社保局档案管理系统
为贯彻《中华人民共和国档案法》，保证垦区社会保险系统档案的完整，提高档案的科学化、规范化管理水平，制定本制度。
1.总局和分局社保局办公室是两级机构的档案管理部门，农场、牧场社保局应指定专人管理文书档案、会计档案和业务档案。
二、三级社保机构在党务、行政、业务、财务、人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，应当立卷归档。业务部门负责业务文件的归档，定期在办公室归档；财务部负责整理财务档案，定期在办公室归档；立卷归档所需的其他文件材料，由办公室直接办理。办公室主任、专职文员、档案员对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导、监督和检查。
三、档案的立卷和归档要求:
(一)备案的文件材料齐全完整；
(二)文件、电报应当按照内容合并、整理、归档；
(3)归档的文件材料应保持历史联系，保存价值不同，分类归档，案卷标题应简明准确，便于保管和利用。
4.干部人事管理、工资、职称、编制等文件材料的归档。，工作人员的干部档案、工人档案由政工科管理。
5.具有立卷归档职能的科(室)应于第二年上半年向办公室移交档案，由办公室档案员和科(室)根据移交目录进行移交，并履行签字手续。财务档案从归档起可以在财务部门保存一年，但要指定专人保管，一年后必须按时移交。
6.办公室负责档案管理的专兼职人员应会同业务部门，根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑馆藏档案和各种参考资料，积极开展档案利用工作，为本单位工作服务，注意掌握档案的利用效果。
七。归档范围、保存期限和文件销毁
(1)归档文件材料的范围:凡反映本单位党的工作和业务活动，具有参考价值的文件材料，均属于归档范围。
1，上级机关或业务主管部门的文件材料:
(1)上级召开的会议需要落实的主要文件材料；
(2)上级下发的分管本单位业务需要执行的文件，以及不分管本单位业务但需要执行的规范性文件；
(3)上级领导等视察、检查垦区社会治安工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
(4)以上级名义起草和通过的文件的终稿和印本；
(5)代表上级转发本单位的文件(包括翻印报刊)。
2.本单位的文件资料:
(1)本单位组织的社保系统工作会议，社保系统专业会议的全套文件及各种视听资料；
(2)党、行政领导会议(常务会议)材料；
(3)本单位下发(包括转发和与其他行政部门联合下发)的各种正式文件、打印稿、重要文件的修改稿；
(4)本单位的请示及上级机关或主管部门的批准文件，下级机构的请示及本单位的批准文件；
(五)本单位及其内部职能部门业务经营活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核结果；
(六)反映经营活动和规范经营管理的文件和资料；
(七)反映业务活动的原始数据和基础数据(重要基数)、信息处理(上传下载)和信息系统运行的数据(包括备份计算机磁盘和胶片)、工作记录等。；
(八)拟建立和反映的各类业务的个人账户信息；
(9)检查下属，调查研究重要文件和资料；
(10)统计原始账、统计报表、汇总统计报表和统计分析数据(备份电脑光盘等。);
(11)凭证、账簿、财务报表、其他财务资料和汇总财务报表(备份的计算机光盘等。)由本单位形成；
(12)审计工作中形成的审计通知书、审计调查通知书、审计工作底稿、审计报告、审计意见书和审计决定；
(13)办公楼购建、重大改造项目、土地征用、基本建设项目开工和竣工、大中型设备购置、信息管理系统开发建设等文件材料。；
(14)单位制定的规章、准则、章程、各项管理制度等文件资料；
(15)本单位的设立、合并、撤销、名称变更、印章、组织简章、人员编制等文件材料；
(16)本单位、本系统的历史沿革、大事记、反映重要事件的剪报、声像资料、荣誉获奖证书等文件材料；
(17)干部任免(含备案)，调配，培训，专业技术职务申报，考试评定，考核聘任，党员，团员，干部职工花名册，报表，以及考试，考核，考勤，评定，录用，转正，定级，调薪，等等。
(18)本单位和所属单位按干部管理权限办理的干部职工的工资、行政、党、团、工会组织调动的介绍信和存根；
(19)财产物资档案交接凭证及清单。
(20)本单位的业务推广情况、CI策划定稿及印刷版本、印刷编辑情况的反映、简报、宣传册等出版物定稿及印刷版本、编辑出版物定稿及印刷版本；
(21)本单位与其他单位签订的各种合同、协议等文件；
根据有关规定应当归档的其他文件和资料。
3.同级行政部门或主管部门和非下属机关的文件材料。
