组织展览需要哪些步骤？
希望对你有帮助。谢谢你。
一、展会筹备阶段的文案概念:
会展筹备阶段文案是指一个会展从确定会展主题、收集信息、策划会展项目到会展正式开幕前的筹备阶段所涉及的全部文字文案。
二、展会筹备阶段的文案类型:
一般来说，展会筹备阶段的文案包括展会项目建议书、展会项目可行性研究报告、展会说明、展会邀请计划、展会邀请函、展会邀请日程、观众邀请函、展会工作计划、展会费用预算、展会推广计划、广告文案。
第二节展会筹备阶段的文案
一、《会展项目策划书》的撰写
(一)“会展项目建议书”的概念:
所谓会展项目策划，就是根据各种信息，对即将举办的会展进行初步规划，设计会展的基本框架，提出拟举办会展的初步策划内容，主要包括:会展名称及地点、会展组织、会展范围、会展时间、会展规模、会展定位、会展邀请计划、宣传招商计划、会展进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。
展览项目建议书是策划和举办一个新展览的一套展览策划、策略和方法，是对上述内容的总结。
(2)展览项目建议书的内容结构:
一般来说，会展项目建议书主要包括以下内容:
1.展会市场环境分析:包括展会主题所在行业和市场分析，国家相关法律政策分析，相关展会分析，展会举办地市场分析。
2.提出展会的基本框架，包括展会名称和举办地点、展会组织机构组成、展品范围、展会时间、展会频率、展会规模和展会定位。
3.展览价格和初步预算计划。
4、展会人员分工计划。
5.展览计划
6、展会投资计划。
7.展览推广计划。
8.展会筹备时间表。
9.展览服务商安排计划。
10，展会开幕及现场管理方案。
11.展会期间相关活动计划。
12，展会结算方案。
(3)撰写展览项目建议书的要求:
1.展览名称
一个展会的名称一般包括三个方面:基础部分、限定部分和行业logo。比如第93届中国出口商品交易会，如果按照以上三项内容对号入座，则是交易会的基础部分，限定部分是中国和第93届中国出口商品交易会，行业标识是出口商品。
以下是对这三个内容的一些解释:
基础部分:用于展示一个展览的性质和特点。常用的词有:展览会、博览会、交易会、交易会、“节”。
限定部分:用于说明展览的时间、地点和性质。
展览时间的表达方式有三种:一是用“会期”来表达。第二种用“年”来表示，第三种用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达方式中，“会期”是最常见的一种，它强调了展览的连续性。那些刚办过的展览，一般用“年”来表示。
展会地点也要体现在展会名称上，比如第三届大连国际服装节的“大连”。
展会名称中体现展会性质的词语主要有“国际性”、“世界性”、“民族性”、“地域性”等。比如第三届大连国际服装节中的“国际”二字，表示本次展会为国际展会。
行业标志:用于表明展览主题和展品范围。比如第三届大连国际服装节中的“服装”，就说明这个展会是服装行业的展会。行业标识通常是一个行业的名称，或者一个行业中的一个产品类别。
2.展览地点
规划和选择展览的场地包括两个方面:一是展览将在哪里举行，二是展览将在哪个展馆举行。
策划选择展会地点就是确定展会在哪个国家，哪个省，哪个城市举办。
规划选择展厅就是选择展览的具体位置。具体选择哪个展厅办展，要看展览的主题和定位。另外，在选择展厅的时候，还要考虑展厅的使用成本，展览安排是否符合自己的要求，以及展厅本身的设施和服务。
3.展览组织
会展组织是指负责会展的组织、策划、招展、招商的相关单位。会展组织可以是企业、行业协会、政府部门、新闻媒体。
根据各单位在举办展会中的不同角色，一个展会一般有以下几类展会组织形式:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。
主办单位:拥有展览并对展览承担主要法律责任的展览主办单位。组织者合法地拥有展览的所有权。
主办单位:直接负责展会的策划、组织、运作和管理，并对展会承担主要经济责任的展会主办单位。
协办单位:协助主办单位或承办单位对展会进行策划、组织、运营和管理，并部分承担招展、招商、推介工作的展会组织者。
支持单位:支持展会主办单位或承办单位的展会策划、组织、运营、管理或招展、招商、宣传等工作的展会组织单位。
4.展览时间
展览时间是指展览计划举行的时间。展览时间有三层含义:一是指展览的具体开展日期。第二个是指筹备和撤展的日期。三是指展览对观众开放的日期。
