如何长期保存纸质档案

目前，学术界对档案的定义并不统一。一般来说，档案是指人们在各种社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。接下来我整理一下纸质档案如何长期保存。希望你喜欢！

如何长期保存纸质档案

一.知识背景

重视纸质文献的保存，是档案工作者必须重视和认真对待的重要问题。由于历史原因，目前主要档案都是以纸质材料保存，特别是一些保密性较高的文件，大多以纸质文件保存，这对纸质文件的保存提出了更高的要求。

二、古法

为了纸张保存时间长，造纸时会使用石灰、石棉等碱性较强的天然材料，因为在以后的存放中，空气中含有较多的酸性，可以使纸张不易老化损坏，可以长期保存。

第三，现代存储

1987年，国家档案局正式发布《档案库房技术管理暂行规定》，明确规定档案库房(包括胶片室、磁带室)温度控制在14 ~ 24℃，设备库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度控制在45 ~ 60%，设备库房日变化幅度不超过5%。这说明档案库房的存放条件是比较苛刻的，这样纸质档案才能得到有效的保存。

第四，避免酸性环境的产生

形成酸性环境主要有两种方式:

1，造纸过程中的残酸；

2.当纸张湿度过高时，会吸收空气中的酸性气体，使纸张的PH值变小。

五、光化学反应的防治。

档案室最好建在环形走廊里，既避免了阳光照射，又减少了空气中有害气体的入侵。

六、控制仓库温度

温度升高，物质的分子获得热能，分子运动加快，动能增加，被激活的分子数量增加，化学反应也加快。平时几乎不进行的纤维素相关反应也会发生，纸张的老化速度会加快。温度过高，纸会失水，变得又硬又脆。如果温度继续升高，纤维素会脱水碳化直至燃烧。所以档案室的温度一定要控制，不能太高也不能太低，最好控制在14-24℃之间。

七、控制仓库湿度

空气中湿度大时，纸张的含水量高，酸性物质对纸张中的纤维素有很大的破坏作用，这就是纸张白度随着相对湿度的升高而线性下降的原因。当相对湿度超过85%时，纸张的物理强度损失30%以上，弹性完全丧失，干燥后无法恢复原状。此外，如果相对湿度低于25%，纸张在干燥过程中会因水分流失而变得硬而脆，弹性和耐折性会减弱，容易损坏。所以档案室的湿度很重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%-60%。

八、除尘和灭菌

灰尘是细菌和霉菌的载体，也会对纸张本身造成磨损和腐蚀，所以在档案入库前必须进行除尘和杀菌。存放后应严格控制温度和湿度，因为高温高湿是细菌和霉菌繁殖的必要条件。

拓展阅读:声像档案的保存与利用

声像档案利用照片、胶片、录音带、光盘、硬盘等保存和复制声音、图像，也可以辅以具有保存价值的历史记录。它们有很多种。在保存和利用过程中，应采取必要措施保证其功能性，实现其更好的查询和检索能力。

首先，确保记录质量和格式的标准化

要保证声像档案的质量，就要从源头上进行干预，这可以起到基础性的作用。因此，作为档案部门，有必要采取积极的干预措施，通过声像档案的录制标准、录制设备和存储介质的选择、拍摄人员的指导和培训，有效控制声像档案的录制质量和录制格式的标准化和规范化，为声像档案的保存和利用打下良好的基础。

二、加强对归档声像档案的接收、核实和保存。

(一)坚持归档声像文件存储格式的规范性和存储内容的选择性。

(1)严格选择要归档的声像文件内容。

作为声像档案，它必须具有长期持久保存的意义。因此，有必要对拟归档的声像档案内容进行评估，鉴别其是否具有持久价值和归档价值，并在此基础上选择归档的档案。

(2)检查要归档的声像文件的格式。

对于需要长期永久保存的声像档案，理论上有必要以未压缩或无损压缩格式保存。然而，在形成实际声像档案的过程中，存储格式和存储载体需要在保证最小存储空间的同时保证声像质量。

(3)应做好待归档声像档案的分类、保存要求和保管期限的标识。

对于需要归档的声像，需要根据类似内容的纸质档案管理规定确定其分类和保管期限。但是，无论是需要长期保存还是永久保存的声像档案，即使存储介质符合要求，由于其物理化学性质较差，也难以长期安全保存，因此需要对声像档案中记录的信息进行更新或迁移。

