宴会外卖服务流程
宴会预订的主要工作流程如下:
宴会谈判→接受预订→填写宴会预订单→填写宴会安排日记→签订宴会合同→收取订金→跟踪询问→正式确认→发出宴会通知。
宴会部应了解宴会活动的各种信息，为宴会活动的策划和设计提供正确、充分和必要的依据，包括:
(1)参加晚宴的客人人数。
②宴会规格。
(3)客人的风俗习惯。
(4)客人生活禁忌。
⑤客人的特殊需求。
⑥如果是外国客人，还要了解民族、宗教、信仰、禁忌、口味特点等。
对于规格较高的宴会，还应掌握以下几项:
(1)党的宗旨和性质。
②宴会的正式名称。
③嘉宾的年龄和性别。
(4)是否有座位图、座位卡、座位卡。
⑤是否有音乐或艺术表演。
⑥是否有司机费等。
⑦组织者的指示、要求和想法。宴会部接受宴会预订并签订宴会合同后，应根据所了解的信息开始设计和策划宴会。
宴会的设计与策划，简单来说就是在接受预订后，举办宴会前，根据相关信息和宴会规格，准备一份突出的、科学合理的、令主办方满意的宴会活动方案。宴会计划的内容要详细清晰。只有经过精心的策划和设计，宴会才能准备和组织好。
宴会设计策划的内容如下:
(1)宴会厅环境和氛围的规划
①宴会厅餐桌和桌型的设计。
②宴会厅绿化及花卉装饰设计。
(3)主席台、话筒位置及插花、工艺装饰。
(4)宴会娱乐项目策划(背景音乐、乐队成员位置安排、文艺演出场地范围等。).
(5)照明要求等。
(2)宴会服务策划
(1)主桌座椅布置和插花、工艺装饰。
②贵宾随行人员的座位安排。
③随行人员和陪同人员的座位安排。
④宴会服务人员的数量决定工作安排。
⑤管理人员和服务人员的岗位安排。
⑥上菜和取菜的线条设计。
⑦餐具、布巾等物品的数量。
(3)宴会食品规划和菜单设计
①宴会菜单设计。
(2)宴会食品原材料采购计划，加工和烹饪工作安排。
③宴会酒单设计等。
以上宴会活动的所有策划内容并不完全由宴会部指定，而是由酒店拟定。各部门根据收到的宴会通知拟定自己的工作计划，并列出工作清单作为标准依据。如果是特殊的宴会，比如大型酒会或者国际会议，宴会部可以召集所有部门开会，所有部门可以讨论解决会议中的任何问题，并将会议中的决议打印成书面材料，单独发放给所有部门进行相关工作。宴会工作比较复杂，拟定各部门的工作计划非常重要。
除上述宴会活动计划外，宴会部还应准备一份宴会时间控制表。从客人进入宴会厅到整个宴会结束，这期间的所有活动都将纳入控制清单，由每个服务人员执行，使整个宴会有计划、有步骤、有秩序地进行。
此外，一份好的宴会活动计划必须通过畅通合理的传播渠道发布，使宴会活动的各个程序和环节都能按计划进行，这样才能保证宴会的质量。延误信息的传递和方案的发布，或方案中宴会日期、开幕时间、人数、桌数、费用标准、设备要求等拼写错误或传递错误，都会影响方案的发布和整个宴会程序的顺利进行。良好的开端是成功的一半。宴会的准备工作是否做得好和彻底，关系到宴会的成败。想象一下，当宴会的主人来到宴会厅，看到一切准备工作都井然有序时，他一定是高兴和满意的。一旦留下了完美的第一印象，宴会工作人员就可以顺利地与他们讨论其余的细节。下面以宴会厅为例介绍宴会前的准备工作。
1.宴会场地布局
宴会工作人员在布置场地时，应充分考虑宴会的形式、标准、性质和主人的身份，精心设计和实施，使宴会现场既能体现宴会的特色，又能使客人进入宴会厅后感到清新、舒适、美观，以体现高质量、高水平的服务。
