秘书工作的基本知识和技能

秘书工作的基本知识和技能。社会上有各种行业，秘书工作是职场中非常重要的职业。很多人都很好奇秘书工作需要掌握哪些知识和技能。接下来，我将带你进一步了解秘书工作的基本知识和技能。

秘书的基本知识和技能1

一、秘书基础知识:专业内容

一个称职的秘书必须具备计划能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、沟通能力、文字表达能力和现代办公设备操作能力。其中，文字表达能力是最重要、最基础的，也是实现其他能力的基础。可以说，文字表达能力是秘书人员的基本功，是“管家”能力。

那么，如何才能有效提高秘书写作能力呢？具体来说，要注意以下几点:

首先要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

无论做什么事，都要有正确的态度和浓厚的兴趣，这样你才会有动力，才会愿意去做，才会尽力把工作做好。学习秘书写作也是如此。写作是一项复杂而精细的精神生产，是一项非常严肃而艰巨的创造性脑力劳动，绝不是一件轻松而一蹴而就的事情。美国著名未来学家约翰·奈斯比特在其著作《大趋势——改变我们生活的十个新方向》中指出:“在从工业社会向信息社会的转变中，有五件‘最重要’的事情需要记住，其中之一就是，在这个文本密集的社会中，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的阅读和写作技能。

这里所说的‘读写能力’，首先是足以应付日常工作和生活的写作能力，即应用写作能力。“同时，我们也需要培养学习秘书写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变学习为学习。爱因斯坦说:爱是最好的老师。我对写作有很强的责任感和兴趣，对写作的热爱到了“忘我”和“痴迷”的程度。”我的衣服越来越宽，我永远不会后悔。”“每当我知道一些事情的时候，我就会很高兴地忘记我自己。“我乐此不疲，求知若渴，事事琢磨，持之以恒，一定会学好，学下去。

其次，学习秘书写作的基础知识，学习优秀作品。

写作有什么规律和方法可循吗？我们的答案是肯定的。古人说:“写作文要有一把钥匙，没有秘密”，“没有固定的文体，但总要有一种”，这是符合辩证法的。我们所学的秘书写作教材，是对前人秘书写作经验的科学总结，是揭示秘书写作一般规律，指导人们掌握秘书写作方法和技巧的理论。

要提高秘书写作能力，也要有意识地阅读一些范文，以供参考。鲁迅先生曾说:“所有被评价过的大作家，他的作品都在说明‘怎样写’。只是读者不容易看到，所以看不懂。我们也要认识到，读书是看别人的书，写作是写自己的文章；参考只是从中汲取营养，消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习多修改。

写作是一门技能，技能的提高靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的方法。如果只读不写或少写，就会自大，学的知识就没用了，写作水平就止步不前了。天道酬勤，勤能补拙。只有勤奋学习，持之以恒，才能熟能生巧，挥洒自如，真正学到技能。

作为秘书，多写多练固然重要，但每次起草都要认真修改。修改自己的文章也是提高文秘写作能力的重要环节。改更符合人们对客观事物认识由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的表现。文章经常换，时间出来了。其实多一次认真的修改，就多了一次写作体验，多了一次具体的收获。作为一名称职的秘书，要有高度的责任感，养成修改文章的好习惯，虚心听取领导和同志的意见，克服怕被批评的思想，对每一篇文章都要认真推敲和修改，这样才能使写作能力迅速提高。

二、秘书工作所需的技能

1，多才多艺。秘书要懂两个国家甚至三个以上国家的语言，有一定的语言处理能力和计算机技能；

2.组织能力。秘书应该是一个组织者。她应该计划和执行各种会议和活动的安排。同时，她还需要处理大量的工作日记、日程安排、文档和电子文件；

3.沟通能力(沟通者)。秘书需要和老板、同事、客户打交道，她要善于协调企业的内外关系；

4、获取新知识的能力(知识渊博)。秘书必须通过进一步的学习，特别是在办公技术方面，不断增长知识，提高技能。她需要跟上计算机应用的发展。

5.团队合作能力。秘书必须参加许多实际项目。她需要收集信息，督促团队努力工作。所以团队合作能力也是秘书工作的关键部分。

秘书工作的基本知识和技能2随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越大，人才市场对秘书素质和技能的要求也与传统有所不同。符合现代企业需求的高级秘书成为抢手的职业宠儿。在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐渐成为企业的高级管理人员，在企业中发挥举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技能、专业知识和专业技能相结合，成为人才市场对秘书素质和技能的普遍要求，也标志着我国秘书行业已经与国际接轨。专家预测，20世纪最大的职业群体是会计，而20世纪最大的职业群体是秘书。

一、秘书职业的现状

(一)社会对秘书人员的需求。

当今社会对秘书的需求，根据近几年人才市场信息的统计分析，大致可以分为以下四类:

1.服务秘书:如公司办公室、基层行政事业单位办公室服务人员、生活秘书等。指在生活上为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是为更高级别的领导专门配备的。

2.总务秘书:如企业、基层行政事业单位的办公室文员、公关文员、档案管理员等，在办公室主任的领导下，做好日常行政事务和秘书工作。及时处理上级文件的收发和催交；做好文件的回收、偿还和销毁工作；做好秘书档案的收集、管理和保密工作。做好各类会议记录和会务工作。

3.文书秘书:比如在企业、基层行政事业单位，就是负责文字起草、文字处理的专业秘书。主要工作是起草和处理文稿的秘书，也就是人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”和“学者”。负责各种文件的起草、装订和交付。

4.管理秘书:如企事业单位总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书。处理和管理本单位人员的招聘、培训教育、绩效考核、晋升晋升、薪酬福利、各项保险、统计报表等具体事务。

