如何做好会议主持人

召开会议，会议主持人要认真地肩负起最大的责任，他要能很好地掌控大局，他要能有效地观察所有与会者及其反应，决定整个会议气氛的基调。会议主持人可能会有一些个人偏好，但无论如何，所有的会议都不能以个人风格进行。会议主持人要根据会议的性质和传达的内容来定位会议的风格。会议主持人需要及时区分与会者的不同风格，控制会议气氛。

2.控制会议时间，推进会议进程。

作为会议的主持人，如果你能做好充分的准备，你完全可以有效地控制会议的时间。会议期间，尽量不要拖延；当发现会议被误导或延迟时，会议主持人应立即尽快调整到正常议程。会议主持人必须为与会者提供讨论某一问题或传达信息的环境，必须遵循会议议程。另外，有很多专家在场的时候，会议主持人一定要不卑不亢。

3.发言的协调

协调与会者的发言是会议主持人的另一项非常重要的任务。只有协调好与会者的发言，才能更好地把整个会议引向一个好的进程。这包括如何充分调动参与者的积极性，让他们积极自觉地发言；或者在与会者积极性过高时，适当把握会议进度。

4.观察参与者的反应，及时反馈。

会议主持人有责任观察与会者的反应，并给予一些及时的反馈。观察与会者的反应并给予反馈，有助于整个会议的顺利进行，同时也能与与会者进行有效的沟通，从而为高效的会议打下坚实的基础。

对讨论进行总结

会议主持人有责任排除小问题和次要问题，总结讨论情况，以保证会议的结果，引导会议的良性进行，不使会议最终无效、凌乱或无组织。

6.贯彻会议的决定

作为会议主持人是中初级管理者实现会议目标和会议最终结果的重要工作内容。如果只有希望而没有实际行动，通过会议达成一些目标是没有意义的。会议主持人要对会议认真高度负责，要及时跟踪整个会议的决策和结果，达到预期目标。

另外，为了让会议有成效，除了上述的会议准备，会议主持人还应该做好会前的最后准备，否则失败的准备就相当于准备失败。会前最后的准备包括:一定要最后检查一下自己准备的资料；会议的地点和情况；确认参与者；设备等准备工作。

会场控制

准备好会议后，会议主持人可以开始会议。在会议过程中，大家都希望会议能够顺利进行，但是往往会出现一些意想不到的问题，这就需要会议主持人对会议现场进行有效的控制。

1.不响应

会议过程中，当主持人提出一些问题时，有可能没有人回答。这种情况下，版主应该怎么做？没有人回答的场景会对整个会议目标的最终达成产生负面影响，因为没有反馈。会议主持人必须想办法鼓励与会者表达他们的意见和建议。

当遇到这个问题时，会议主持人应该使用一些技巧来鼓励与会者发言。最简单的方法是指出参与者的名字，这样就可以很容易打破僵局。此外，会议主持人还可以用眼神鼓励与会者发言。

事实上，当会议主持人叫到一个人的名字时，这个人会特别注意，认真思考。而且往往在第一个参与者发言后，其他参与者就会开始活跃起来，踊跃发言。其实这和打破人与人之间的坚冰有关。会议主持人要打破沉默的坚冰，开好会议，不要把沉默带入会议。

2.个别参与者一直在说话。

与沉默相反的是，个别参与者有时会喋喋不休，也会造成尴尬的局面。会议的大部分时间都被个别同事独自占据，会议成了他的个人专场。作为会议主持人我该怎么做？

直接打断，避开这个问题，进入下面的话题。作为会议主持人，有责任推进会议议程。所以很多会议主持人会直接打断，避开问题直接进入下面的话题。其实这种做法是错误的，是主持人控制不了局面的典型表现。回避这个问题会导致不好的结果。如果话题还没讨论完，只有一个人在喋喋不休，主持人就认为讨论完了，这是主持人控制不了局面的最典型表现。

◆让员工充分发表意见，尽量参与讨论。基于民主的思想，很多会议主持人会采取“让员工充分发表意见，尽量参与讨论”的方式，来解决个别与会者谈论的问题。这种做法也是不对的。如果每一个问题都这样提出来，会议就会占用工作中的所有时间。因为如果员工提出一个问题并进行讨论，参与者会轮流担任主持人，那么所有的时间都会被讨论这些细节所占据。

打断一下让大家先把注意力放在问题上，然后有针对性的解决。最后一种方法是“打断，让大家先把注意力放在问题上”。如果问题是* * *，那就有针对性的解决；如果问题不是* * *，可以跳过，会后和员工单独解决。解决主要问题是提高会议效率的好方法。当有人一直大声说话时，会议主持人要打断，征求大家的意见，然后继续推会议议程。此外，主持人还可以通过限制发言时间来阻止个人无休止地发言。