什么时候开始布置宴会场地取决于宴会的复杂程度，可能是宴会当天，也可能是前一天或前几天，要由各部门根据场地规划来安排。如果客人需要提前进场，负责人首先要了解场地是否有缺口，并按照宴会厅规定收取场地租金，然后才允许客人进场布置。
2.人员分工
根据宴会类型，分工必须分配任务迎宾、入住、备餐、送菜、送饮料、服务桌、供酒、区域领导等。，并将任务落实到每个人。宴会部负责人应在宴会开始前计算所需服务人员的总数。人数不足的话，提前申请临时工比较合适。为了保证临时工可以随时补缺，酒店需要提前安排好临时工的来源，比如从社会、学校或者酒店其他部门培训人员，随时保持联系，以备不时之需。
3.文章的准备
宴会前的物品准备主要包括以下几个方面。
(1)办公用品
宴会服务中使用的餐具数量最多。宴会组织者应根据宴会菜肴的数量和宴会人数，计算出所需餐具的种类、名称和数量，分类做好准备工作。通常宴会服务需要列一份清单，交给餐饮部或管事部的工作人员准备。所需餐具和酒的计算方法是:用一桌所需餐具和酒的数量乘以桌数。应储备一定数量的餐具和酒具，以便宴会上增加人员或损坏时更换。一般来说，备用餐具不应少于20%。桌布和餐巾也要根据桌数准备。另外，餐巾的数量要比参加宴会的人数多10%左右，以应对临时增加的参加宴会的人数。
(2)茶、酒和饮料
宴会开始前30分钟，根据每桌人数取酒和饮料。取回后，将瓶瓶罐罐清洗干净，放在服务台上，避免不必要的浪费。
(3)凉菜围绕着菜
大型宴会通常在开始前30分钟上凉菜。冷菜的数量要根据宴会的规模和规格来确定。一般安排八道菜，高档宴席加一道花式凉菜。服务员取凉菜时要用又大又长的托盘，决不能用手段取。
4.宴会前检查
宴会前的检查是宴会举行前的关键环节。消除隐患，最大限度地减少可能发生的事故，确保宴会顺利、高效、高质量地进行是必不可少的。宴会准备工作基本就绪后，应立即检查餐桌。检查的主要内容包括餐桌检查、卫生检查、安全检查和设备检查，具体内容如下:
①宴会厅内的装饰和形式是否与宴会预订单上的内容一致。
(2)宴会通知单上的注意事项，宾客人数、设备、桌布颜色等是否与宴会现场装饰一致。
③宴会厅外的海报、标牌内容是否与宴会一致。
④宴会标牌、宴会厅名称、宴会场地示意图是否正确。
⑤接待台的位置，所需物品是否准备好。
⑥会场所需的物品和设备是否准备齐全，并保持良好状态。例如，是否有快乐的话语、蛋糕、香槟等。婚宴上都准备好了；会议所需的设备是否齐全，如幻灯机、投影仪、麦克风等。已经准备就绪，功能齐全。
⑦设备，如照明、音响、空调、电器等。，运行是否正常。
⑧声音和背景音乐是否准备好；空调应该在宴会开始前半小时打开。
⑨餐具、家具、地毯都符合卫生标准。
⑩检查房间窗帘和服务台是否整洁美观。
◇检查盆花是否新鲜，玻璃和银器是否抛光。
◇检查桌布、餐巾是否破损，确保干净卫生。
◇保持服务区和工作台的清洁。
◇检查服务人员是否随身携带笔、打火机、开罐器等必备物品。
为了准备宴会和增加宴会收入，喜来登酒店集团为宴会销售设计了一份优秀的“宴会指导清单”，包括以下内容:
当事人联系人的姓名、地址和电话号码。
②使用哪个宴会厅，座位风格，具体服务时间。
③娱乐——开胃小吃、装饰品、音乐。
(4)参加宴会人数、保证人数、主席台人数、保证日期。
⑤菜单和酒单——鸡尾酒、葡萄酒和其他菜肴。
6.价格是多少？如何处理包括税和服务费在内的价格、服务费或小费，宴会费用由谁出，何时出。
⑦晚宴或应酬时，表演者名单到位，出场顺序。
8餐后聚会:是否收拾餐桌。
⑨是否所有承诺的项目都能按时交付(宴会前再检查一遍)
