展览策划展览策划的细节
无论什么样的会议或展览，主办方当然希望合适的对象(客户)出席。作为主办方，邀请的方式很重要。通常，邀请包括三个程序:信息发布、回执处理和确认通知。
1.信息发布——自媒体，有印刷品(包括邀请函、组织文件、会议通知)、电子邮件、平面媒体公告、电子媒体公告等几种形式。通常，信息发布包括主题、时间、地点(暂定或候选)、主要议程和安排、费用和标准等。有的还附上会议(展览)计划书，可以让参会者了解参会的意义以及对展览的期待。
3.回执——对于主办方来说，回执是展览策划活动成功与否的评判标志之一。收据收到后，通常需要进行统计(收据的设计很重要，要合理完整，要包括以下信息——明确人数、职位、性别、联系方式、预计到达目的地时间、欢迎要求等。)和收据有效的确认(通常以会议费是否已付为标志)。接下来需要做的是资源分配——主要是展位和酒店住宿的安排。确认收到意味着确认通知可以发送到。
3.收据可以采取多种形式-传真、信函、电子邮件、互联网或电话。需要注意的是，如果展览主题允许，参展者的特殊要求，如家庭成员、随行人员、卫生保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。，应该考虑。如果收据清晰，对展会的有序安排有很大帮助。确认通知-如果会议费用已经确认或可以通过其他方式确认，则需要确认通知。同时，应发布展览的确切地点、时间、议程、签到程序和注意事项。
(2)入住和入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，注册名单即可。但如果是大型会议或展览，那么签到就是一件复杂的事情。通常，会议签到与住宿安排相关联。
大型会议入住流程不混乱的话，必要的流程和准备是必须的——回执统计、入住单、引导协助人员、酒店内准确的房号和房号、房间分配表、钥匙、标明入住人姓名和房号的小信封(一般由酒店提供)、入住酒店相对明显的路线说明、会议(展会)说明、会议(展会)详细日程安排。如果可能的话，尽量用电脑登录。一般情况下，值机服务人员应不少于6人-根据参展人员到达时间合理分配工作时间。如果提前设计好收货项目，对签到和入住会有很大的帮助。
(3)餐饮安排
一般来说，展会不统一安排餐饮(特殊嘉宾或重要客户除外)，会议一般统一安排餐饮。
通常有两种形式的餐饮安排-自助餐或餐桌。类别包括中国、西方和穆斯林系列。
统一安排餐饮会议对成本控制非常重要。自助餐一般可以通过发放餐券来控制(很多酒店对自助餐就餐人数有最低要求)，餐食标签和菜单可以提前制定，严格区分官方代表和随行人员、家属。有特殊要求的可以和餐厅协商。餐桌式的用餐安排更为复杂——尤其是在大型会议中。围桌就餐安排需要考虑的问题有:开饭时间、每桌人数、餐券、同桌人的安排、有特殊饮食习惯的人群、饮品种类、支付。需要提醒的是，会前检查时要注意餐厅和用具的卫生，以免给食客造成卫生问题。如果食客不能按时集合就餐，可以采取那桌开足人的桌子的做法，保证食客的权益。三
(4)秘书服务
所谓秘书服务，是指为展会主办方提供各类秘书、杂工、临时采购、临时司机、导游等服务。这些服务通常是临时或按时提供的，在编制预算时通常是按类别笼统计算，并不细分——可以按不可预见费用或其他类别计算。
如果是代理机构经营，就要告诉代理机构随时做好服务准备。代理机构和主办方之间的最终服务费核算将由双方指定的联系人签字，并经双方财务或相关人员批准。
(5)茶歇
茶歇对于一般的大型会议可能不是必须的，但是对于中小型会议，尤其是公司或组织的高层会议，茶歇是非常重要的。茶歇的定义是会议间隙休息和调节气氛的小型简单茶会。当然，提供的饮品不一定局限于中国茶，小吃也不一定局限于中国小吃。通常，茶歇的准备包括点心、饮料、装饰、服务和茶歇开放时间的要求等。一般不同时间可以换不同的饮料和零食组合。一般来说，茶歇分为中式和西式。中国饮料包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、水果茶、罐装饮料和轻度酒精饮料。零食一般是各种蛋糕、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮料一般包括各种咖啡、矿泉水、低度饮料、罐装饮料、红茶、水果茶、牛奶、果汁等。小吃包括蛋糕，各种甜点，蛋糕，水果，花式果盘，还有一些中式蛋糕。