(二)根据存储介质和阅览方式的特殊性，对声像档案采取相应的保密措施。

(1)提前做好备份。

为了保证声像档案的安全，有必要提前进行备份。使用耐用的备份介质，并使用标准的软件和文件格式存储数据，以减少声像档案在存储和利用过程中的损坏。对于备份声像档案，应减少数据迁移的频率，避免数据丢失造成损失。备份档案宜异地远距离存放，既可有效避免声像档案因介质层间的污渍、霉变、裂缝而无法读取的情况，又可避免在一些自然灾害和人为破坏发生时，声像档案的安全性受到威胁。

(2)对归档的声像档案应定期检查。

单位和保管部门应当每年对声像档案的阅读和处理设备进行一次检查和登记。由于视听档案通常离线存储在记录、磁带和光盘等存储介质上，因此在更新设备环境时，应确认库存载体和新设备之间的兼容性。如果不兼容，必须保存原有的播放设备和播放软件，同时要注意声像档案的载体转换。

(3)存储介质应及时更新。

将声像档案的内容信息从原来的存储载体转换到新的或更稳定的类似载体上，是避免因存储载体老化或损坏而造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能地节省母盘，提高存储载体的质量，延长更新时间跨度，将模拟信号转换成数字信号，都是提高更新质量，减少更新损失的有效方法。

(4)存储的信息应及时迁移。

近年来，模拟录音方法，如开口录音和盒式录音，已逐渐被数字录音所取代，录音机的市场份额急剧下降，无论是制造商还是维修单位都迅速减少。及时采取数字记录，按照最新的技术标准转录备份，实现大规模的集中存储和备份，可以为以后的进一步转换升级创造更加便利的条件。

第三，保证阅读方式的最佳选择和最佳效果。

(一)提高阅读方法的安全性

提高音视频文件读取的安全性，就是提高音视频文件中存储信息的安全性、读取工具的安全性和存储介质的安全性。保证音视频文件中存储信息的安全，主要是防止音视频文件的存储内容被更改，归档的音视频文件应设置为禁止写操作的状态。保证音视频文件读取工具的安全主要是指防止计算机病毒的入侵。保证音像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，查阅的电子档案应使用复印件。

(二)提高内容检索的便利性

虽然目前并不要求建立与音视频声像档案所记录的语言信息相对应的文本，但是随着音视频文件中语言音视频文件的数量越来越多，从浩如烟海的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，它将对应特定的声像文件，这对于克服声像文件不能像电子文本一样被大量检索的缺点，提高关键信息的检索能力，是非常有价值的。

四。结束语

近年来，随着科学技术的快速发展，语音识别和人像识别技术在声像档案信息检索中得到应用，这不仅有利于提高声像档案信息查询的准确性和便捷性，也是实现声像档案快速内容检索能力的重要突破，必将促进声像档案的健康发展。

如何组织物理文件

[摘要]各单位在工作中会形成一些具有保存价值的实物，如证书、作废印章、名人题字、书画、名品等荣誉性实物。为了让这些物件发挥更大的作用，有必要对它们进行科学的整理。

[关键词]机关单位；物理文件；安排

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映单位职能活动和真实历史面貌，具有保存价值的具体有形的实物，是单位档案的重要组成部分。各单位应对实物档案进行分类、整理、标识、编目、装箱(入柜、上架、陈列)，纳入综合档案室集中管理。由于实物档案的分散性和多样性，很难对其进行整理和分类。保存和开发的任务繁重，使得实物档案的排列与其他种类的档案排列脱节。因此，加强实物档案的整理，巩固和扩大档案集中管理的成果是一项紧迫的任务。