⑩厨师和领班的服务时间是否有变化。
◇保证酒吧的正常运转。
讲台和座位的风格和要求是一致的。
座位的数量与设置舞台的人数相同。
衣帽间开放，有服务员服务。
◇鲜花和烛台符合预定要求。
◇室温，特殊照明设施。
◇检查麦克风工作效果，演讲台和演讲提醒工作正常。
雪茄、香烟要如期准备，烟灰缸、火柴要足够。
◇旗帜、条幅、标牌摆放到位，过道、房间设置标牌。
◇摄影、摄像、录音设备运行正常。
其他服务项目检查到位。
确定欢迎客人的高级酒店主管。
分发名片和纪念品。
附加服务包括:特色花草、大枝烛台、灯光演讲台——演讲提醒、会议主席使用的小木槌或奖励、雪茄和香烟、演出费、摄影师、投影和放映设备及操作人员、录音机、桌面人造喷泉等。
宴会前集合
所有设备和陈设的预检完成后，应在客人到达前召集员工召开宴会前会议，告知宴会的注意事项。很多宴会服务雇佣了大量的钟点工和临时工，来源不同，水平也不一样，不像酒店的正式员工都经过严格的培训。为了同意服务工作，需要事先充分协调宴会服务工作，给予最准确的指示，所以服务前的集合会议不能省略，以免服务失误。
会前，值班主管必须与负责联络的主办单位沟通协调，了解主办单位的需求和宴会的方式，然后与厨师讨论菜单内容，并让厨师了解宴会的程序，以便控制送菜时间。会议开始前，宴会总监会召集员工，点名，确认员工是否到齐。如有缺席，他应立即派人替换，检查员工的服装和仪表，特别是临时员工和小时工。必须让所有员工认识到，穿着酒店的制服，意味着一切行为都代表着酒店，一点都不能马虎。
然后详细说明宴会的性质、菜单内容、每道菜的服务方式、客人的特殊需求、每个服务人员应服务的桌数(人)、上菜顺序、上菜信号及其他相关注意事项。讲解完后会分配服务区域，服务人员自己提问，确保员工在工作的每一个细节都能接触到公共知识。举办大型宴会时，分秒必争，因此领班必须在限定的时间内明确告知员工宴会的注意事项，并对宴会后的工作做出妥善安排，使整个宴会顺利完成，善后工作高效进行。为了使宴会工作顺利、高效，聚会的内容应主要以重点告知的方式进行。至于其他服务中需要注意的细节，我们可以考虑到组装后剩下的时间再通知你。
宴会过程中，菜肴的陈列、上菜和清洗需要同时进行，所以必须有统一的动作和信号来传达指令。一般小型宴会以服务客人的服务员的动作为信号。但在大型宴会中，由于服务员可能看不清楚为客人服务的服务员的动作，都是用值班主管指定的信号指挥所有服务员的动作。举手、点头或其他容易看到的动作都可以作为服务信号。在欧美，一些宴会场所会在厨房入口上方安装彩灯，以灯光为信号指挥所有服务人员。例如，绿灯意味着在厨房提供食物，黄灯意味着袖手旁观，红灯意味着开始打扫卫生。组织实施阶段的一般工作程序包括:
宴会现场联系→迎宾→入座→铺餐巾、撤筷套、放小毛巾→倒酒上菜→席间上菜。
不同的宴会形式(如中式宴会、鸡尾酒会、自助餐等。)或不同主题的宴会(如婚宴、寿宴等。)有不同的具体宴请程序。比如无锡的酒店宴会部，举办婚宴有一套规定的流程，如表3-1所示。
1.宴会现场的联系人
宴会工作人员应在客人到达宴会现场时主动与客人联系，讨论宴会所需的事项和流程，领班也应在宴会开始前将讨论要点告知员工。一般来说，宴会工作人员需要与客户确认的事情很多，程序也比较复杂。
宴会现场联络时的注意和确认要点如下。
(1)新娘、新郎(着婚纱)、伴娘、男孩、女孩在酒店外或大堂迎客入房。
(2)宾客全部到齐后，婚礼仪式开始(一般在中午12，下午6点)，由酒店安排主持人。
