如何提高公文写作能力
据调查，一些基层文秘人员在提高公文写作能力方面往往存在几个认知偏差。分析如下。
只有格式很重要。从实际情况来看，很多基层文秘人员非常重视公文格式，甚至将其视为公文写作能力的一个根本因素。诚然，准确掌握公文格式，并在实际公文操作中体现出来，确实很有必要。但从公文写作的角度来看，达到这个要求只是表面的能力，并不难做到。因为公文格式是一个非常程式化的规定，完全属于探究性的研究。如果把格式放在提高公文写作能力的首位，势必会在一定程度上忽视对公文内容的深入学习和训练。
通过听培训班提高公文写作能力。在与一些接受过培训的文秘人员的交流中，笔者感觉他们对这种培训班非常渴望，上课也特别兴奋。应该肯定的是，这种热情是极其可贵的，确实可以通过讲课开阔视野，更多更准确地理解公文写作的要求，从而有效避免一些不规范的现象。但是，认为听完课就能自然提高公文写作能力，是不现实的。因为能力是不能直接教出来的，必须通过反复实践才能逐渐形成和巩固。写公文的能力也是。过分依赖课堂出勤，忽视自觉的写作练习，很难提高公文写作能力。
完全靠跟着单位的出版实践去模仿才能提高能力。诚然，熟悉公文实际操作，了解一些公文写作模式，还是挺直接的。所以是提高自己公文写作能力的有效途径。但需要指出的是，一些基层公文的运行往往难以跟上相关法律法规的调整变化，从而表现出明显的滞后性。如国务院《国家行政机关公文处理办法》(2000年8月24日颁布，2006年8月24日实施1，1，以下简称《办法》)撤销了报告中“向上级机关提出意见和建议”的适用内容，新增法定公文用语“意见”()。但是，一些行政机关在向上级提出建议时，仍然使用“报告”(“办法”)。又如，一些基层机关和单位，尽管文秘人员几经变动，仍将上级机关转发的公文标题“通知”一律起草为“关于转发的通知”，这与《办法》中“公文标题应当准确、规范”的要求十分不符再比如《国家行政机关公文处理办法》，由国务院办公厅从1994 1修订实施。函中增加了适用于“非下级机关之间”的全指限，使行政公文“函”不能再用于上下级机关之间。《办法》保留了这一要求，规定了“信”，但时至今日，一些基层行政机关和单位仍然使用上下级之间的“信”。这些都充分说明，如果不了解相关法律法规的规范性要求，完全依靠本单位下发文件的做法，很容易不规范。
前面说过，能力是不能直接教出来的。公文写作能力只有通过不断的练习才能逐渐形成和提高。这是根本因素。公文写作的实际做法可以从以下几个方面考虑。
1.单项和综合表达练习
公文的主要表现形式有记叙文、说明文和议论文。这些表达方式，相对于语文教育和写作训练中比较常见的文采飞扬的情况，表现出很强的适用性。对于这一点，我们在实际操作中要有清醒的认识，避免文学性。通过写作实践，我真正明白了公文写作对表达的基本要求——简洁庄重的叙述，不曲折，不修饰；说明是平实准确，不失真不渲染；讨论要简洁，不繁琐，不分散。比如可以有意识地进行一些属于公文“通报”内容的单项练习(“适用于表彰先进、批评错误、传达重要品种或情况”——“措施”):描述错误，讨论分析原因，说明处理结果，总结教训，提出希望要求。在做这类单项练习时，尽量满足和体现上述对表达的基本要求。然后可以合成，这样就形成了一个段落清晰的完整公文。这种写作实践可以说是彻底摆脱了粗放式，而进入了集约式。坚持这样的强化练习，无疑对公文写作能力的形成和提高有着事半功倍的效果。
2.锤炼反复修改的写作习惯
好文章是改出来的，公文写作也不例外。虽然很多文秘专家往往能一笔写完普通大小的公文，但这是多年修改文章经验的结果，也是快速背稿的体现。如果你看前面的袖手旁观，你就能读到后面的书。应该坦率地指出，“修改”这一极其重要的写作训练环节，在各级语文教育中往往被严重忽视，以至于大量文秘人员在刚走上工作岗位时，没有形成善于修改拟稿的良好习惯，往往写完就送审，自然不成熟，难以顺利通过。这里有一个很能说明问题的例子。我在对某机关文秘人员进行公文写作培训时，布置了一个练习，为某镇政府文教办公室主任XXX写一份批评性的“通知”，庆祝其父80大寿。写的时候，大多数从业者都是围绕“摆大宴收礼”这个问题，详细描述，比如酒席的盛况，酒席的规格，会后安排的一些活动。看完让人身临其境，可谓具体生动。但由于忽视了批评性“通报”必须体现“分析根源、总结教训”这一核心点，弱化了“通报”的教育意义和警示功能。