展览时间的长短没有统一的标准，要看不同的展览。有些展览可以持续很长时间，比如持续几个月甚至半年的“世博会”；而占展会绝大多数的专业贸易展，展期一般为3-5天。
5.展品范围
展览中展品的范围应根据展览的定位、展览组织的优劣等因素确定。
根据展览的定位，展品的范围可以包括一个或几个行业，也可以包括一个行业中的一个或几个产品类别。比如“博览会”和“交易会”的展品范围就很广。比如“广交会”展品范围超过65438+万件，几乎包罗万象；而德国的“法兰克福国际汽车展览会”展出的行业非常少，只有汽车行业。
6.展览频率
办展频率指的是一年办几次还是几年办一次，还是不定期。从目前会展业的实际情况来看，每年举办一次的展会数量最多，约占展会总数的80%。一年两次、两年一次的展览也很多，不定期的展览越来越少。
展览频率的确定受到展览主题所在行业特点的制约。我们知道，几乎每个行业的产品都有生命周期，产品的生命周期对展会的频率有着显著的影响。
产品的投资期和成长期是企业参展的黄金期，展频要牢牢把握这两个时期。
7.展览规模
展会规模包括三层含义:一是展览面积，二是参展商数量，三是展会参观人数。在策划办展的时候，要对这三个方面进行预测和规划。
在规划展会规模时，要充分考虑行业特点。展览的规模也会受到观众数量和质量的限制。
8.展览的方向
一般来说，展会定位就是明确的告诉参展商和参观者这个展会是什么，有什么。具体来说，会展定位是会展组织根据自身的资源条件和市场竞争状况，建立和发展会展差异化竞争优势，使其会展在参展商和观众心目中形成鲜明独特印象的过程。
展会定位要明确目标展商和观众、展会目标和展会主题。
9.展览价格和初步展览预算
展会价格是为展会的展位租赁设定一个合适的价格。展位价格往往包括室内展价格和室外展价格，室内展价格又分为空地价格和标准层价格。
在制定展会价格时，一般遵循“地优价优”的原则，即便于展示、观众流量大的展位价格往往较高。会展初步预算是对举办会展所需的各种费用和举办会展的预期收入的初步预算。
在策划举办展会时，根据市场情况为展会确定一个合适的价格，从而吸引目标参展商参展，这一点非常重要。
10，人员划分，邀请和推广计划
人员分工计划、招展计划、招商计划、宣传计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施中会相互影响。
人事分工计划是对展览人员的工作进行统筹安排。
会展策划主要是为吸引企业参展而制定的各种策略、措施和方法。
招商计划主要是为吸引参观者参观展览会而制定的各种策略、措施和方法。
宣传推广方案是为了树立展会的品牌和形象，同时服务于展会的招展和招商。
11、展览日程计划、现场管理计划及相关活动计划
展会进度计划是展会的招展、招商、宣传、展位划分在时间上的统筹安排。它规定了在展览筹备过程中的什么阶段应该完成什么工作，直到展览成功举办。如果展览日程安排得好，展览的准备工作可以有条不紊地进行。
场地管理计划是展会开幕后对展会场地进行有效管理的各种计划，一般包括展会开幕计划、展会场地管理计划、观众登记计划、展会撤展计划等。如果现场管理计划安排得好，展会现场就会井然有序，展会就会井然有序。
会展相关活动计划是指在会展期间举办的各类相关活动的计划。与展会同期举办的最常见的相关活动是技术交流、研讨会和各种演出，是对展会的有益补充。
第二，撰写设立会展项目的可行性研究报告
(一)“设立会展项目可行性研究报告”的概念
《展览项目策划书》的完成并不意味着项目展览可以举办。立项只是对展览的主题和如何举办提出初步意见，制定初步方案。至于展览是否真的能举办，计划是否真的可行，需要对展览项目和计划进行可行性分析。可行性分析的结论和其他必须考虑的因素是决定展览最终能否举办的最终依据。
会展项目立项可行性研究报告是基于会展项目立项可行性分析的研究报告。会展项目立项可行性分析是会展项目立项策划的延续。会展项目的项目策划是在掌握各种信息的基础上，提出所策划的会展是“什么样的”；会展项目可行性分析是在认真研究各种信息的基础上，深入分析会展项目策划提出的“这样一个会展”的可行性，为最终是否举办会展提供科学的决策依据。
如果可行性分析证明所策划的展会市场条件具备，项目有生命力，各种实施方案合理，项目经济上可行，风险小，有一定的社会效益，那么可以通过项目策划决定举办展会。
(二)设立会展项目可行性研究报告的内容结构
会展项目立项可行性研究报告应当对会展项目立项是否可行做出系统的评价和说明，并为会展项目立项规划具体实施方案的最终完善提供改进依据和建议。因此，会展项目立项可行性研究报告主要包括以下内容:
1，市场环境分析
(1)宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。
(2)微观市场环境:包括会展组织的内部环境、目标客户、竞争对手、营销代理、服务商和公众。
(3)市场环境评估:SWOT分析，即内部优势、内部劣势、外部机会和外部威胁的分析。
2.会展项目的生命力分析
(1)项目发展空间:即分析展会举办所在的产业空间、市场空间、区域空间、政策空间是否具备。
(2)项目竞争力:包括展会定位的吸引力、展会组织的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。
(3)会展组织的优劣势分析。
3.展览实施方案分析
1)评估计划展览的基本框架，包括:
(1)展会名称、展品范围、展会定位有冲突吗？
(2)展览时间和频率是否符合展品所在行业的特点。
(3)展览场地是否适合展品所在行业举办展览。
(4)展品所在行业能否举办这样规模和定位的展会。
(5)展会主办方能否在计划的展会时间内举办这样的规模和定位的展会。
(6)展览机构是否熟悉展览展品所在的行业。
(7)展览的定位和规模是否有冲突。
2)招商引资及推介方案评估。
(1)展示方案评估
(2)投资方案评估
(3)宣传推广计划的评估
3.会展项目的财务分析
(1)价格定位
(2)成本预测
举办展览的费用一般包括:
1)展览场地费。即租用展览场地及由此产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展厅空调费、地板专项安装费、标准地板施工费、展厅地毯铺设费、展位安装加班费等。
2)展会推广费。包括广告费、展会资料设计印刷费、资料邮寄费、新闻发布会费等。
3)参展商和招商费用。
4)相关费用。包括技术交流会、研讨会及展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、临时人员费用等。
5)办公费用和人员费用。
6)税收
7)其他不可预见的费用
(3)收入预测
举办展览的收入一般包括:
1)摊位费收入
2)门票收入
3)广告和企业赞助收入
4)其他相关收入
(4)盈亏平衡分析
(5)现金流量分析
1)净现值分析
2)净现金利率分析
3)利润指数
4)内部收益率
5.风险预测
(1)市场风险
(2)操作风险
(3)金融风险
(4)合作风险
6.存在的问题
包括通过上述可行性分析在展会项目立项中发现的各类问题，以及研究人员在可行性分析之外发现的可能对展会产生影响的其他问题。
7.改进建议
针对以上问题，提出了完善展会项目策划的建议，为成功举办展会指明了应努力的方向。
8、努力的方向
根据展会的宗旨和目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出了办好展会的其他条件和努力方向。
(三)设立会展项目可行性研究报告的撰写要求
会展项目立项可行性研究报告是会展机构决定是否举办会展的重要依据。因此，会展项目立项可行性研究报告的撰写必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确合理。
1，市场环境分析
市场环境分析是会展项目可行性分析的第一步。它是以会展项目策划提出的会展计划为基础，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析论证是否具备举办会展的各种市场条件，是否具备举办会展所需的各种政策和社会基础。市场环境分析不仅要研究现有的各种市场条件，还要预测其未来的变化和发展趋势，使项目可行性分析得出的结论更加科学合理。
市场环境分析是从策划的会展项目外部因素分析是否具备举办会展的条件；会展项目生命力分析是从策划的会展项目本身来分析会展是否有发展前景。分析展览项目的生命力，不能只分析一两届展览的生命力，还要分析展览的长期生命力，即展览举办五届以上，展览是否还有未来。
2.会展项目的生命力分析
3.展览实施方案分析
会展执行方案分析是以策划的会展项目本身为基础，分析会展项目的项目启动计划中要实施的各种执行方案是否完备，是否能保证会展策划目标的实现。会展实施方案分析的对象是会展的各种实施方案，分析的重点是各种实施方案是否合理、完整、可行。
需要强调的是，对展览基本框架的评价，重点不在于构成展览基本框架的某一因素的规划安排是否合理可行，而在于展览基本框架整体上是否合理可行。因为，虽然构成展览基本框架的每一个要素的规划安排都可能是合理可行的，但由这些要素构成的展览基本框架，在整体上可能是不合理不可行的。因此，为了避免出现“个体理性与群体冲突”的现象，对展览的基本框架进行评估是非常重要的。
