如何做好办公室秘书工作
一、当前XX基层办公室秘书工作中存在的问题
客观地说，随着我们队伍素质的整体提高，基层秘书部门的秘书工作有了很大的进步，但也存在一些不容忽视的问题，值得我们重视和思考。
第一，办公室事务太复杂，影响秘书工作。XX的县局办公室多为综合办公室，集政务、文秘、财务、机关服务、学会等职责于一身，办公室文秘网几乎成了杂室。上班族每天沉浸在琐事中，公文审核变成了公文签字，信息报送不及时，调查研究流于形式，上级不了解，上下渠道不够畅通，起不到参谋助手的作用。
二是办公室文秘人员少，工作量大，素质低。近年来，基层部门秘书人员短缺已成为不争的事实，影响了工作的正常开展。目前大部分县局只有一个人主要从事文秘工作，承担县局领导的重要讲话、重要材料、工作调研、信息报送、公文处理等工作。秘书人员的辛苦，只有做过的人才能理解。加班、熬夜、“转”是常事。如果有一点家庭拖累，那就更惨了。当别人休息或入睡时，往往是秘书写作和紧张工作的开始。可以说是“字字苦酸，章句麻辣”。
三是秘书人员素质低，跟不上税务工作的要求。由于行业特点等原因，基层部门秘书人员素质低于地方政府，远远不能满足新形势下税务工作对秘书人员的要求。第一，缺乏秘书专业知识。目前基层部门的文秘人员大多是半路出家，没有系统学习过文秘专业知识。虽然近年来招聘了一些文秘专业人员，但一方面数量太少，不能满足工作需要，另一方面文秘本身的成长需要一个过程，很难马上成为专家。第二，知识更新太慢。秘书人员外出机会少，培训机会少，知识更新慢，对前沿事物的掌握少，大大限制了自身素质的提高。
四是信息研究工作滞后，工作人员的作用没有得到很好的发挥。客观上是办公室事务多，没时间，更重要的是秘书人员主观上不重视信息调研，认识不到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，对基本情况不太了解。另外，个人素质和能力导致基层部门的信息调研工作跟不上新形势下税收工作的需要，不能为领导决策提供很好的参考。
五是工作监督缺乏主动性，监督作用发挥不够。决策只是成功的一半，重要的一半是决策的执行和政令的运行。监督检查是办公室的一项重要职责，应该是一项日常工作。但由于考虑周到、怕惹人等原因，我们的督导工作力度不够，不能及时发现工作中的薄弱环节和不足，使得一些工作在落实中打折扣，影响工作效率和质量。
二、做好当前基层部门办公室的秘书工作。
面对基层部门秘书工作的现状，我们必须不断反思，以适应新形势下税务工作的需要。
(一)锐意进取，加强学习，不断提高秘书人员的整体素质。
作为文秘工作者，是领导和干部之间，领导和部门之间的桥梁。你的一言一行都直接或间接地影响着单位的形象。这种工作的特殊性要求每一个秘书工作者不断学习，提高自己的综合素质。
第一，要不断提高政治素质。办公室工作是一项政治性、全局性、政策性很强的工作，工作人员任何时候都必须忠诚坚定，把政治素质作为第一素质。这就要求我们不断提高自己的政治鉴别力、政治敏锐性和坚定性，学会从政治的角度辩证地分析和解决问题。
第二，要全面提高自己的综合职业素质。“政以才治，业以才兴”。办公室工作复杂，涉及面广，标准高，要求严，要求办公室工作人员具有广泛的综合知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径。一定要好好学习，博采众长，向书本学习，向实践学习，向领导学习，向同事学习，把自己打造成一个“圣人”，一个复合型人才。一定要会写，会说，会做，特别是要提高自己的写作水平。
第三，要加强秘书人员的教育和培训。由于机关文秘人员的性质，相比税务部门，培训机会较少，文秘人员的知识更新较慢，现有的知识水平难以满足工作需要。为此，要加强文秘人员的培训，不仅要培训办公室文秘人员，还要培训每个单位室的办公室人员。培训要有针对性，提倡“菜单式”的培训模式。
(二)转变工作作风，改进方法，不断提高效率。
办公室工作种类繁多，每项工作都与全局息息相关。作为办公室秘书，我们必须在工作方式和方法上下功夫，以提高我们的效率。
第一，要乐于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作就是服务，服务就是奉献。没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。做好办公室工作没有艰苦奋斗的作风和无私奉献的精神。要有一种不求名、不求利、默默无闻、无私奉献的精神，把奉献作为实现理想的最高标准，把艰苦奋斗作为修身养性的根本，在工作中不断丰富和完善自己，发挥自己的一切才能。