(1)本级行政部门或业务主管部门、非本单位业务主管但需要执行的非下属机关发布的规范性文件；
(二)相关业务机构对本单位工作检查形成的重要文件；
(三)本级行政机关与非直属机关之间联系、协商本单位的重要往来公文。
4.下属单位的文件和资料:
(1)下属单位报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料统计报表、财务预算、决算等文件；
(2)下属单位(分局社保局)提交的政策备案文件。
(2)储存期
档案的保管期限由档案的保存价值决定。根据国家档案局的有关规定，档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期在16-50年左右，短期在15年以下。专门档案有其他保管期限和销毁规定的，按照有关规定执行。除会计档案外，垦区社会保障制度档案的保管期限分为永久、长期和短期。
1，永久档案:属于政策性的单位制定的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开的重要会议的重要文件和资料；重要的请示、报告和总结；决算报告、综合统计报告；机构沿革和单位领导任免文件；上级机关直接管辖的单位下发的、需要贯彻执行的重要文件和资料，以及上级机关指示的、不直接管辖的、需要贯彻执行的重要文件和资料；构成数据库的基础数据、系统运行的重要业务数据(包括备份电脑磁盘)、各基本险种的个人账户数据等。
2.属于长期和短期保存的档案，由办公室会同应归档的业务部门设置，报主管或分管领导批准后实施；文件、档案由办公室根据有关规定设定保管期限，报主管领导或分管领导批准后实施。
(3)档案销毁管理
根据保存期已过期的档案和没有检索价值的档案，可以定期鉴定销毁。属于业务或专业档案的，由办公室主任和相关业务科长鉴定确认；属于档案的文件，应当经档案员和办公室主任确认。销毁前，档案员应当登记造册，并由办公室主任和相关业务科长签字。报主管领导或单位分管领导批准后，在指定地点监督销售，并在销毁清单上签字。
八。会计档案管理
(1)会计档案由总局和分局社保局保管，实现集中统一管理。总局社保局财务司将保存一年以上的会计档案移交办公室档案员统一管理；各分局社保局财务科将分局及所属农牧团场社保局保管一年以上的会计档案移交分局办公室统一管理(分局未统筹的医疗保险、工伤保险、生育保险会计档案仍由农牧团场社保局妥善保管)。
(2)根据年度表格的分类，档案人员应将会议档案分为四类，即凭证、帐册、报表和其他单独形成的保管单位。
(三)会计档案的保管期限自会计年度结束后的第一天起计算。会计档案的保管期限应是永久的、固定的，垦区社会保障系统会计档案的保管期限规定如下:
1，会计凭证:15。
2、会计账簿:现金日记账，银行存款账户25年，其他15年。
3、会计报表:预算报表为5年，年度决算报表为永久，其他报表为15年。
4、其他15年。
5.固定资产应当在清理5年后进行清理和报废。
6、会计档案移交清单15。
7.会计档案保管25年清单。
8.25年会计档案销毁清册。
(4)档案人员应将会计档案分门别类，按保管期限的长短依次排列，做到科学管理、妥善保管、有序存放、方便查找，同时严格执行安全和保管制度，不得随意堆放，防止损坏、丢失和泄密。
(五)档案员应会同财务部门有关人员编制完整的会计档案目录，以便查找、提供和利用，并对各分局会计档案管理工作进行业务指导、监督和检查。
九。档案存储系统
(1)档案必须存放在有柜台、架、架、柜的专用库房，要科学易找，管理科学，排列整齐，检索工具要完善。
(2)缩微胶片、照片、磁带、光盘和磁盘的存储应符合规定的要求。备份磁盘、光盘等重要业务数据应异地存放和保管。
(3)定期清理、核对入库档案，确保账物相符。
(4)库房应经常通风，保持整洁。库房内不准吸烟，以免发生火灾，要做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、避光七防，确保安全，延长档案使用寿命。
(5)接收和借阅档案必须认真验收，办理交接和借阅手续。
(6)经常检查永久档案和会计档案的安全和保管情况，发现问题及时处理。
X.文件借阅系统
(1)所有借阅的档案都应办理借阅手续，借阅者应在借阅档案上签名并注明日期，然后归还。
(2)借阅的档案不得中途转借他人。
(3)会计档案只能由财务部门和审计部门按程序借阅，其他部门和人员不得借阅。
(4)所有档案应保密，不得弄脏、刮擦、涂抹、切割或拆除。
(5)外借档案未经批准不得复印或拍照。档案借阅期限为7天，使用后应及时归还。到期未用的，应当办理续借手续。
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