在强调了《通知》的写作要求后，作者安排从业者进行有针对性的修改。最后基本实现了目标。由此，参训人员真正认识到公文写作反复修改的必要性。这个例子告诉我们，修改公文，最重要的是检查是否符合国家的法律、法规和其他有关规定，即根据所用语种的内容要求检查公文，前提是明确各语种的内容要求。只有这样，修订才有依据和针对性，而不是盲目进行。这里，我们再举一个例子。XX县教育局向其上级XX县人民政府上报了乡镇中小学校舍普查情况，并提出了拨付校舍维修专项资金的请求，正文为“报告”。该公文被XX县人民政府办公室退回，要求补办。相关文秘人员按照报告的写作要求查看公文，才发现“报告不得附有批示”(即《办法》)，于是删除了原公文中“请求拨付校舍维修专项资金”的内容，改为简单汇报情况，并附“批示”上访(“适用于请求上级指示和批准”——《办法》)。试想，如果这份文件的起草者熟悉《报告》的内容要求，然后在文稿形成后再进行检查修改，这样的不规范就不会出现了。教训并不深刻。至于公文的语言修饰，下面会和语感的培养一起讨论。
3.努力培养对交易风格的感知和应用能力。
公文使用的语言基本上属于书面语体中的“商务文体”(又称“公文文体”)，还包括“政论文体”和“科技报刊文体”，但一般不使用“文学文体”。然而，在十几年的语文教育中，文风往往是受教育者烙印最深的，使得语言使用趋于文学化，语感畸形，难以适应社会对实用语言能力的需求。这一点受到了很多有识之士的批评。因此，培养对业务文体的理解能力和恰当、得体地使用公文语言的能力，是公文写作能力的重要组成部分。这种能力不是在了解了事务性文体的特点和要求后自然形成的，还需要在写作实践中反复锻炼才能逐渐习得。这种实践练习可以说与前面提到的表达的单一练习和写作后的反复修改密切相关，相辅相成。如某公司未按财务要求按月支付相关款项时，使用“相关款项至今未足额支付”的表述，说明下发相关文件的目的，使用“为迅速落实会议精神，特作如下要求”的表述，在讨论文件来源时，使用“该表述”...MLM活动严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，引发了一系列社会问题，成为“社会治安的巨大隐患”。所有这些带有明显事务性文体特征的公文语言，只有在反复的写作实践中才能形成并熟练运用。在练习使用公文语言时，也要按照《办法》的要求注意“说实话不要弯”，即不能用弯笔。例如，有的文秘人员在起草请求上级机关增加本单位人员编制的《请示》时，写道:“恳请上级机关同情我单位人员极度紧张的情况。”这是公文中对“曲笔”的不当使用，委婉地批评了上级官僚主义的存在。后来经过修改，删除了这种违反“说话直接不压弯”要求的说法。同时，在语言使用上要注意避免口语化和文学性。例如，某乡镇政府在请求当地县财政局拨付更多资金用于校舍建设时，发出的是“请示”(乡镇政府与县财政局互不隶属，不应用“请示”代替“函”文。然而，大量基层机关和单位在向无隶属关系的职能部门请示审批时，往往用“请示”而不用“函”，意在对被请示者表示“尊重”，避免产生误解和反感。这是非常不规范的语言误用。这里顺带讨论一下，同时再次强调，根据本单位的发文实践，在公文操作中容易出现的偏差。)说:“这次山洪冲垮了正在施工的乡镇中学的侧墙和相邻的厕所、建材仓库，造成经济损失约654.38+0.5万元，已经拨付的资金还不够。由于受灾，我乡财政捉襟见肘，雪上加霜。”这段话的风格明显不合适。“不够”是口语，应改为“不够用”；“捉襟见肘，雪上加霜”是文学描写语句，应该改成“非常紧张”。
公文写作能力的提高离不开自身的写作实践。基层文秘人员要牢固树立“写作练习永远是第一位”的理念，在参加培训、阅读指令书等辅助条件下，积极有针对性地开展公文写作练习，在不断练习的过程中了解各种语言的写作要求，熟悉恰当表达方式的使用，了解业务文体的特点，同时将公文格式、语言应用范围等易记易用的程式化规定融入其中，逐步适应。提高公文写作能力的途径在于自己的反复练习。这个练习不应该是简单的循环过程，而应该是循序渐进，有所收获。当然，这种收获不是马上就能体现出来的，必须日积月累。希望结束战斗的迫切想法是不现实的。笔者在这里所说的反复写作练习的“方法”是卑微的，但是除此之外，没有别的方法可以提高我的公文写作能力。