员工培训档案

在计划经济体制下,企业职工档案由劳动部门和档案部门监督指导,由企业主管部门或企业自行管理。这在当时的劳动管理、政策执行和生产建设中发挥了重要作用。然而,随着经济体制和劳动制度改革的深入,企业职工档案的分散管理已不能适应现代企业劳动用工制度改革和劳动力大量就业的需要,其弊端日益突出:企业职工档案管理弱化,“人事档案”不规范、不归档、丢失、伪造、涂改、分离现象较为严重;民营企业、乡镇企业、外资企业的员工档案管理成了死角,引发了很多社会问题。破产关闭企业的职工档案无处存放,造成档案丢失,严重影响劳动再就业工作的顺利开展。在这种情况下,为解决企业职工档案管理问题,更好地服务现代企业劳动用工制度改革,保障劳动力市场有序运行,有关部门改革了企业职工档案管理模式,设立了劳动保障事务机构,按规定范围对辖区内的企业职工档案实行集中统一管理。笔者结合自己的工作,对企业员工档案管理进行了系统的研究和分析。

关键词:企业员工档案管理

企业职工档案管理是指对本地区各类企业、企业化管理的事业单位和个体经济组织(以下简称用人单位)形成劳动关系的职工的档案管理,以及对退休人员、失业人员、灵活就业人员、与原用人单位终止(解除)劳动关系人员的档案管理。

一、档案管理机构及职责

(1)在职职工档案由职工所在用人单位劳动(组织人事)职能机构管理,指定专人专库(柜)管理。实行档案集中统一管理的单位,应当指定专人负责职工档案管理。

1.就业转失业人员的档案由各级劳动和社会保障部门设立的劳动保障机构和失业保险经办机构保管。

2、实行社会化管理的退休人员档案,由县级以上社会保险经办机构负责管理。

3、档案保管部门不具备保管条件的单位,可以移交当地综合档案馆代管。

(二)下列情况下,用人单位或职工个人将档案交由劳动保障机构和失业保险经办机构代管,并签订保管合同:

1.破产或转制企业中的失业人员;

2.离职、辞退或终止(解除)劳动关系的人员;

3、个体经营、自费出国、个体工商户雇人;

4.不具备档案保管条件的用人单位;

5、各类技工学校、职业学校已毕业但尚未就业的人员;

6.灵活就业人员;

7.其他有存档要求的雇主或个人。

(三)职工失踪、出逃、合理流动或者出国未归的,其档案可以在办理相关手续后,由用人单位移交当地劳动保障机构或者用人单位所在地综合档案馆保管。

(四)劳动保障机构代管档案的资格由各级档案行政管理部门和劳动保障部门审查确定。未经资格审查或资格审查不合格的,不得擅自接收和保管员工档案。

(五)任何单位不得将档案交由个人保管。个人持有档案的,应当按照本规定的要求移交有关部门保管。

(六)用人单位员工档案管理部门的职责:

1,收集、识别、整理、保管员工档案;

2.办理员工档案的查阅、借阅、转发等手续;

3、员工变动登记、劳动合同签订、社会保险等。;

4.为相关部门提供员工信息;

5、做好员工档案的安全、保密和保护工作;

6、办理其他涉及员工档案的相关事宜。

(七)劳动保障机构和失业保险机构档案管理的职责:

1,受用人单位或职工委托保管个人档案,整理、记录、查阅、借阅、移交档案;

2、做好员工档案的安全、保密和保护工作;

3.办理其他雇主或劳工委托之相关事宜。

(八)社会保险经办机构档案管理职责:

1,集中统一保管各企业移交的退休人员和职工档案;

2.做好档案的安全、保密、保护和利用工作。

二、文件内容的分类

第一类简历材料:员工简历表、简历、各种登记表、个人简历材料、与更名相关的材料。

第二类自传和自传材料。

第三类评比(含自评)、检查考核材料、以评比为主要内容的各类登记表、组织出具的评比性质的业绩材料。

第四类评定岗位技能和学历的材料:学生报名表、考试表、毕业登记表、学习(培训完成)报告单、学历证明材料、评定专业技术职务(含技师、高级技师)和技术等级的材料、聘任专业技术职务(含技师、高级技师)审批表、职工发明和科研成果等。

第五种政审材料:入党、入团、参军、出国等政审材料,改变年龄、参加工作时间等组织审查意见。

第六类入党材料:入党申请书、转正申请书、党员登记表、不予登记决定、组织审批意见及其所依据的材料;民主评议党员的组织意见或党员登记表,主要事实材料和组织批准材料确定为不合格党员被开除或除名;关于取消党员资格的组织意见;入团志愿书、申请表、团员登记表、退团材料、加入民主党派相关材料。

