我想要一份关于会议服务流程的培训材料。
流程1。会前准备
1.事先，会议组织者要求打印会议登记通知。
2.在定义了会议所需的信息后，所有的会议信息必须在会议注册前两天准备就绪。
3.会议报名前，提前将材料、笔、报名须知、考察路线、文具按参会人数放入文件袋。
4.在会议报名前一天准备好会议接待所需物品(会议签到表、酒店费用总结算单、酒店用餐单、酒店住宿单、签到单、返程机票预定单、付款凭证、结算通知(确认)单、机票交接手续单、任务单、退款凭证、考察路线登记表、会议接待报告单、车单、会议结算单、参保人员名单及变更)。另外还要准备文化用品(票袋、文件袋、收据、验钞机、电脑、打印机、橡皮筋、回形针、订书机、复写纸、橡皮、计算器、站牌等。)会议接待所需；并接受会议储备基金。
5.提前安排代表的接机工作(车辆安排，接机人员派遣)。
流程2。与酒店进行必要的协调(在会议报告之前)
1.为会议组制作房间和路标说明，要求会议代表能够方便快捷的找到会议组，并与酒店确认会议室和会议组的房间号。通知酒店总机和总机本次会议的名称和会议组的房间号。
2.到达酒店后，会议组织者应及时与会议组织者确定相关接待程序和注意事项。协助会议组织者和酒店确定上课时间、地点和会议室要求，确认是否使用多媒体投影仪和茶歇:人数、每天吃饭的时间和地点、会议横幅和水签的内容以及其他要求。
3.与酒店协商会议代表入住登记方式，根据会议组织者要求的时间提前悬挂会议横幅，并在大堂放置水牌。
流程三。会议期间:
1.及时与民航新闻办联系，确认航班准确到达时间，安排接机人员和接机车辆。
2.随时联系接机人员，提前安排好房间和钥匙。
3.合理安排房间，尽量避免自然单间(单身男单身女)的出现。如果出现这种情况，尽量劝说客人要包间，并及时通知会议组织者。
4.会议报到当天，及时与接机人员和会议组织者沟通，及时告知酒店就餐人数，以便酒店备餐，避免会议代表无法用餐的情况。
5.会议代表到达酒店后，首先要请代表签到，然后交费，分发会议资料，安排房间，询问客人返程情况(返程机票待定//是否参加第二次游览)；会议接待员要求客人在最短的时间内呆在房间里。
6.收费时，如有客人要求打折或减费，应尽量说明情况，及时与会议组织者联系，与会议组织者协商后按会议组织者的意见执行。
7.在会议报名过程中，要及时联系会议组织者和接机人员，确认最后到达的人数，及时增减酒店房间，避免不必要的麻烦。
8.报告后，应将收取的现金全部清点，交由旅行社或会议组织者保管。
9.报告后，会议组织者应及时、准确地获悉到达人数、支付情况和检查人员。
10.报告后及时通知酒店会议期间每天的用餐人数，如果用餐人数临时减少或增加，提前4-5小时通知餐厅。每次用餐后，会议服务人员必须与酒店服务人员核对用餐人数，填写酒店用餐声明，并由双方签字认可。代表们在用餐时，要不时了解菜肴的质量和口味，以便及时与酒店协商。
11.如遇会议期间提前退房或正常退房，应及时通知酒店前台和销售部，避免不必要的房费损失。晚上的会议服务人员必须与前台核对当天的房间使用情况，并填写《酒店房间使用情况表》，由双方签字认可。
12.汇报后，当晚应及时将游客人数、路线及客人返回情况通知调度员，以便安排用车、导游及预订团队火车票、机票。
13.会议期间订票时，应提前了解机票和售票情况，并告知嘉宾，由嘉宾根据调查情况自行选择或推荐相应航班。报价前应事先咨询火车和特殊旅游娱乐线路的报价。订机票时要向客人说明，在旅游接待旺季，折扣会随时变化，一定要提前确认。订火车票的时候要跟客人说明现在是旅游旺季，火车票很紧张，不能保证。
14.接待大型会议时，必须在考察前一天(或根据会议组织者意见)凭收文号分组乘车，并在来宾上车前30分钟将分组号(车号/人员名单/省份名单/收文号)放在车头，以便会议仪按分配的车号乘车。会议代表乘车前，会指示导游凭收据或代表卡帮助核实乘车人数。
15.会议考察期间，会议接待人员应做好会议代表返程生活的预订，并及时通知旅行社计划调度部，以免耽误会议代表的行程。
16.会议考察期间，会议接待人员必须每天早上与导游清点当天考察人数并与会议组织者核对，并告知导游特殊游客的考察安排，以便导游在考察期间合理安排时间，避免耽误会议代表的行程。
17.会议结束前一天，填写好所有会议表格(不允许涂改)，准备好所有消费票据和登记表，与会议组织者结算。(会议主办方支付的费用有:房费、餐费、会议室租赁费、投影仪租赁费、报名通知及学习资料打印、通讯录打印费、会议代表文具、考察费等。).
18.会议考察结束前一天，会议接待人员应根据会议代表返程车票的预订情况，提前安排人员和车辆将会议代表送至车站。
19.会议结束后，会议接待人员必须及时将本次会议的材料和表格整理归档，并上报会议备用金。
20.与酒店确认最终消费金额，通知旅行社结账。