(6)翻译
可能有人认为翻译只是传声筒和工具，所以会议翻译的安排和其他道具一样简单，只是“采购”而已。其实翻译是一种工具，但翻译是一种特殊的工具，一个有思维方式的人，负责思想的传递(有时是谈判僵局的润滑剂或缓冲剂)。因此，翻译，尤其是临时翻译，值得认真考虑。很多所谓的翻译都不是通才(换句话说，可能除了译者已经掌握的以外，连其他领域的概念都没有)，而且会议中往往会涉及到很多专业术语，通常都是非常生僻的词语或组合，所以需要提前沟通。
再者，要告诉翻译平时的语速，如果可能的话，可以把之前的影像资料交给翻译熟悉一下，告诉翻译这次会议的大致讨论或者涉及的内容。当然，为了保守商业秘密，有必要对翻译进行限制——通常是书面约定接触到秘密的翻译人员在多长时间内不得向外界透露。在此期间，用人单位有权要求翻译人员保密，并要求赔偿因泄密造成的损失。
(7)车辆调度
重要的国际会议，行业会议，知名公司的全球性或区域性会议，通常参会人数多，地位高。如果找到了主机，车辆调度可能不是问题。如果是异地举办，那么车辆调度就很值得研究。通常异地召开会议基本都是委托当地的专业机构，车辆调度涉及到主办方和代理商的沟通，以及会场的车辆来源。对于主办方，通常只提出用车要求和安排要求，而代理方要考虑时间安排，合理安排车辆数量，行走时间和路线等等。所以主办方要提前告诉代理商相对准确的到达时间，参加人数，这个时间段到达的客人身份，车辆使用标准，如果和预测有出入，要告诉代理商希望采取的补救措施，愿意承担的代价。
(8)健康保护
一般情况下，健康保障不需要纳入会议或展览的策划。但是，对于特殊的会议，如果有一些著名的学者、身体残疾的专家或政府官员参加的会议，那么就应该将健康保护纳入会议规划。主要内容包括场馆内医疗信息的收集，特色专科的发放，急救车辆呼叫和支付的方法，小批量常用药品的购买，无障碍通道和洗浴卫生设备的完善，等等。
(9)保险知识
组织展览需要保险。展会主办方一般不对参展商展品的丢失、损坏和人员伤亡，以及展位内的第三方人员伤亡负责。因此，参展商需要自行安排保险。
保险涉及险种、保险金额、保险期限。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展位人员和参观者。展会涉及的险种比一般人想象的要多，包括展会取消险、展会延期险、政治险、员工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破碎险、人身伤害险、公众责任险、人身意外险、个人财产损失险、医疗保险等。保险种类繁多，其中附展研讨会主讲人不在场。但展商不一定要投保各种保险，根据规定和需要选择保险。基本保险包括展品、运输、人身和第三方相关保险。展会主办方、运输公司、建设管理部门等。规定了一些强制保险的要求，应该执行。
此外，参展商可根据实际需要办理其他险种。对于参展商来说，办理保险的主要保险和注意事项如下:展品和道具保险，保障期应包括运输和展览过程。保险范围包括展品失窃、道具火险等。
(10)礼仪和送行
对于见面，必要的礼仪是热情。礼仪工作一般包括模型组装、程序分解、简单训练、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是，考察的是礼仪文化素质和外语基本功，而不是单纯看身材决定录用与否。还有一点就是礼仪的人格是否符合工作要求。各种主题的会议，对礼仪的要求也不一样。学术会议和政府会议要求模特穿着简单大方，以免抢了专家和政府官员的形象，而销售展会则要求模特为企业和产品锦上添花，尽量穿得鲜艳，与企业或产品的质量形象要求相一致。
(11)展位人员培训
为了保证良好的展览效率和效果，展位人员配备后，必须进行培训。临时员工和长期员工，包括公司的高级员工，都应该接受培训。培训的目的是使展位工作人员了解展览目的，掌握展位工作技能，培养合作和集体精神。有条件的话，安排更正式的培训，至少在开学典礼前做一个简单的工作说明和技术指导。展位人员选定后即可开始培训。比较正规的培训形式有预备会议或者培训班，可以持续半天到两天，但是地点要特别安排。尽量使用教具，比如投影仪和讲义。