一、实物档案的分类

分类是实物归档的重要环节。根据实物的属性、内容、形式特征、材料、获取时间、保存价值等将实物分类分级。不仅有利于整理、标识、编目、组织房间存放和排架管理，而且便于系统提供和利用。根据实物档案管理的基本规律和要求，可以采用问题、年份、保管期限等实物档案分类方法，实现实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是根据对象的属性、内容和形式特征对其进行分类。使用问题分类可以避免和减少相似对象的分散性，便于按主题查找和利用。实物档案的分类一般分为奖品、赠品、产品四类。每类主要内容如下:奖品主要包括以本单位或其内设机构名义在各类竞赛、比赛、检查、考核中获得的证书、锦旗、奖牌、奖章、奖杯、荣誉证书等实物；信用类主要包括单位的证件(法人证书、组织机构代码、营业执照、国有土地使用证、房屋所有权证等。)、印章、证书等因单位变更、撤销、合并而失效的实物；礼品主要包括上级领导和社会知名人士的题词、题画，本单位开展的活动中的纪念物品，本单位对外交流用户收到的礼品等。产品主要包括单位在行使职能和开展活动时形成、制作或储存的模型样品、家用试用产品、终端产品及其他实物，如微型标签(印章)、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的整理

排列是指按照一定的原则和方法定位物体顺序的过程。通过整理，进一步加强了实物档案的系统性，便于检索和利用。

对象的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的对象要排列在一起。“载体原理”有利于目录检索和物理访问，同一载体的物理存储盒、柜可以节省空间；同一载体的实物上架陈列，看起来整洁美观。实物的排列，遵循载体原则，一般是按照制作和分发实物的时间有系统地排列。同一类别内，同一载体的对象按发行时间排列，不同载体的对象可按发行时间排列，也可按载体形式排列。比如，奖品可以按照证书、锦旗、奖牌、荣誉证书、奖章、奖杯等载体形式排列，信件可以按照印章、证书、卡盒等载体形式排列，礼品可以按照题字、绘画、礼品等载体形式排列。

第三，物理文件标注

标注是指将实物在整个氏族中的位置标记出来，以标签的形式粘贴在实物上。标注是物理编目的起点和基础，其目的是反映分类整理等系统工作的结果。通过标注，可以确定实物在整个宗族中的位置，为后续的编目工作和今后检索利用中的实体访问提供条件。

如何编译标签？标注是指以表格的形式在纸上记录和反映归档对象在整个宗族中的位置。表中项目主要包括名称、发放单位、采集时间、档案号、采集单位、载体等。这是根据物理文件管理的基本需求设置的。

四。物理文件的编目

编目是指编制物理文件的目录。编制实物档案目录，可以为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编纂提供基础条件。

实物的编目是以“件”为单位进行的，每个实物只体现为实物目录中的一个条目。根据分类、整理、标注的结果，对实物逐一进行编目，系统、全面地揭示实物的全貌。实物中未明确标明学科名称和出版时间的，编目时应拟制名称并核实出版时间。同时要在备注栏说明。

实物档案目录设置了档案日期、名称、发放单位、获取单位、获取时间、载体、存放地点、参考号、备注等项目。，概括了物理性质、形态特征、制作材料、采集时间、保存价值等主要特征。，并且是用户搜索的主要渠道。

五、实物文件盒

装箱(入柜、上架、陈列)是指将物品按照零件编号的顺序放入文件箱的过程，选购文件柜、密集架、陈列柜，是对物品进行系统整理的结果。放入文件盒的物件主要是可折叠或可摆成形状的，如:奖状(可卷成简易形式)、奖旗(可折叠成平装)、奖牌、荣誉证书等；信念范畴

邮票、证书等。文件盒可以是6厘米厚的文件盒。箱内设置了物理文件目录和对照表，方便箱内实物的存储、使用、进出验证和填写描述。用于奖品奖牌、证书印章、产品标识、硬币、纪念币等。，可以把它们平放在文件盒里用耐酸纸板隔开的“井”字形格子里，缝隙可以用纸团塞住，固定物理位置。为了方便起见，可以在文件盒盖内贴一个示意图来表示文件编号。

不及物动词结论

档案行政管理部门对如何组织实物档案没有统一的标志和要求。然而，各级档案部门对实物档案的收集、整理和利用却是丰富多彩、令人愉快的，相关报道也频频见诸报刊。本文所述的实物档案的分类、整理、标识、编目、包装(入柜、上架、陈列)的整理过程是一种常用的整理方法，各单位可根据实际情况制定合理的整理方法。比如，一些条件较好的单位，不仅可以按照上述方法整理实物档案，还可以对每个归档的实物进行拍照，既可用于展览，也可作为视听资料；标签可以用白纸或彩纸制作，增加美感。

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