目前，我们的国有企事业单位特别需要符合国际化要求的高层次高级秘书。建设高素质的秘书队伍已经成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供更好的就业前景。

(2)秘书自身素质分析。

1，业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前局长最弱的表现。随着信息技术的快速发展和办公自动化的趋势，秘书的许多工作，如传统的公文写作、文档管理和文字处理，逐渐被自动化办公系统所取代，同时现代办公效率也大大提高。虽然大部分秘书文化水平不低，但由于没有接受过专业的业务知识培训，刚入职时工作效率低下，不能保质保量及时完成领导交办的任务，也不能适应市场经济的快节奏。

2.创新能力和创新意识低。创新的能力和意识是对秘书素质的考验。现在很多秘书缺乏创新的意识和能力，主要表现在以下两个方面:一是难以打破墨守成规的传统观念。一切和工作都是按领导说的做，没有独立的风格和个性。惯性超前思维，过度依赖。其次，工作缺乏主动性。在日常工作中采用被动的工作方法，满足于跟随领导的指挥棒，没有主动性和开拓精神。目前企事业单位强调秘书要有时代感和创新意识，能够有效地提出新的观点和观点，具有预见性和前瞻性，积极开展工作，充分发挥主观能动性。

3.知识陈旧，知识储备不足。随着信息时代的到来，传统的知识储备已经不能满足时代的发展和需求，知识更新迫在眉睫。现在有些秘书还局限于传统的知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于整合所学。有的秘书每天忙于杂事，很难抽出时间自学。他们的知识无法更新，只能啃旧书。还有一些秘书依赖老秘书进行传帮带，所以他们的知识和经验必然有限，缺乏现代管理的综合知识和能力。

4.缺乏“通才”和“多面手”。现在对秘书的综合素质要求越来越高。除了专业知识和技能，他们还需要行业知识和社会知识，还需要有高情商和高智商。多面手和通才真的不好找。

第二，秘书应该具备的能力和知识

(一)秘书应具备的能力。

1，普通能力。主要是指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维、理解和辨别能力、沟通能力等。以上能力是其他能力的基础。现代秘书人员应具有敏锐的洞察力和灵敏的适应能力，善于观察事务，发现问题，从而加强协助领导的主动性，真正发挥参谋助手的作用。思维能力是人的智力活动的核心。一个人失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。

2.一般能力。现代秘书应掌握四种通用能力:表达能力、研究能力、管理能力和处理事务能力。秘书的首要职能是利用语言载体沟通信息，辅助领导活动。所以，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和书面表达能力。现代秘书要文笔兼擅，文笔兼擅，准确、简洁、合理。秘书的研究能力包括调查能力和研究能力两个方面，秘书研究能力的强弱直接影响秘书参谋助手的作用。秘书的管理能力包括三个方面:辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备很强的管理能力来辅助领导的管理活动，为领导活动提供全面的、高级的智能化服务。范围广、内容多、线索多的事务性工作，要求秘书人员具有较强的适应性和灵活性；要熟悉处理事务的渠道和程序，及时准确妥善地处理事务，同时要有较强的人际交往能力，善于创造良好的人际环境，通过建立良好的人际关系来提高处理事务的效率。

3.专业技能。作为一名现代秘书，你必须具备很强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力等。秘书人员的一项重要任务是写文章，从事大量文稿的起草和修改工作，这就要求现代秘书要有扎实的写作功底，精通语法、修辞、格式和逻辑知识，掌握一定的写作规律，做到内容与形式的统一，既有良好的表达形式，又有充实的内容。因此，秘书必须加强写作训练，掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时注意随时积累信息，不断提高写作水平，培养准确的写作表达能力。入世后，我国外贸出口在很多企业的贸易总额中已经占据了相当大的比重，在外贸中或多或少都要用到外语，这就客观上要求现代秘书具有较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应该具备的另一项基本能力要求。秘书要熟悉办公软件和计算机网络的使用，还要精通常用办公设备的使用。速记是近年来被提上日程的一种输入能力。当领导做口头陈述时，秘书要以最快的速度记录在工作笔记或电脑上，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

4.创新能力。一个秘书还应该具备一定的创新能力。秘书创新能力是指秘书理解领导意图，充分发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。知识经济时代，各种信息瞬息万变，这就要求秘书在实际工作中勇于探索，勇于改革，勇于创新。所谓创新，就是在工作内容和工作方法上有新思路、新内容、新方法。

要做到这一点，秘书必须重视自身的继续教育和综合能力的培养，鼓励自己尽快增加理论知识和实践才能，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量和应用能力等方面下大功夫，以适应知识经济时代对人才的要求。

(2)秘书应具备的知识。

基础知识。基础知识是秘书人员知识结构的关键。其他一切知识都离不开基础知识的基础，否则就是“无源之水，无本之木”。秘书应该具备的基本知识可以分为两类:

一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识；

一方面是自然科学知识，也就是物理、化学、数学、生物知识。此外，还要懂一点经济知识、法律知识和科技常识，精通一门外语。

1，专业知识。秘书的专业知识可以分为两部分，第一部分是秘书的基础知识，第二部分是秘书的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分，即秘书行业的行业知识。这是秘书知识结构的核心部分。一般来说，行业知识是指秘书所从事的行业必须具备的行业知识，对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学的学习中，人们越来越重视第二专业知识的重要性。在国外，秘书职业已经按照第二专业进行了分类，比如法务秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等等。

2.扩展知识面。秘书不仅要了解和熟悉专业知识和生活中的一些基础知识，还要掌握一些相关的边缘知识，以拓展自己更好的工作。比如心理学，礼仪，公共关系，企业管理等等。扩大知识面可以让你在工作中更加得心应手。现代秘书人员不仅应该是专业人员，更应该是通才、多面手。