二要理清思路，有序做好工作。办公室工作很乱，经常很匆忙。但是，越是这个时候，越不能乱。一定要分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，做到忙而不乱，紧张有序。同时要善于思考，不断探索工作规律，避免埋首于事务堆中，无暇抓信息工作和调研工作。特别是在任务多的情况下，一定要冷静思考，科学应对，一个一个落实时间表。
第三，要严格要求自己，树立良好的公众形象。办公室工作接触面广，性质更复杂。不要浮躁自大，做人要低调，干事要低调，严格遵守工作纪律，工作要谦虚谨慎，正确认识和对待组织、自己和他人，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，以实际行动感染和带动其他同事。只有这样，才能真正协调好各个处室之间的关系，有利于各项工作的开展。
(三)抓中心，创新工作，做好办公政务服务。
作为办公室的文秘人员，最重要的服务就是开好会，做好文字工作，做好信息调研。
一要细致规范，做好会务服务。细节决定成败，规范表达水平。会议服务的质量影响会议的成功。要结合单位实际制定详细的会议工作计划，根据会议规格、人员数量、日程长短，成立相应的工作组，明确各组的工作职责。制定详细的工作流程，明确每项任务、每个环节的目标要求、完成时限、承办人员，将会议工作分解到组，量化到人。在工作实施过程中，要适时召开工作组会议，及时沟通工作中存在的问题，查漏补缺。在会议开始前，办公室人员必须再次检查内容，以确保会议的组织不会有任何错误。此外，还要做好会后的后续服务和会议材料的归档工作。
二要严格认真，做好文书处理工作。这里只说一下公文的审核。公文的审核应重点关注内容、程序和格式。在内容审核上，首先要核对政策，看文件是否符合现行政策，是否充分体现了发证机关的意图；其次要把好写作关，看文字表达是否准确、通顺、简洁，文章的布局、结构是否符合问题要求，层次是否清晰、严谨，句子是否符合语法、逻辑，语气是否恰当，图形、引用、标点是否准确、规范、严谨。在审核的过程中，重点是要做好文件的签字和审核，要看文件是否严格按照文件处理流程进行签字和审核。在格式审核中，首先要看语言是否恰当，有无不规范使用语言的情况；其次要看文件格式是否规范，主要看文件标题是否恰当，主送机关是否正确，版本、分类、文号、签发人等要素是否齐全。
三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分，是“上有信息，下有汇报”的重要方式，是领导决策的基础和依据。信息内容的选择要把握“三点”，做到“三贴近”。第一，通过聚焦重点工作，贴近领导意图。以信息的形式及时反映全年或阶段性重点工作的进展情况，以便领导了解工作的开展情况，为下一步决策提供依据。二是抓住热点问题，贴近群众需求。抓住群众普遍关心的热点问题，及时通过信息向领导反映群众的呼声，及时架起“干群之间的桥梁”，使一些矛盾在领导决策后得到及时解决，维护群众利益。三是抓住亮点，总结经验，贴近上级需求。掌握事关全局、对工作有指导意见的典型经验，及时总结反馈，为上级决策提供科学依据。要提高信息质量，就要做到快速、真实、准确。要快，要抓在前面，要关注信息，就是“每天短而快，每年马拉松”。因此，信息工作者要拓宽信息来源，提前收集信息，及时提交信息，做到参谋在前，计划在后。老老实实，调查研究，不调查就没有话语权；没有调查，信息就会失去科学性。为此，信息工作者要深入实际，深入基层，深入群众，摸实情，说实话，深挖出精品，写出有信息、有分析、有建议的研究信息，有很大的参考价值。要准确，忧喜结合。爱因斯坦说过“提出一个问题往往比解决一个问题更重要”，而信息的一个基本原则就是报喜不报忧，报喜不报忧。所以我们在报送信息的时候，一定要把问题说清楚，在肯定成绩的前提下，指出成绩背后隐藏的矛盾和问题，提醒领导注意。
第四，务实创新，搞好调查研究。调查研究是我们党的优良传统，也是办公室的基本常规工作。题目要实用。要注意工作中的新情况、新问题、热点和焦点问题。过程要扎实。要实事求是地反映问题，善于从政治、政策、服务领导等角度客观分析问题。方法应该是多样的。要重视对传统研究和预防的运用，探索创新，不断拓宽研究渠道。加强对外合作，提高研究的有效性；利用现代科技手段提高研究效率。结果应该是有效的。在充分调查研究的基础上，合理提出有针对性、可操作性的意见和建议，为领导决策提供参考。