训练方式要尽量正规。越正规，越能体现出主办方的重视，培训效果也会越好。主要负责人参加展览的，也要参加培训，有利于提高培训效果。培训内容要系统，培训资料要成套编写印刷。一些欧美国家的会展行业协会、会展研究机构、会展咨询公司安排专门的会展培训，有专门的展位工作培训资料、视频等。，可以购买参考。培训材料应标明保密程度，培训内容和步骤可分为三部分:
介绍:包括人员介绍、筹备介绍、展会介绍等。简报的目的是让展位工作人员熟悉展会背景、环境和条件。首先，互相介绍一下自己。培训师和学员要介绍自己，不仅要介绍自己的姓名和工作，还要介绍自己在展会上的知识和经验。展会介绍，包括展览和展位。展会信息，包括名称、地点、展会日期、开幕时间、场馆平面、展厅位置、入口、办公室、餐厅、厕所位置等。展位信息包括参展意向、参展目的、目标受众、展位位置、展位序号、展位布局、展会工作总体安排等。展览活动介绍，包括新闻发布会、开幕式、博物馆日活动、贵宾接待活动等。，并对展位人员提出相应的工作要求。在展品介绍中，要详细介绍每一件展品，其性能、数据、用途和目的。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯、销售价格等。
1.工作安排:为展位工作人员安排展位工作，并提出要求和标准，使展位上的每个人都必须知道和了解展会的目的；安排展位工作，包括观众接待、贸易洽谈、信息发布、公关工作、新闻工作和后续工作等。，分工，提出要求；管理安排，包括工作时间，排班，每日展位会议，记录管理等。行政安排，包括展位人员的住宿、餐饮、差旅、日程安排和其他安排。展会主要是为了成交，展位的准备都是围绕这个进行的，包括市场调研、货源准备、产品资料准备、贸易条款准备等。
3.技术培训:主要是培训展位的接待和促销技巧。展位工作不同于其他环境下的工作，即使是有经验的销售人员也要进行展位技能的培训。可以用模拟的方法，应该准备完善系统的培训资料。此外，如果可能的话，还要培养展位人员认真的工作态度、合作精神和集体意识。
(12)秩序维护
对于会议或展览，都希望有一个良好的秩序。小型会议(尤其是企业或者)基本不需要控制秩序，但是大型会议和展会的秩序控制非常重要。大型会议可通过代表卡或入场券的方式进行控制。如需保密，可专门制作代表证，印有代表的数码身份照片，会场入口处设保安；对展览的控制更加复杂，因为组织者和参展商关注的不是同一个目标。
展会主办方需要控制秩序，而参展商需要信息的最大化和信息获取的便捷性。有些展会是伴随展会的，有些则是技术交流或论坛，所以通常会对所有参展商或展商进行身份和级别分类，以保证技术交流或论坛不受外部或无关参展商的干扰。控制手段为带条形码的参展卡(需配备读码器)或磁卡代表卡。
快速收集数据的利器——电子名片
在传统展会中，名片是必不可少的，参展商每天在展会结束后总要花一两个小时整理名片。要取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓的电子名片，通常是由磁卡或带有条形码的材料制成的——可以说是专门为参展商和参观者准备的展览名片。在发卡前，组委会会要求参展商或参观者输入个人信息，包括公司名称、联系方式、本人职务、公司性质、业务范围等，然后将这些信息存储在卡中。同时，组委会将购买此类磁卡或条码识读设备进行租赁，参展商可自由选择是否租赁。参展商租用设备后，只需将设备连接到自己的电脑上即可开始使用。当买家需要将名片交给参展商时，只需在读卡设备上刷一下自己信息的入场卡，所有的信息会在一眨眼的时间内传输到参展商的电脑上。展商还可以在相应的备注栏记录双方的谈话要点，从而非常有条理地管理买家的信息。这些设备虽然价格昂贵，但可以由展会组委会购买并重复使用，参展商只需以较低的价格从组委会租用，非常实惠和方便。如果每个参展商和买家都使用电子名片，展会甚至可以像地铁入口一样管理，参观者人数可以准确记录。
(13)展览检查/旅游
其实大部分的展会参观或参观都是专门为客人安排的公关活动，但也不排除有一部分活动是真正的商务考察(为获取行业或相关行业信息而举办的市场调研活动)。
1.真正的出差:其实对于这种出差，主办方早有安排。会展中介公司需要提供的服务只有目的地住宿餐饮的预定和安排、交通、司机和乘客、导游。如果可能的话，需要中介公司协助解决媒体邀请和拍摄视频资料。中介公司的职能大致相当于主办方的主导服务和后勤保障部门。
