企业文档管理应注意哪些问题？

目前，企业文档管理正面临着深刻的变革。上述问题既有历史原因，也有现实原因。要解决这些问题，企业管理部门必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。

(一)、加大宣传力度，提高企业员工的文件意识。

文件工作是企业整体工作的重要组成部分。企业领导和文件管理部门领导要提高对文件管理重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放和前瞻的眼光，在更高的层次上谋划文件工作的发展战略，积极寻求文件工作与企业中心工作的结合点，真正解决文件工作中存在的问题和困难，推动企业文件工作快速发展。

(二)、明确责任，强化文件管理工作者的责任感。

坚持文书部门或业务部门的立卷制度，同时档案部门要积极协助立卷部门做好工作，发挥部门和业务部门熟悉公文形式和办理流程的优势，提高档案质量和工作效率。作为文书人员或档案管理人员，应该以高度负责的精神做好自己的本职工作。

(三)、运用“六大特征”，掌握科学归档的方法。

一般情况下，文献可以按照问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、传播特征、地域特征等六个特征进行归档。将多个具有相同特征的记录组归档在一个文件中是一种科学的方法。通常情况下，根据档案的实际情况，灵活组合两三个特征，形成一个档案，只要你掌握好基础。根据企业的实际情况，灵活把握文件的主要特征，再根据文件的数量、保存价值、文件之间的关系等特征进行细分，可以更好地为企业档案工作服务。

(D)、科学用纸，确保企业文件材料的保存价值。

由于严格的组织管理和生产程序是保证产品质量、增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序又主要体现在现有的履行组织管理职能、规定生产程序的文件中，因此提供了丰富的有价值的参考史料，便于当局在今后的工作中继续执行相关文件。在纪实材料中，有些效果是一次性的或短期的。实践证明，保存这些文件和资料的最好办法是及时装订成册。按照一定的制度，由文书档案或档案室进行科学管理。以便做好及时调整、参考和利用的准备。

(五)、强化创新观念，提高企业文件档案管理人员的素质。

为了使这种管理进入良性循环的发展轨道，必须不断提高其管理者的素质。具体包括:

1，提高档案和档案管理机构人才比例。

高素质档案管理人员的形成是提高其信息工作整体水平的前提和基础，从而充分有效地为企业活动服务。

2.加强在职文件和档案管理人员的培训。

提高企业高素质文件档案管理人员的比例，加强在职人员特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是文件档案管理工作适应企业跨世纪持续发展需要的重要人才保证。

3.加强企业档案管理人员的观念创新。

如果档案工作者没有创新的知识，就没有办法创新档案工作。因此，档案工作者应适应档案工作网络化的要求，在工作中渗透创新理念，进行创新实践。企业领导要充分认识职能型、管理型、知识型、信息化企业文档的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，重视文档的潜在生产力，给予文档工作应有的支持。企业档案工作者应顺应企业档案行业的发展趋势，树立“管理、信息、服务”的理念，加强自身的专业素养，否则难以提高档案服务水平。

4.提高企业档案管理人员的学习和创新能力。

做好新时期的档案工作，队伍建设至关重要。一方面，档案工作者要树立正确的价值观和不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新途径、新思路全方位发掘、培养、选拔档案工作者，建立档案人才库，不断尝试采用新模式激励档案工作者充分发挥才能，为企业发展提供智力支持。企业文档管理队伍建设应朝着知识结构全面、年龄结构呈阶梯状、性别比例适中、高学历人员比例适当的目标努力。只有这样，才能实现企业档案工作的持续、长期、高效发展。档案工作者不仅要掌握如何与计算机网络配合、如何使用中继器处理信息的技术，还要学会利用网络开发档案信息的应用，用计算机网络管理档案，实现档案信息资源的共享。