PPT报告的四大核心要素？

首先，明确目标

在商务活动中，PPT通常是追求简洁明了的表达效果，从而有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限性，在PPT中写一篇很长的文字报告，画复杂的表格——这种“超级厉害”的PPT不仅制作起来很痛苦，而且最后的结果通常是“我根本看不懂！”

那么PPT的优势和局限在哪里呢？我注意到，在外企员工的发言中，经常用英文“Presentation”来代替这种含糊不清的“PPT”。我查了一下，发现维基百科词典里对“呈现”的解释只是说出了它的用途、能力、特长和局限性。

只能面对一类受众，一个话题的内容可以论证，只能表达重点，才能留下深刻的印象。

有了这几点，我们在做PPT的时候，自然会“收敛”，很容易确定一个比较合理的目标。这样就不会再有六七十页，试图在一个文件里讨论几个复杂的问题。

第二，形式合理

微软给PPT文件取了一个中文名字:演示文档。顾名思义，你知道它的用法。

但其实PPT文件主要有两个用途。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发给观众阅读。为了保证理想的效果，我们必须针对不同的用途选择合理的形式。直接讲或者读的时候考虑听众的感受，做好相应的细节。

演讲现场用的PPT要充分为演讲服务。使用更多的图表和图标，而不是文字。这样观众就可以一边看一边听你说话了。演讲和示范相辅相成，效果最佳。在这种情况下，适当使用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以使演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气氛。

如果你直接把PPT发给别人看，一定要加上尽量简洁但描述清晰的文字来代替你的发言，引导读者理解你的想法。整个PPT和里面的每一张幻灯片都要有清晰的阅读顺序和较高的逻辑要求。这样才能保证观众在单独看PPT的时候，也能“跟着你”看，理解你的意思。

而且这个PPT中特效和动画的使用一定要非常谨慎。因为这些特效可能会让读者点击鼠标时手指发酸，更有可能导致PPT文件变大，难以通过网络发送。

第三，逻辑清晰

如上所述，“简单”是PPT在“时间就是金钱”的商业活动中能够广泛流行的原因。但在追求简洁的过程中，我们很容易不自觉地删除一些点，观众会“看不懂”。

想要保证要点完整，就必须建立清晰严谨的逻辑。有两种方法非常有效。

一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个PPT文件包含10 ~ 30张幻灯片，不仅包括封面、尾页和内容页，还包括紧跟在封面之后的目录页，以展示整个PPT的内容结构。一定要有章页(每章的封面)，把不同阶段的内容分开，和目录相呼应，保证整体的连贯性。在页面结束之前，应该有一个总结页面，带领观众回顾要点，留下深刻印象。每一个内容页面也必须严格遵守标题、副标题、正文、评论等内容的层级结构。而且结构层次不要太多，关系不是平行就是递进。否则，不仅读者会头晕，你说话也很可能会头晕。

第二种是使用常见的分析图表。当我们真的有一些无法回避的复杂问题需要带领观众一起分析的时候，这种方法是非常实用的。商业情境中常见的SWOT分析图和矩阵分析图，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利益，寻找解决方案。使用这种图表就像算账的时候拿出计算器一样。说者的表达更方便，听者也容易理解和相信。

第四，美观大方

演示应该是“漂亮”的。这是很多朋友做PPT时的想法。但是我觉得这个要求可能有点过分。

日常生活中总有那么几个人很会打扮。同样，也很少有人有足够的审美素养把PPT做得“漂亮”。大家都追求“美”，但结果往往是画虎不成犬，得不偿失。

其实没必要追求“美”，只要漂亮大方就好。具体可以从色彩和布局两个方面入手。

办公软件的调色板中有“标准色”，实际上是最容易被大众接受的一组颜色。就像西装革履。可能不算耀眼，但绝对漂亮大方。在选择搭配颜色时，可以参考Office的“配色方案”。同一个“配色”，不同的颜色适合标注不同的内容。相似的颜色用来区分相似的内容(比如标题是黑色，副标题是灰色)。

如果你觉得自己的“审美疲劳”严重，根据你要做的PPT内容的主题，参考类似主题的PPT、印刷品、广告、网页，也是一个非常快捷的方法。但是要记住:绝大多数优秀的布局和配色方案都是完整的方案，要么是模仿一个页面的完整布局，要么是借鉴整体的配色方案。东拿一点，西扔一点，很容易导致不伦不类，适得其反。

如果你觉得自己完全没有“艺术细胞”，那就不要在这方面浪费时间了。找出你公司的文具，通常是最简洁优雅的模板！

个人认为把握好以上四个要素，PPT基本可以满足商业场合的需求。