1.会展旅游:一般来说，会展旅游基本都是安排短途旅游，行程很少离开会展场地500公里以上，时间不会超过48小时(大多在24小时以内)。少数行程可能超过1000公里，时间可以长达一周——甚至是跨国旅行。这时中介公司就相当于旅行社，会提供线路咨询、包价购买、导游、景点售票、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、实施异地返程票务等服务。
(14)展示设计
如果一个展览是一出戏，那么展览设计就是这出戏的主题。有时候展商可以提出自己的整体要求，有时候展商可能还没有细化，需要和中介公司沟通，共同制定。国内的展示设计基本处于照搬国外展示设计的阶段，可利用的材料和参展商愿意承担的成本与国际相差甚远，所以一般来说设计要考虑成本，然后再考虑创意。设计的基本框架要根据展商的行业属性，观众的群体，展览场地的背景和空间，露天展览的选材也要考虑气候和安全因素。展示设计在造型选择上几乎没有限制。以下是一些经验:
1.建模时要考虑展位利用率的最大化；
造型要考虑人的心理和流向；
3.造型要符合参观者的审美取向；
4.建模时应考虑施工难度和成本因素；
5.建模也要考虑安全性。
展示设计应遵循一些原则，主要包括:
1，展示设计的整体性原则。
2.展示设计的文化原则。
3.展示设计的环境原则。
4.展示设计的时代原则。
5.展示设计的创意原则。综艺展示设计:广州市海珠区新港中路一营街121号803室
(十五)产品展台装饰和展览使用
虽然中国的产品一直以价廉物美著称，但不可否认的是整体形象还是不达标。很多厂商不仅在产品设计、装修、包装上下足了功夫，而且在展会期间往往忽略了展台的装饰，也会对产品形象造成影响。在一些知名展会上，国内企业的展位很多还停留在“三板一桌两凳”的水平，平淡无奇，毫无新意。据统计，在大型展会中，半数以上的参观买家在展厅停留时间少于8小时。然而，许多外国公司可以有效地吸引这些买家，并在短时间内用他们的产品打动他们。这不仅得益于产品质量过硬、设计新颖，更得益于展台设计和装修的别出心裁。目前流行的展具主要有三种:一次性展具、循环便携式展具和循环租赁展具。
一次性展示工具一般是由比较有实力和创意的展示工程公司为客户定制的，选用的材料多为木制品。好处是他们可以因地制宜，通过千变万化甚至超乎想象的方式充分体现企业和产品的形象。但它的缺点是一旦形成就不容易改变，而且单次使用价格较高，通常不能多次使用。
由于材料昂贵，用户不必拥有设备的产权，可以从专业的展览工程公司租用。优点是结构牢固，设备耐用，立体视觉丰富多变，随时变化，甚至同展，缺点是价格高，携带困难。
最常用的是流通的便携式展览工具。这类展具一般采用可折叠支架和彩绘精美的宣传图片，不仅整体线条流畅而且不必拘泥于传统的三面围合结构，更能突出体现公司形象，传递产品信息。这种展具的优点是价格合理，携带方便。标准的展具拆卸折叠后，可以一人携带，非常适合长途运输。对外，也可以在结构范围内改变开头，或者更新宣传图片配合新品。缺点是变化不像其他两种设备那么多样。总的来说，第三种便携式展示设备更适合国内一般厂商参展，可以打破传统的形象宣传模式，投入少，可以重复使用。
A.搭建展台需要注意什么？
成千上万的参观者涌入展览会，看到了风格各异的各个厂家的展位。丰富多彩的场景常常让人眼花缭乱。他们很难想象，就在展会开始前，这里还是一片“有计划有组织”的混乱，运输车辆乱丢垃圾，卡车司机忙着落座，参展商在等待他们的货物到达。展会货运的重头戏是按时搭建和拆除展台，这是专家做不到的任务。各种展会展品不同，天上飞的动物，地上跑的直升机，都可以进入展会场地，所以对展会运费也有相应的不同要求。参展商应根据货物的内容和数量决定是使用自己的还是租用运输搬运设备，或者干脆委托搬运公司。他们可以从展会专业代理那里得到很多有用的建议，因为后者负责施工过程和协调，比如在很多供应商同时来的时候安排优先顺序，他们还会租用人力和设备。展台搭建一般有装货和卸货两种可能。第一种是直装直卸，就是卡车按照施工日期直接开到展厅，由展代理负责卸货和中间存放。因为展商不用担心这个环节，可以节省一些相应的费用。此外，玻璃或大理石板等易碎物品只需运输一次。这样就要注意时间预算要放宽，要考虑到各种延误的可能性，比如堵车或者事故。如果量少或者提前发货，最好集中运输。在施工开始前，要将货物交付给展商，展商会临时存储货物，并按照规定的时间送到展位位置。需要注意的是，体积大、面积大的物品要先运到现场。一般可以在展厅里安排一台汽车起重机来吊起和卸下这些展品。但是，如果展台搭建到一半，这样的机器就很难使用了。