进行小范围的讨论

在管理者或主管的心目中，可能有一些关键员工，他们可能是管理者培养和发展的对象，也可能是能带来最佳业绩的员工。通常这种情况下，一旦他们提出问题，主管或经理作为会议主持人，是愿意和他们多沟通的，结果可能会让其他员工有被冷落的感觉。那么，会议主持人应该如何有效避免这种情况呢？

◆忽略与会者提出的问题，进入下面的话题忽略与会者提出的问题，这是会议主持人最简单直接的思考方式。但是，这种做法是错误的。会议主持人有责任鼓励与会者提问。如果对参与者提出的问题置之不理，不仅会直接挫伤参与者的积极性，更重要的是无助于问题的解决。因为会议主持人没有确定问题是否属于* * *，就直接放弃了，会对会议目标的达成产生负面影响，容易造成损失。

◆建议其他员工也就此问题发表意见，大家一起参与讨论。建议其他员工也发表一下对这个问题的看法。参与讨论是主管从个人角度判断这位参与者提出的问题属于* * *，因此建议其他员工也就此问题发表意见。事实上，其他参与者可能不知道这个问题的前因后果，所以他们可能无法有效地提出许多意见和建议。根据一些调查数字，由于个别员工的性格问题，约有50%的会议偏离了主题。而且83%的人会对会议跑题感到心疼，可见这是一个很严重的问题。因此，这是一种错误的做法。如果每一个问题都这样提出来，会议就会占用工作中的所有时间。

◆重复与会者提出的问题，并参考其他与会者确认这个问题是否* * *，这是会议主持人的正确做法。既然会议主持人鼓励与会者提问，就要正视提出的问题，向与会者确认自己的问题，并与其他与会者确认这个问题的可行性。另外，如果主持人试图用更大的声音淹没小会的声音，只会得到相反的结果，让自己筋疲力尽。

取得令人满意的会议结果

在掌握了会议主持的技巧，有效控制了会议现场，处理好突发事件后，会议主持人可以带领与会者顺利完成一个完整的会议流程，但并不代表实现了会议的最终目的。会议是否有效，取决于会议主持人对会议结果的及时跟踪。为了达到满意的会议效果，管理者需要制定行动计划，跟踪执行，责任到人，限定时间，确认理解。

◆行动计划

要取得令人满意的会议结果，在整个会议过程中，行动计划是最关键也是最后一项。通过会议，管理者最终会拿出一个决议，以及决议后的实施方法，这就需要一个行动计划。

通常情况下，经理会将行动计划交给一个项目负责人或管理员，根据决议制定行动计划。事实上，这样制定的行动计划并不一定能被员工有效执行。因为员工可能会把它当成一个沟通文件，员工也可能不认可，不满意自己的分工，导致员工不愿意执行。最终，会议无果而终。因此，如果有必要，经理必须在会议期间制定行动计划，所有与会者都应该清楚每个与会者所负责的内容。

◆执行跟踪

达成* * *谅解，确定参与者的责任后，后续就成为最关键的一步。跟踪的实施包括制定跟踪负责人和跟踪方法。通常实施跟踪要明确要完成的项目、跟踪的负责人、完成项目的时限、可能涉及的合作部门和个人、要达到的目标和度量方法。

◆责任到人。

当责任在于人时，确定谁最终负责某项具体任务是非常重要的。管理者一定要避免让员工私下协商确定责任，这样会降低效率，还可能导致项目失败，成员也会互相推卸责任，从而最终影响整个会议目标的实现和决策的执行。

◆时间限制

设置时间限制是为了确保项目的预定进度。一些项目会议通常每周或在项目取得一定进展时召开定期评审会议。通过限制时间，管理者可以有效地掌握整个项目的进度，并能有效地保证项目的完成和会议目标的实现。

◆确认理解

上述步骤完全完成后，管理者还需要询问所有参与者是否理解和认可分工负责人、项目工期等问题，即确认理解。只有得到所有员工的认可，让员工明确自己的职责和时间限制，整个项目的完成才能得到可靠的保证和最大程度的可检查性。完成确认和理解的过程，然后整个会议从准备到实施，最后的跟进就完成了。

总结

完成会议准备后，经理进入会议流程。为了成功扮演会议主持人的角色，管理者需要正确、熟练地掌握会议主持技巧:自信、关注与会者、考虑会议议题、重视反馈、强调重点、分清轻重缓急、使用辅助设施；明确会议主持人的职责；管理者还需要成功处理会议中的突发事件，以有效控制会议的进度。最后，要使会议取得满意的结果，需要制定行动计划，跟踪落实，责任到人，限定时间，再次确认认识。你准备好了吗？