(3)伴娘伴娘带领新郎新娘步入会场，奏响婚礼进行曲。
(4)介绍新郎新娘的背景资料和相识过程，播放背景音乐。
(5)见证人宣读结婚证或讲话。
(6)介绍人的发言
(7)嘉宾或各级领导上台致简短贺词。
(8)新郎新娘的父母致感谢辞
(9)新娘新郎感谢父母，鞠躬。
(10)新娘和新郎举行婚礼，互相鞠躬三次。
(11)新娘新郎感谢嘉宾——鞠躬。
(12)新郎新娘交换信物(结婚戒指放在服务员的托盘上送到台上，新郎新娘互相佩戴)。
(13)新郎新娘切蛋糕仪式，灯光昏暗，只剩下舞台聚光灯。
(14)新娘新郎倒香槟(香槟杯是用来提前搭建香槟桌的)
(15)新娘新郎干杯。
(16)嘉宾* * *祝福加油。
(17)伴娘和新郎被邀请到主桌吃饭。
举办婚宴时，首先要确定宴席负责人和收银员，分别介绍自己，互相了解，取得信任。曾有不明人士冒充酒店工作人员与客人算账，收取现金后潜逃的案例。为了避免此类事件的发生，提前了解并确认双方结账人员的步骤是完全必要的。宴会工作人员在确认双方负责人后，应与负责人确认婚宴的桌数和酒水数量，以免结账时发生纠纷。确认后，双方再讨论宴会流程和需要协调的事项，比如发言的时间，发言过程中服务员要暂停服务动作，发言后的敬酒仪式要保证每位客人都有饮料可以敬酒，上菜的时间，灯光音乐的协调等等。一般来说，酒店会将宴会日程和宴会所需的相关资料提供给对方负责人，以便他们掌握宴会流程。
欢迎顾客
临近宴会时间，可安排多名服务人员在宴会厅门口排队等候客人。排队时注意身高顺序，有的宴会厅甚至规定男女服务员站在一边。
另外衣帽间的管理也是迎宾的一部分，亲切的服务会给十个客人留下好印象。如果客人需要在衣帽间留东西，管理员会在押金上挂一个号码牌，然后给客人一个号码相同的副卡作为收据，客人离开时再用副卡拿回押金。
有些宴会在宴会入口处有接待台，供客人登记和签名。婚宴上，还有一张礼品桌，供主人家收礼。但这些接待人员大多需要宴会组织者自己指定，酒店不负责提供。
3.服务中的注意事项
(1)服务人员必须了解客人的喜好和要求，然后提供亲切周到的服务。比如有些客人不习惯帮别人分菜，更喜欢自己分，所以服务人员要先征求客人的意见。
(2)如果服务人员在服务过程中遇到突发事件，必须立即向宴会厅经理报告，以便做出最快、最恰当的处理。比如服务不佳等让客人感到不愉快的事件，或者客人故意骚扰服务人员的事件，要立即向上级汇报，采取换人等适当的解决方式，将损害降到最低。
服务人员在服务中应该谨慎，他们不应该交头接耳或评论顾客的行为。尤其是一些服务人员在为外宾服务时，往往会不自觉地用一种他们认为对方听不懂的语言喃喃自语，这只会增加很多尴尬的场面。因此，服务人员在服务中必须小心避免不必要的言语或动作。
(4)服务部门负责人要提高服务人员的反应能力，耐心对待员工。主管一定要认真倾听员工提出的问题，并给予正确的回答，否则很容易造成沟通上的误解，得不偿失。
(5)服务人员应时刻关注客人的需求。在完成服务和清洁工作后，如果暂时没有其他任务，你仍然必须坚守你的服务区和袖手旁观。在宴会服务过程中，服务员要时刻保持灵活，注意自己的客人是否需要其他临时服务，注意主桌服务员的动作或值班主管的信号。千万不要靠在靠墙的椅子上或者和同事聊天开玩笑。
宴会期间，宴会经理或主管应加强现场指挥，重点是:
(1)了解宴会所需时间，以便安排每道菜的上菜间隔，控制宴会进程。
(2)了解主持人演讲的开始时间，决定演讲第一道菜的时间。