4.会展项目的财务分析
会展项目财务分析是从会展组织的财务角度分析和计算举办会展的费用和收益。会展项目财务分析的主要目的是分析计划举办的会展是否经济可行，明确即将举办的会展的资金使用计划。
5.风险预测
从会展项目可行性分析的角度来看，风险是会展举办过程中由于一些不可预测、不可控制的因素，导致会展组织的计划和实际收益偏离预期，从而使会展组织的计划失败；或者即使展览如期举行，展览机构也可能遭受一定的经济损失。
6.存在的问题
包括通过上述可行性分析在展会项目立项中发现的各类问题，以及研究人员在可行性分析之外发现的可能对展会产生影响的其他问题。
7.改进建议
针对以上问题，提出了完善展会项目策划的建议，为成功举办展会指明了应努力的方向。
8、努力的方向
根据展会的宗旨和目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出了办好展会的其他条件和努力方向。
首先，计划建立
1，工作时间安排；包括可行性报告分析、具体实施方案、宣传费用明细表。
(1)包括可行性报告分析和项目立项的条件；进行市场调查
项目的利润增长点对行业来说是否足够大？
区域考虑。根据当地的实际特点，项目应符合当地的地域性。
时间或季节因素。项目内容要符合季节特点，比如冬天不办风扇展。
同时要考虑时间，避免国内知名展会冲突。
(二)具体实施方案
(三)宣传费用明细表
一、广告时间的投入。
以4-6个月为例，一般广告投入时间段为:项目开始(前两个月)65438+总宣传费用的00% ~ 20%【投入专业媒体】；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30% ~ 40%【主要在专业媒体，少量在大众媒体】；投放前一个月，是总宣传费用的40%【主要投入大众媒体，大众媒体20%，专业媒体20】。
b、广告的形式
户外广告(主要是POP板、车身广告、道路两侧横幅等。主要在展览前和展览期间使用)
杂志报纸媒体广告(主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等。，这些广告主主要在展会前和展会期间进行)
2.找到组织者。
(1)主办方条件:必须在当地具有权威性和知名度。
(2)合作方式:一种合作方式是由对方单位为我们提供一些服务，费用以展业利润百分之几的形式；另一种形式是对方公司只是名义形式，采取一次性付款。
3.申请各种批准
4.站点联系人
以成都为例，四川展览馆以大众化展览为主，主要吸引人的眼球；国际会展中心主要举办专业展览。
5.联系媒体。
(1)对象:专业媒体和大众媒体。
(2)方式:直接支付；用我们杂志上的广告交换摊位。
6.制作邀请函(附后)
7.建立客户名单(通过期刊杂志、网站等收集。)
二、展览的实施
1，展商模式:主要是电话联系，其次是邮寄信封、电子邮件、家访、朋友介绍等。
2、展览的步骤:
(1)发布信息(主要通过电话、传真、邮件等方式向客户名录中的单位发送项目邀请函。)
(2)跟踪访问(找到负责人)
A.在对方收到邀请函后进行第一次跟进拜访，这次拜访会产生即时决定型、断然拒绝型、异议型三种客户(分别按5%、10%、75%的比例分布)；
对于第一个客户:
询问顾客需求
要求进一步促销购买
愉快地向顾客承诺
对于第二种客户:
了解客户拒绝的原因。
准备面试
复试
向顾客推荐下一个展览。
请顾客介绍其他顾客。
保持联系，以后再联系。
对于第三种客户:
询问顾客的需求和异议。
第二次访问
消除客户顾虑
3.参展文件:项目邀请函、展位确认函、参展商指南。
第三，实施招商引资
(1)被拒客户可以在邀展过程中转化为参观者。
(2)可以通过媒体间接吸引一部分访客。
(3)主要招商工作由主办方65438+启动前0~2周组织，如出差到二级市场组织专业访客；发送短信邀请；打电话邀请。
(4)组织者为展览提供的作品
四。相关活动
与展览有关的活动是指研讨会和技术交流。举办这些活动的目的是为参展商和贸易观众提供额外的服务，以提高展会的形象和档次。
动词 （verb的缩写）展览现场
(1)展览:展商提前两天开展展览工作。展位的搭建，展位的协调，后期货款的收取和支付，货物的运输等。
(2)开发:现场协调；观众的组织；支持服务等。
不及物动词展后控制工作
包括参观展览的反馈等。，了解以后的工作。