B.小摊位如何吸引眼球？
由于展商自身规模和资金能力的限制，有时展商只能购买小展位。通常一个小摊位不容易吸引眼球。那么一个小小的展台如何吸引观众的眼球呢？
1.利用灯光让小摊位尽可能的“耀眼”。大多数展览中心为参展商提供天花板射灯，否则可以租用便携式照明系统。据业内调查，灯光可以提高展品30%-50%的认知度。
4.强调设计，突出视觉效果。大企业通常以传统方式参展，依托大型场馆，小企业要以新颖的设计突出自己的小展位。
3.根据展位大小选择合适的展示产品和代表性产品，避免过度拥挤或散漫。
2.善于使用模块化的展览设备，避免使用廉价的展览道具，给人“小而精”的感觉，把展位装饰得有品位。
5.使用少量的大图来营造强烈的视觉效果——图片一定要精致，构图要舒适醒目，有创意而不凌乱，太密或者太小的图片都不容易阅读。同时，文字的使用也要受到限制。而且图片要放在视线上方，图片要放在墙板120cm上方。
在保证企业VI忠诚度的原则下，展位装饰采用大胆醒目的色彩。这样可以从远处突出，避免容易融入背景的中性色。
设立完整的服务展览摊位，热情接待前来摊位的参观者，解答他们的问题。如果只是把宣传册、传单、礼品、样品放在桌子上让参观者自己索取而不主动询问，不仅不能实现商家与参观者的互动，也不是参展的目的。
在展示设计中，材料的使用和选择也是关键。有些展览类别需要冷静，有些展览需要热闹，有些需要展示科技，有些需要展示环保，有些需要展示艺术或人文或社会公益。简而言之，表现主题是对材料选择的考验。在这方面，会展中介比参展商有专业优势。随着现代科学技术的飞速发展，新材料、新光源、新媒体层出不穷。中介公司不仅可以为参展商提供敏锐的展览设计趋势和对象的审美导向，还可以为参展商提供节约成本的方法。
C.如何从一个小摊位打造一个大摊位
设计手法做到极致，从点、线、面、色入手。圆点可以是产品，可以是logo，也可以是展厅里的某种颜色。点可以指示或强调位置，并形成视觉注意的焦点。点的随意排列可以给人以视错觉中的运动感，形成轻快活泼的氛围，使整个空间跳跃，而不是给人一种小空间堵塞的感觉。通过延长线长，给人一种空间“膨胀”的错觉。使用条状或整体镜面玻璃会形成以虚见实的视觉错觉效果，而镜子的使用有助于营造错觉，在视觉上扩大空间范围。此外，镜子还能产生一种虚幻的对称效果。(16)沟通/鸡尾酒会
沟通/鸡尾酒会一般需要精心策划。招待会的目的是加强公众和顾客之间的关系，所以气氛很重要。交际/鸡尾酒会通常在相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有:乐队(或声音、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、小吃、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通、天气预报、第二方案、电气技师、安保人员、临时舞女、烟花、厨师、服务人员等。重点:场馆、节目、司仪、安保、服务流程。
由于鸡尾酒会的规模和目的不同，没有一个完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的鸡尾酒会的例子。
(十七)记者招待会
新闻发布会形式包括新闻发布会、记者招待会、鸡尾酒会等。总的来说，接待比较自由，不拘小节，气氛相对轻松。可以单独举办，也可以附加其他形式，比如有的人在酒会结束后举办酒会或者茶话会。新闻发布会一般是主题性的，以“答记者问”为特色。另外，新闻发布会可以由公关负责人进行，而新闻发布会一般由更高级别的官员参加。在这些形式中，最常见的是新闻发布会。新闻发布会要素:
信息发布的目标受众。
3.要邀请的对象。
4.会议的规模
5.新闻发布会涉及的内容大同小异，一般来说，包括这些主要部分:
活动策划和主题确定
项目规划和议程安排
数据准备
参与者的邀请、沟通和确认
时间、场馆实施和场景布置
产品展示、演示和信息发布