什么是施工企业的合同管理,要点是什么?
1.合同是安排工程建设的指导性文件。应根据项目的规模和难度成立项目组。工程的施工组织设计、计划、报告和竣工结算应按合同规定进行编制和提交。工程质量和进度应按合同要求组织实施。项目的材料和设备应按合同约定的规格、数量和价格进行采购。
第二,合同是索赔的基础。合同索赔主要包括三个方面:一是因业主违约造成的:主要指业主未按示范文本的规定完成应完成的工作,未按时支付预付款和工程款,延误图纸审批,延误答复承包商提出的变更和索赔;二是工程本身的变化引起的,如工程量变化、材料价格变化、现场签证等。三是施工条件和环境变化造成的,如一周内连续停水停电8小时以上,连续大雨无法进行室外作业。
第三,合同是控制工程造价和进行竣工结算的依据。控制工程成本,应借鉴邯钢的经验,采用倒推法确定分部分项工程,从而确定每个岗位的成本。合同签订后,就可以确定项目的预算成本。项目组成立时,根据预算成本确定责任成本,确定项目的人工费、材料费、台班费、其他直接费和间接费。项目经理在组织施工时,可以先将上述费用分解到分项,再确定各岗位的费用。成本一旦确定,他就要合理用工,合理使用材料,控制人工成本和管理成本,严防滥收和冒用材料,为节约工程费用和办理工程结算打下基础。
四。合同提供了风险转移的可能性。示范文本中有违约、索赔、纠纷、保险、担保等风险转移条款。如果这些内容可以协商写入合同,业主的违约、工程变更、施工过程中的一些意外伤害都可以转嫁给业主或第三方。
建立和完善企业内部合同管理制度。施工企业对合同管理全过程的每个环节都建立和完善具体的操作制度。这些环节应该包括:介绍信、信息跟踪、合同起草、谈判、审核、盖章、披露、责任分解、履约跟踪、变更、违约、解除、终止。
企业总部应建立和完善全面合同管理体系。分公司(尤其是总承包公司中的专业公司)可以根据自己的需要补充自己的合同管理制度。项目管理部也可以做一些必要的补充,可以使合同管理有章可循,规范合同签订程序,减少失误。
应该有一个正确的指导思想,就是在签订合同的过程中始终坚持“利益原则”,而不仅仅是满足合同价值。
目前建筑市场竞争非常激烈,业主往往提出苛刻的合同条件。在这种情况下,施工方应该讲道理,强势表态,按道理争取自己的权利,而不是任其摆布。
尽量避免苛刻的、单方面的约束性条款,增加保障施工方权益的条款,使合同双方的责任和权利更加对等,以降低合同风险。另外,不能相信业主在合同之外的承诺。签合同时要“先说实话”,把相关内容写在纸上。利益原则不仅是合同谈判和签订的基本原则,也是整个合同管理和项目管理的基本原则。
建立施工企业的合同管理体系包括两个方面:①自上而下建立健全合同管理机构(包括专门机构和兼管机构),使企业的合同管理覆盖到企业的每一个层面,延伸到每一个角落,使合同管理专业化。一般来说,对于大中型施工企业,总部应设立专门的合同管理机构,分公司应设立专门或兼业的合同管理机构,项目部应设立合同管理岗位。②企业应配备专职合同管理员。合同管理员首先必须是一名优秀的工程造价人员,熟悉合同条款,熟悉工程索赔程序,能够胜任合同起草、修改、谈判和解释工作,熟悉和运用各种法律法规;同时,合同管理员应具备工程技术知识,熟悉与成本和合同相关的规范。目前,建设部在全国范围内推行了合同管理员证书制度,对工程造价人员进行了合同管理知识的培训和考试,培养了一批既懂工程造价,又熟悉建设法律法规的专业人才。随着合同管理员素质的提高,合同签订和管理水平自然会提高。
加强施工企业的法制教育和法律学习目前,与建设工程相关的法律法规主要有:合同法、建筑法、合同管理法、招投标法、质量管理条例、房屋维修办法、总分包实施管理办法、担保法、文物保护法。这些法律法规是施工企业依法加强管理、协商解决合同纠纷的主要依据。将法律法规的适用与合同监督、评估等管理手段相结合,可以减少或避免施工进度、质量、成本等方面的偏差和问题,减少或避免合同纠纷,减少由此带来的经济损失。
大力推广使用施工合同示范文本-1999-建设部、国家工商行政管理总局推荐的施工合同示范文本是根据Fidyk中的土木工程施工合同条件,结合改革开放以来我国建筑业的经验教训编制而成。它具有规范性、全面性、准确性和严谨性的特点,具有很强的可操作性。该文本的采用将有助于堵塞因合同管理人员水平差或疏忽造成的漏洞,明确合同主体的责任,解决合同纠纷,并有助于合同主管部门加强监督检查。而有些用人单位不愿意使用或者只参考使用部分内容,自己起草对自己有利的条款。对于这些合同文本,施工单位在审查时要注意对照示范文本,防止错、漏或歧义。
如果初始合同或招标文件的评审是谈判项目,则应评审初始合同。
如果是招标项目,需要对招标文件和初始合同进行审核。合同评审时,应组织管理、工程技术、材料设备、财务、法律顾问等部门参加。审查的主要内容是:
各部门对自身绩效能力的评价;发包人是否具有主体资格、良好的社会信誉和充足的建设资金;招标文件是否符合法律法规,招标文件涉及的建设项目是否符合国家技术标准和规范等。;初始合同是否是双方真实意思的体现,合同条款是否与原招标文件不一致;合同文本是否严谨,用词是否准确,是否有歧义或意思不准确,文本不能有歧义或误解,以免造成合同难以履行或引起纠纷。
对于一些重大工程项目,建设单位应邀请相关法律和合同专家进行审核,有效规避合同风险,减少合同谈判和签订中的失误。
建立严格的印章使用制度。企业合同专用章是在经营活动中代表企业行使权利、承担义务和签订合同的凭证。因此,企业应对合同专用章的保管和使用有严格的规定:
要指定专人保管和使用印章,实行专章管理;只能在规定的经营范围内使用;空白合同文本不得加盖合同专用章;未经审批的合同文本不得加盖合同印章,严禁印章管理人员与合同谈判人员串通谋取私利。
建立合同公开制度。合同签订后,合同签订人员应将所办理工程的招标文件、招标答疑资料、招标文件(指投标预算、施工组织设计、报价)及合同文本向分公司或项目部进行交底,以便对施工合同的签订有更详细、更深刻的了解。这件事发生在某公司:2003年7月,与中江县某单位签订合同,建设该单位宿舍,竣工日期为2004年5月底。
10月份合同执行时,钢价从投标时的3750元/吨涨到3890元/吨,而且还在继续上涨。负责施工的项目部向指挥部提交报告,认为由于钢材上涨过快,无法执行材料合同,合同无法继续;公司总部查阅合同,合同明确规定:“本工程所有材料均按投标报价承包,不得调整(三大材料除外)。合同里有很好的条款,但是他们不知道向业主索赔。可见,仅仅有有利的合同条件是不够的。还要组织全体施工人员学习合同,将合同中的条款分解到相关人员,让每个人都明白合同中承担的工作和责任。
总之,合同是施工企业的轴心,企业的一切经济活动都是围绕合同进行的全过程、全方位管理。只有合同条款对自己有利,才能打好基础,为以后的索赔、施工、结算、风险转移提供可靠依据,才能事半功倍,才能在竞争激烈的建筑市场上站稳脚跟,发展壮大。