(3)掌握不同菜品的制作时间，做好与厨房的协调工作，确保菜品有序上菜。同时注意主席等座位的进度，防止过快或过慢影响宴会气氛。
(4)在整个宴会过程中，要加强检查，及时纠正服务失误，处理一些意外事件，特别要督促服务员严格遵守操作规程，掌握宴会进度。
(5)客人用餐完毕后，应迅速组织服务员拉椅子让座，向客人告别，并立即组织服务员收拾桌子，收走碗碟。
⑥若宴会后安排歌舞、卡拉ok等娱乐活动，应组织相关服务人员及时到场，确保娱乐活动顺利进行。宴会结束后，要做好收尾工作，让每一场宴会都有一个圆满的结局。宴会结束的工作程序包括:结账→送客→撤台→清场→跟踪→归档。
主要工作如下:
1.收尾工作
宴会结束后的结帐是宴会结束的重要任务之一。结账要准确及时。如果出现错误，会导致主办方的不满，影响宴会厅的形象。少计算会让宴会厅的利润受损，相应增加宴会成本。
预订宴会时，顾客和宴会部双方已就付款条件达成一致，所以在宴会结束时，为了保证结账的正确性，我们应认真做好以下工作:
(1)负责结账的人员必须逐一清点所有必须标价的物品，然后根据单价和实际数量结算总消费金额。所有费用都要先确认，金额要核对清楚。
(2)准备宴会的账单。宴会的各种费用单据准备好后，酒店财务部门会出具正式收据，请宴会主办方经理在宴会结束后立即结账。
对于额外服务，领班应在宴会开始前要求主人签字，以减少退房时不必要的纠纷。比如有的闲人会骗婚宴的接待台，自称是受邀贵宾的司机，要司机的饭。为避免类似情况发生，需先向主办单位汇报，确认后再处理。
一般来说，大多数酒店只收现金结账。一方面是婚宴主办方出于安全考虑，另一方面是酒店出于自我保护不得不坚持这种结账方式。由于婚礼组织者通常会在婚礼当天收到大量礼金，如果婚礼最后能以现金结算，可能会避免婚礼组织者损失现金或被骗。此外，酒店还可以有效杜绝收到空头支票或承担支票“跳票”的风险。
2.桌子，清理场地
宴会结束后，宴会主管要监督服务人员提前按照分工整理好宴会场地，抓紧时间清洗完餐具，收拾好餐厅。负责清洗餐具的服务人员要爱护餐具，清洗干净，摆放整齐，尽量减少餐具的损坏率。负责整理宴会厅的服务人员要将宴会厅恢复原状，包括拆除餐桌，收集餐椅，改善宴会厅的现场卫生。所有工作基本结束后，宴会组织者要认真进行全面检查，最后关灯、切断电源、关好门窗。
3.后续访问
跟踪访问的目的是征求意见，改进工作。每一次大型宴会的举办，都为宴会组织者、服务员、厨师增添了高水准的服务体验。因此，宴会结束后，要认真总结经验教训，以做好服务工作。
宴会结束后，宴会部经理或主管应主动征求主办方或个人对宴会的评价和意见，发现可以进一步改进的问题，并感谢他们以后加强联系。征求意见可以从菜品、服务、宴会厅设计等方面考虑。如果客人对菜肴的口味提出了意见和建议，要虚心接受，并及时告诉厨师，防止下次宴会再出现类似问题。征求意见可以是书面的也可以是口头的。如果宴会过程中发生了一些不愉快的场面，你应该主动向客人道歉，取得他们的谅解。
顾客离店后，宴会部要及时跟进回访。宴会部秘书需要打印一份跟踪表或表示感谢和征求意见的表格并交付给预订员，预订员将亲自拜访或致电客户表示感谢，跟踪客户对宴会的满意度和酒店需要的改进，并向客户表示售后服务，希望今后继续加强合作。或者宴会部经理给每个宴会组织者发感谢信，让他们评价宴会的优劣，作为酒店员工今后改进的依据。如果客户有很多负面反应，要及时把误会解释清楚，但如果情况属实，可以找到改进方向。如果客人的反馈是积极的，可以作为日后推广宴会业务的卖点。