副标题，用(1)、(2)、(3)表示，用3号斜体；第三级用阿拉伯数字表示，即1.2.3。可以大胆模仿宋三号脱颖而出。第四级用(1)、(2)、(3)表示。

三、几种常见公文的写作

具体怎么写公文就不好说了，听完讲座基本不可能写公文。写了八年公文，脑子里几乎空空如也，总结经验。我个人的体会是，要想写好公文，除了多了解，多熟悉工作，多动笔，没有别的办法。在这里，只是和你做一个表面的交流。

(一)常用规范性文件

1.请示:单位遇到资金、政策等自己解决不了的困难和问题，需要上级帮助的，必须写成请示。写指令要注意几个问题:第一，只能提出一个请求，一个指令不能包含多个指令。要资金的话，只写资金的指令，需要政策决策的话，写单指令。二是一次请示，一次请示只能向一个主送机关提出，不能向多个来源提出。第三，一般是不请示，特殊情况除外(比如要资金)。在实践中，它是基于解决问题的原则，而不是僵化或教条。四是简明扼要地说明原因和困难，明确要求，要多少钱，要什么政策。至于人家怎么批，你也要说明你要的钱主要用来干什么。

2.报告:报告是典型的上行公文，向上级报告工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级的询问。报道的特点是知性，不是回复和回复。看了的人可以签意见，也可以不签。所以在选择这种语言的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者对某项工作提出建议，但不一定需要赞同。

(1)分类:一是工作报告，这是根据上级部门要求而人为制作的报告，比如政府工作报告；二是情况汇报，即工作中遇到问题，或者觉得应该让上级了解一个重要事项的当前情况(落实会议精神的汇报)；三是答复报告，答复上级的询问，落实上级临时交办的一项工作(审计意见整改情况报告)；四是备案报告(规范性文件备案)。

(2)写作:首先要有一个引子，说明为什么要写这个报告(我们做了什么，怎么做的，是根据什么机关的通知精神还是某个领导的指示)。二、整体结构一般是:一、基本情况；二、主要途径；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，对今后工作的建议。这是一般格式，在细节上有一些变化。如果人大检查* *法的实施情况，可以先写成绩(可以一起写做法)，再写问题，最后写建议，可以分三部分完成。要向市政府提交土地利用和管理的报告，必须要有基本情况(建设用地、开发区用地)、存在的问题和措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题我们都会一一回答(比如审计意见整改报告，我们是怎么用酱油钱用醋整改的，我们是怎么用不规范程序整改的，我们是怎么用专项建设资金整改的)。第三是结尾。回复举报，写“仅此举报，请阅”；在工作报告中写上“以上报道如有负面，请阅示”；在备案报告上写“请审核”。不要在报告中包含说明。

3.意见:有三种:向上意见，平行意见，向下意见。向上的意见一般应由上级处理或答复，而平行的意见一般提供给对方参考，对方不一定执行。向下的意见是指示性的，下级应遵循。意见的撰写并不固定，一般应包括几个方面(以某项工作意见的下发为例):指导思想和原则、目标和意义、方法和步骤、工作要求等。

4.通知:通知的应用范围很广。传达指示、部署工作、落实管理措施、办理公共事务、任免干部等等都要通知。通知可以以红头文件或白头文件的形式下发。下属行文，要下属机关(或收件人)明确要做什么，怎么做(这不同于请示、报告，比意见更详细)，要有可操作性。比如写会议通知，会议时间地点，参加人员，有什么要求等等。，应该一个一个，两个一个，三个一个说清楚，让看的人一看就懂。通知可以不写结束语。

5.工作计划类:对未来一定时期内某项工作或综合性工作进行安排和部署，规定下一步做什么、怎么做的文件。工作计划要有可操作性(缺乏可操作性是当前部门上报工作计划的通病)。计划、方案、方案、要点都属于计划类公文的范畴。规划文件必须有三个要素:目标、措施和步骤。计划类公文有两种格式:一种是文字表达，一种是图形(越来越图形化，清晰明了，包含的信息很多)，政府重点任务分解、计划办实事、经济发展主要指标、提案办理责任等都是图形。现在各部门报送的规划文件普遍缺乏预见性和可操作性，都是泛泛而谈，随便写几个(以政府工作报告材料收集为例)。

6、工作总结课:

(1)分类:综合总结(单位工作总结)、专题总结(专项工作总结)、个人总结(学习、思想、工作)。

(2)写作的重点和重点:以实用性、体验性、自我描述性、理论性为特点(既陈述工作情况，又揭示理性认识，既回答“是什么”，又回答“为什么”和“怎么做”。一般包括本年度(半年)的基本工作情况、所做的主要工作、工作进展、取得了哪些成绩和经验、存在的不足和教训、下一步工作计划(个人总结和写作方向)。个人总结要抓住主要问题，抓住写作重点，突出自己收获最大、成绩最突出或感受最深的东西，不是流水账。目前各部门上报的工作总结材料缺乏亮点的提炼和总结，都是一步一步写出来的。看不到我们和其他县相比有什么亮点，比去年做得更好，政策有什么重大变化。

(2)常用的非规范性公文

常用的不规范公文有演讲稿、调研报告、汇报材料、礼仪演讲稿、简报资料等。，下面简单介绍一下。

1.讲话稿:主要包括工作报告(政府工作报告)、大会发言(报告)、汇报材料、交流提纲、述职报告等。

标题写作:工作报告和会议发言的标题可以采用标题的形式(主标题是对报告内容的提炼和概括，副标题是发言人和报告时间，如解放思想，夺取改革开放和现代化建设的新胜利，这是主标题，副标题是省长在* *年* *会议上所作的报告，这是副标题)。还有一种常用的标题，就是发言人+会议名称+语言构成，如“张县长在全县人口和计划生育工作会议上的讲话”，简洁明了。

主要内容和基本要求:去年工作回顾，存在的问题和困难，明年的任务和措施。我们要分析形势，统一思想，安排工作。总的要求是聚焦中心、聚焦主题、明确方针、明确任务。一篇写得好的演讲稿需要生动，充满感情。工作报告比较正式，语言庄重。一般不使用口语，也不举例。但是作品是怎么做的，需要用详实的数据说话，一般不允许即兴创作而不动笔。相反，会上的发言要生动，多一些口语化的语言，个人风格，即兴发挥。(现成言论的责任认定)

基本要求:一是全面深入了解工作情况，包括难点问题、经验教训，能够做到真实、全面、客观；二是要了解相关政策，特别是新的机遇和政策，有哪些好的新政策，有哪些制约因素和政策，使措施有的放矢，体现时代性；第三，你要站得足够高(身高不足是现在起草部门报告最突出的问题)。如果打算代县长发言，要站在县长的角度思考问题，注意说什么，怎么说；如果你打算代表秘书发言，你要站在秘书的角度，思考如何发言。这两者是有区别的。

部门准备的讲话稿存在突出问题:一是不够高；二是因为没有结合县里的工作实际，没有针对性和可操作性；第三，不够精炼，逻辑薄弱(段落与层次之间)。比如，去年我县召开了大规模、高规格的全县教育工作会议，总结了近几年的教育工作，出台了一些新的、开创性的重要政策措施(教师调整政策、稳定教师队伍的办法、实施政府高考奖励政策等)。).教育局对准备工作非常重视，县政府主要领导准备的讲话稿，在送到两办之前，经过了两次修改。但是最后修改的很大，很多内容都没用，因为没有结合我们的实际，没有突出我们的亮点(基本讲的是国务院关于教育发展的意见纲领的精神)。

言语中的语言和感情问题:有人认为公文直白，没有感情。其实，一份好的公文，可以既简洁又文艺，体现说话人的心声；它不仅具有可操作性，还能带来听觉和感官上的享受。过去我们认为公文不适合引经据典，文采丰富，这是一种片面的看法。公文的写作，尤其是演讲稿，取决于演讲者的风格。有些领导喜欢引经据典，我们要考虑和体现他的风格。有人说我没有丰富的古典文学素养。现在网络可以帮忙，我可以有针对性的咨询、学习、选择。

2.汇报材料和传达提纲:两者都应该简洁、清晰、现实。

举报材料要事实准确，重点突出，有事例有数据，事例要有说服力。一般来说，框架是根据工作条件来安排的。但如果上级有具体要求，一般会按照上级的要求一一上报。传达提纲的写作要点:第一，不要完全照抄领导讲话或讨论发言，要把体现会议精神的主要的、有代表性的东西摘抄综合；二是需要重点关注本地区急需实施的方面(比较工业园区与姜妍路改造和我县的关系和意义)；第三，实施办法也要紧密结合本地本部门的实际情况。

3.礼仪演讲:欢迎词、感谢词、祝酒词、悼词、纪念词等。(礼仪演讲中我也包括了开场白和闭幕词)。其特点:一是短小精悍；二是充满感情，欢迎词和祝酒词要热情，悼词要沉痛沉重；三是力求文采斐然。说话顺口又好听，听起来很有才气。字幕一般应该避免。欢迎辞除了开头的欢迎之外，还要简要介绍当地的风土人情、经济社会概况(但切忌平淡)，展望未来的合作和友谊，最后还有祝愿。