员工培训需求分析

员工培训需求分析

所谓培训需求分析,是指培训部门、主管和工作人员在计划和设计每项培训活动之前,采用各种方法和技术,对各种组织及其成员的目标、知识和技能进行系统的识别和分析,以确定是否需要培训和培训内容的一项活动或过程。培训需求分析是确定培训目标、设计培训计划的前提,也是培训评估的基础,因此是做好培训工作的关键。一般来说,如何分析培训需求应从以下几个方面着手:

1.组织分析。

培训需求的组织分析主要是通过对组织的目标、资源、特点和环境的分析,找出存在的问题和问题的根源,从而确定培训是否是解决此类问题的最有效方法。一般来说,组织分析主要包括以下重要步骤:

(1)组织目标分析。清晰明确的组织目标不仅对组织的发展,而且对培训计划的设计和实施都起着决定性的作用,组织目标决定培训目标。例如,如果一个组织的目标是提高产品质量,那么培训活动必须与这一目标相一致。如果组织目标模糊,培训计划的设计和实施就非常困难。

(2)组织资源分析。如果可用的人力、物力和财力资源不确定,就很难确立培训目标。组织资源分析包括对组织的资金、时间和人力等资源的描述。组织提供的资金将影响培训的范围和深度。时间。对于一个组织来说,时间就是金钱,培训需要相当长的时间。如果时间紧张或者安排不当,极有可能造成训练成绩粗糙。人力。了解组织的人力资源非常重要,这是决定是否培训的关键因素。组织的人力情况包括:员工数量、员工年龄、员工对工作和单位的态度、员工的技能水平和知识水平、员工的工作绩效等。

(3)组织特征和环境分析。主要包括以下内容:

系统特征。它是指组织的输入、运行、输出、子系统的相互作用以及与组织外部环境的交流等特性,使管理者能够系统地面对组织,避免组织分析中缺乏概括。

文化特色。是指组织的软硬设施、规则、制度、组织运作的方式和组织成员的特殊风格,让管理者深入了解组织,而不是仅仅停留在表面。

信息传播的特点。指组织部门和成员之间信息收集、分析和传递的分工和操作,使管理者了解组织信息传递和沟通的特点。了解上述问题和特点,有助于管理者和培训部门全面、真实地了解组织。

2.工作分析。

工作分析的目的是了解与绩效问题相关的工作的详细内容和标准,以及完成工作应具备的知识和技能。工作分析的结果也是今后设计和编写相关培训课程的重要信息来源。根据分析的目的,工作分析可以分为两种类型:

(1)一般职位分析。其内容有:工作介绍——主要是说明一份工作的性质和范围,让读者迅速建立起比较正确的印象。其内容包括:职务名称、地点、单位、生效和取消日期、分析人、审核人等基本信息。工作列表——工作列表以工作单元为主体,将工作内容进行分栏组合,让读者对工作内容一目了然。

(2)特殊工作分析。特殊工作分析可分为以下几项:程序性工作分析。程序性工作的特点是有固定的起点、一定的工作步骤顺序和固定的终点。程序性工作分析主要强调工人和工具之间的相互作用。程序性工作分析是通过详细记录工作单位的名称、特点、标准、必要的知识和技能、安全和注意事项、完整的操作程序,为员工培训和培训评估提供依据。程序性工作分析。

3.工人分析。

工人分析主要是通过分析现有情况与单个工人应有情况的差距,来确定谁需要和应该接受培训以及培训的内容。工人分析的重点是评价员工的实际工作表现和工作能力。其中包括以下内容:

(1)个人考核成绩记录。主要包括员工工作能力、平时表现(请假、懈怠、抱怨)、事故、参加培训记录、离职(转岗)面试记录等。

(2)员工自我评价。自评是以员工的工作清单为依据,由员工真实评价各单位的工作成绩、相关知识和相关技能。

(3)知识技能测试。员工的真实工作表现已经过实际操作或笔试的检验。

(4)对员工态度的评价。员工对工作的态度不仅影响他们对知识和技能的学习和运用,还影响他们与同事的人际关系以及与顾客或客户的关系,进而直接影响他们的工作绩效。因此,使用定向测验或态度量表有助于了解员工的工作态度。

4.培训需求的战略分析。

传统上,人们习惯于将培训需求的分析集中在个人和组织需求的层面上,并以此作为设计培训计划的依据。一般来说,关注个人和组织的需求,往往对组织过去和现在的需求比较敏感。然而,当组织情况发生重大变化时,侧重于过去和现在的需求分析会导致组织资源的无效应用。但是现在这种情况发生了巨大的变化,未来的培训需求分析,也就是战略分析,越来越受到重视,被提到了重要的战略位置。培训需求的战略分析主要包括以下几个方面:

(1)更改组织优先级。引起组织优先级变化的因素有很多,主要包括:

新技术的引进。例如,数据处理能力的提高使组织的结构、功能和性质发生了革命性的变化。

财政限制。面对资金短缺,各级组织都前所未有地削减计划,或者完全终止计划。

机构的撤销、分立或者合并。随着外部环境的变化,原组织承担的任务已经完成或者根本不存在,需要撤销该组织。分割或合并是指将一个单位分割成几个单位或将几个单位合并成一个单位,工作重心发生转移。

各种临时性、突发性任务的出现。外部环境的变化导致了各种临时性、突发性任务的出现,需要建立新的组织或者改变原有的组织来解决这些任务。

上述因素的变化要求培训部门在培训需求分析中不仅要考虑现在的需求和基于过去倾向的服务提供,还要具有前瞻性。它必须决定未来的需求并为之做好准备,尽管这些需求可能与现在的需求完全不同。

(2)人员预测。由于组织的大部分预算都花在人事部门,所以人员预测非常重要。人员预测主要包括需求预测和供给预测。需求预测主要考察一个组织需要多少人,以及这些人必须掌握的技能。对于稳定的组织来说,过去的趋势无疑是未来需求的指标,而对于发生巨大变化的组织来说,过去的趋势需要结合其他预测技术来确定未来的需求。供应预测不仅要考察可能参加工作的人数,还要考察这些人的技能,从而为人员的就业、培训和再培训提供依据。在人员预测过程中,还应重视和充分发挥各方面专家的作用,广泛征求员工的意见,使培训需求分析切合实际,真实反映组织的未来发展。

(3)组织态度调查。在培训需求的战略分析中,收集所有员工对其工作、薪酬、救济金、同事等的态度和满意度也是非常有用的。因为组织态度的调查可以帮助找出组织中最需要培训的领域;是否需要培训以外的方法;而且能够识别和确认那些阻碍改革和反对培训的领域。一般来说,了解员工对组织的态度和满意度应该以兴趣领域为基础。例如,根据员工对组织满意程度的不同,他们可以表明自己对组织的态度和看法。我得到的补偿相当可观。我向我的下属提出明确的问题。我的工作团队有一种信任感和开放感。告诉其他人,我为组织这项工作感到自豪。

通过调查,我们可以清楚地认识和了解:是否有人认为组织中的个人或群体缺乏技能?有人认为组织缺乏和谐的人际关系和管理技巧吗?组织在概念上被认为是复杂的吗?组织和个人的利益是一致的还是冲突的?对这些问题的不同回答会导致不同的培训和组织发展。如果是技术能力的问题,那么进行传统训练是合适的;如果是因为人际关系,需要进行管理培训;如果是概念认同的问题,就要重新定义组织目标或者进行解释;如果员工与组织的一致性差,就要加强职业发展。总之,组织态度的分析对于组织培训和发展规划非常重要。