第七类奖励材料:各类先进人物登记表、先进模范事迹、奖状、表扬通知等材料。

第八类违反党纪、政纪、国法等材料:处分决定、查证核实报告、本人处分意见及检查说明材料、通报材料;法庭审判等形成的判决。

第九类招聘安置、任免、调动、工资变动等材料:招聘登记表、通知、复员安置介绍信、辞退辞退材料、退休审批表、复员退休审批表等。

工资及保险福利材料包括工资核定、波动表、解决保险福利待遇的相关材料。

出国、出境、参加各种代表会议的材料有出国审批表、党代会、人代会、CPPCC会议、工人、青年妇女、工人等群众团体代表、民主党派代表登记表等。

第十类有保存价值供组织参考的其他材料:残疾经历表、残疾等级材料、非正常死亡调查报告、遗书等。

三。档案材料的收集、鉴定和归档

(一)为保证员工档案内容的完整性,需要通过有关部门对新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料进行收集和归档。

(二)对收集的材料必须认真鉴别,鉴别材料的真伪,确定材料的保存价值,确定是否归档,并确定鉴别的方法和内容;

1,确定材料是否属于员工材料以及应该归档的内容。

2、审查材料是否齐全、完整。比如政审材料一般要有考试结论、考察报告、答辩、主要证明材料、本人供述等。处分材料一般要有处分决定、调查报告、批复、个人检讨、处分意见等。以上材料属于成套,必须齐全,每种材料都必须齐全。

3、审查材料手续是否齐全。比如审查结论、处分决定、组织评议、民主评议中形成的综合材料,要本人签字或本人见过的组织注明。《出国出境审批表》应注明出境和回国时间。手续不全的材料,补办手续后归档。

4、查明其他涉及员工的重要问题,需要查清但未查清的材料和未完成的材料,不能归档,应移交有关单位进行处理。

5、鉴定中发现档案中缺少相关材料,要及时登记并收集补充。

第四,档案的整理

(一)员工档案材料的整理必须认真鉴别,准确归类,排列有序,罗列清楚,装订整齐。需要归档材料的,应当履行一定的归档程序,严禁将不真实的材料随意放入员工档案。

(二)每类档案材料应按材料内容的内在联系和材料之间的联系或材料形成的时间进行排列。

(三)每卷档案材料必须有详细目录。目录是查阅档案资料的索引。如果要认真写,一定要根据材料的主题填写“材料名称”。对于没有标题的材料,应拟出标题。如果标题过长,应适当简化。拟写或简化标题,必须准确反映材料的主要内容或性质。原选题与实际内容不符的,应当另行起草或者在标题目录中注明。

(四)每卷材料的份数和每份材料的形成时间必须认真填写。“材料份数”,每份完整材料(含附件)一份;备案材料应依次填写页码,每边一页,打印有页码的材料和表格也应填写完整。填写页码的位置应统一在正文每一页的正面右上角和背面左上角,以及材料形成时间,一般注明材料签名的最后时间和复印材料的原料形成时间。

(5)为延长档案材料的使用寿命,对载体变质、字迹不清或破损、边角起皱的档案材料,必须认真修补和技术处理,复印材料必须认真核对,并注明复印单位和日期。对于破损、有棱角、起皱或小于16规格的档案材料,必须装湖。裱湖的底纸必须是白纸。粘贴后的材料应晾干,不得暴晒或高温烘烤。对于过窄或破损且无空装订线的材料,应加边。

(六)每个员工的档案必须装订成册。档案卷内应写明档案员的姓名、籍贯和档案号。姓名不得用同音字或不规范的简化字书写。

(七)在档案材料整理过程中,不得擅自涂改、摘抄、伪造档案材料,不得擅自处置或者销毁档案材料。对按规定列出的材料,经主管领导审核后,要分别登记处理。

动词 (verb的缩写)档案的保存和保护

(一)按照安全保密、便于查找的原则,严格科学地保管员工档案,建立登记统计制度,每年检查一次,发现问题及时解决。

(2)不断研究和改进档案保存和保护技术,逐步实现档案管理的科学化和现代化。档案库房必须坚固适用,并增加必要的防盗、防火、避光、防潮、防虫等设备。

六、检查/借阅文件

查阅档案

1.组织部门或人事部门的介绍信。

2.检查人员的身份证或工作证。

3.提供被检查人的姓名和失业证。

4.集体备案的,被咨询人的档案需要单位的介绍信。

5.推荐人应为中国党员。

借文件

1.人事档案原则上不外借。特殊情况必须外借的,应说明原因,严格履行登记手续。贷款期限为七天。

2.档案借阅可在下列情况下办理:审查工龄、办理退休、有毒有害工作办理提前退休等。

3.借阅档案应提供:委托机构介绍信、借阅档案单位介绍信、失业证、身份证、100元押金;其他人代理需要委托书。

目前,有以下几种情况可以办理档案借阅:

(a)提供以下服务所需的服务年限:

1.社会保障部门的介绍信;

2.委托代理机构的介绍信;

3.失业证和身份证;

4、其他需要委托书。

(二)办理有害作业提前退休手续:

1,委托代理机构介绍信;

2.失业证和身份证;

3、其他需要有委托书。

(三)办理退休手续需提供:

1,社保部门介绍信;

2.委托代理机构的介绍信;

3.失业证和身份证;

4、其他需要委托书。

结论:

企业职工档案是企业劳动、组织、人事部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔任用过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、专业技术水平、工作业绩和工作变动等方面的文件材料。这是对雇员进行历史和全面检查的基础,也是国家档案的一个组成部分。加强企业职工档案管理,有效保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务。